Áp dụng sớm một yêu cầu trong dự thảo là hợp lý khi việc đó không trái quy định đang có hiệu lực, có ích cho bạn kể cả khi dự thảo không được thông qua, và có thể điều chỉnh với chi phí thấp nếu bản chính thức khác; nó trở thành rủi ro khi bạn bỏ một nghĩa vụ hiện hành, đầu tư lớn không đảo ngược được, hoặc ép người khác làm theo một quy định chưa tồn tại. Đây là phép thử ba câu bạn có thể dùng cho bất kỳ dự thảo nào.
Nhiều doanh nghiệp muốn đi trước: áp dụng sớm một tiêu chuẩn an toàn, một cách ghi nhãn, một quy trình bảo vệ dữ liệu được nêu trong dự thảo, để không bị động và để thể hiện trách nhiệm. Tinh thần đó đáng quý, nhưng cần phân biệt rõ giữa chủ động và làm thay luật. Các ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Phép thử ba câu trước khi áp dụng sớm
Có trái quy định đang có hiệu lực không? Đây là câu quan trọng nhất. Nếu dự thảo bỏ một nghĩa vụ mà quy định hiện hành vẫn đòi, bạn không được bỏ theo. Nếu dự thảo thêm một nghĩa vụ, làm thêm thường không trái gì, nhưng vẫn cần kiểm xem nó có mâu thuẫn với yêu cầu khác không.
Có ích ngay cả khi dự thảo không thông qua không? Một quy trình kiểm soát chất lượng tốt hơn, một cách lưu hồ sơ gọn hơn có giá trị tự thân. Nếu câu trả lời là có, việc làm sớm gần như không có rủi ro lãng phí.
Có điều chỉnh được với chi phí thấp không? Đổi một bước trong quy trình nội bộ thì dễ; mua một dây chuyền thiết bị chuyên dụng thì khó quay lại. Càng khó đảo ngược, càng nên chờ văn bản chính thức.
Xếp loại các việc thường được làm sớm
Bảng dưới xếp một số việc doanh nghiệp hay cân nhắc làm sớm theo mức rủi ro. Đây là gợi ý chung; tình huống cụ thể cần xem lại theo phép thử ba câu.
| Việc | Mức rủi ro khi làm sớm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Rà soát hồ sơ, sắp xếp dữ liệu | Thấp | Có ích trong mọi trường hợp |
| Đào tạo nhân viên về hướng thay đổi | Thấp | Phải nói rõ đây là dự thảo, công việc hiện tại vẫn theo quy định cũ |
| Áp dụng thêm một biện pháp an toàn, bảo vệ dữ liệu | Thấp đến vừa | Kiểm không mâu thuẫn với quy định khác, tính chi phí duy trì |
| Đổi nhãn, bao bì theo cách ghi trong dự thảo | Vừa đến cao | Có thể vi phạm quy định nhãn hiện hành nếu bỏ thông tin bắt buộc |
| Bỏ một thủ tục, giấy phép mà dự thảo đề xuất bãi bỏ | Cao | Quy định hiện hành vẫn đòi; không được làm |
| Đầu tư thiết bị chuyên dụng theo tiêu chuẩn dự thảo | Cao | Khó đảo ngược; nên chờ văn bản chính thức |
| Yêu cầu đối tác, khách hàng làm theo dự thảo | Cao | Không có căn cứ ràng buộc; dễ gây tranh chấp |
Việc ở hàng "đổi nhãn" đáng chú ý vì thường bị đánh giá thấp rủi ro. Nhãn hàng hoá có yêu cầu bắt buộc theo quy định hiện hành; làm theo dự thảo mà bỏ hoặc đổi một thông tin bắt buộc là vi phạm ngay, dù ý định là đi trước.
Khi đi trước là lựa chọn tốt
Có những trường hợp áp dụng sớm thật sự có lợi. Ví dụ giả định: một xưởng chế biến gỗ ở Gia Lai theo dõi dự thảo nâng yêu cầu về an toàn lao động ở khâu cắt xẻ. Các biện pháp trong dự thảo như che chắn máy, khu vực đi lại tách biệt, đều không trái quy định hiện hành và giảm tai nạn ngay. Xưởng áp dụng từng phần trong nửa năm, chi phí trải đều. Khi văn bản chính thức ra đời với yêu cầu gần như giữ nguyên, xưởng chỉ cần bổ sung hồ sơ.
Đi trước còn có lợi khi bạn làm việc với khách hàng nước ngoài, những người thường đòi tiêu chuẩn cao hơn quy định trong nước. Một yêu cầu trong dự thảo đôi khi đã là chuẩn mà khách hàng của bạn đang dùng. Khi đó việc áp dụng sớm phục vụ khách hàng hiện tại, còn quy định trong nước chỉ là lý do thêm.
Điểm chung của các trường hợp tốt là: việc làm sớm đứng được trên chân của chính nó. Nếu dự thảo bị bỏ, bạn vẫn có một quy trình an toàn hơn, một sản phẩm tốt hơn, một khách hàng hài lòng hơn.
Khi đi trước biến thành rủi ro
Rủi ro rõ nhất là bỏ một nghĩa vụ hiện hành vì tin rằng nó sắp bị bãi bỏ. Ví dụ giả định: một cơ sở dịch vụ đọc dự thảo đề xuất bỏ một loại giấy phép con, nên khi giấy phép hết hạn đã không xin gia hạn. Dự thảo bị lùi, và cơ sở hoạt động không có giấy phép trong nhiều tháng. Khi bị kiểm tra, lý do "dự thảo sắp bỏ" không được chấp nhận.
Rủi ro thứ hai là đầu tư lớn. Thiết bị, dây chuyền, phần mềm chuyên dụng mua theo thông số trong dự thảo có thể không đáp ứng thông số cuối cùng. Phần chênh lệch thường phải bù bằng tiền, có khi bằng cả một khoản đầu tư mới.
Rủi ro thứ ba là ép người khác. Một doanh nghiệp lớn yêu cầu nhà cung cấp nhỏ đáp ứng yêu cầu trong dự thảo như điều kiện tiếp tục hợp tác. Về thương mại, họ có quyền đặt tiêu chuẩn riêng; nhưng nếu trình bày như nghĩa vụ pháp lý thì đó là thông tin không đúng, và nhà cung cấp có thể bị đẩy vào chi phí không cần thiết. Cách làm minh bạch là gọi đúng tên: đây là tiêu chuẩn riêng của công ty, tham khảo dự thảo.
Rủi ro thứ tư ít người nghĩ tới là rối nội bộ. Khi một phần quy trình chạy theo dự thảo, phần còn lại chạy theo quy định cũ, nhân viên dễ lẫn hai chuẩn, nhất là khi người hướng dẫn không giải thích rõ lý do. Hồ sơ vì thế có chỗ theo cách mới, chỗ theo cách cũ, và khi có kiểm tra thì rất khó trình bày cho mạch lạc.
Quy trình quyết định áp dụng sớm
Với mỗi yêu cầu trong dự thảo bạn đang cân nhắc làm sớm, có thể đi qua các bước sau. Ghi lại kết quả để sau này giải thích được với ban lãnh đạo, kiểm toán hoặc đối tác.
- Ghi rõ yêu cầu trong dự thảo, kèm tên dự thảo, lần soạn và ngày bạn đọc.
- Đối chiếu với quy định đang có hiệu lực về cùng vấn đề, ghi lại có mâu thuẫn hay không.
- Áp phép thử ba câu, xếp mức rủi ro thấp, vừa, cao.
- Với việc rủi ro thấp, lên kế hoạch làm dần. Với việc rủi ro vừa, làm phần không đảo ngược ít nhất và chờ phần còn lại. Với việc rủi ro cao, chỉ chuẩn bị phương án, chưa triển khai.
- Đặt điểm kiểm lại: khi dự thảo được trình, khi được thông qua, khi có văn bản hướng dẫn.
- Khi có văn bản chính thức, so lại và điều chỉnh phần đã làm.
Ghi chép này cũng giúp bạn trả lời một câu hỏi hay gặp từ bên ngoài: vì sao công ty làm khác quy định. Câu trả lời "công ty làm thêm, không bỏ bớt, và đây là căn cứ" luôn dễ nghe hơn một lời giải thích sau sự việc.
Áp dụng sớm khác với thử nghiệm có kiểm soát và tiêu chuẩn tự nguyện
Có ba khái niệm hay bị trộn lẫn. Thứ nhất là áp dụng sớm theo dự thảo: doanh nghiệp tự quyết định làm theo một yêu cầu chưa có hiệu lực, trong phạm vi không trái quy định hiện hành. Việc này không cần xin phép ai, nhưng cũng không được ai bảo đảm.
Thứ hai là cơ chế thử nghiệm có kiểm soát mà một số lĩnh vực có, theo đó cơ quan nhà nước cho phép một số đơn vị thử một mô hình mới trong phạm vi và thời gian giới hạn. Đây là cơ chế do văn bản riêng quy định, có hồ sơ, có điều kiện và có cơ quan giám sát. Một dự thảo đang lấy ý kiến không tự tạo ra cơ chế này.
Thứ ba là tiêu chuẩn tự nguyện: tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn ngành mà doanh nghiệp chọn áp dụng. Nhiều dự thảo lấy cảm hứng từ các tiêu chuẩn này. Nếu bạn muốn đi trước, áp dụng một tiêu chuẩn tự nguyện đã công bố thường chắc chắn hơn áp dụng câu chữ của dự thảo, vì tiêu chuẩn đã ổn định và có tài liệu hướng dẫn đầy đủ.
Phân biệt ba khái niệm này giúp bạn chọn đúng cách đi trước, và nói đúng tên việc mình đang làm khi giải thích với đối tác hay cơ quan kiểm tra.
Nói về việc áp dụng sớm với bên ngoài
Nếu bạn muốn giới thiệu với khách hàng rằng mình đã áp dụng sớm một tiêu chuẩn, hãy dùng lời lẽ chính xác. Nói "cửa hàng đã áp dụng các biện pháp an toàn theo hướng của dự thảo đang lấy ý kiến" thì đúng; nói "cửa hàng đã tuân thủ luật mới" khi luật chưa có thì sai và có thể bị coi là quảng cáo gây hiểu lầm.
Tương tự, trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ xin vay vốn hay báo cáo gửi đối tác, nên tách bạch phần tuân thủ quy định hiện hành và phần làm thêm theo hướng dự thảo. Người đọc hồ sơ cần biết bạn đã đáp ứng nghĩa vụ bắt buộc, và phần làm thêm là điểm cộng, không phải thay thế.
Trong nội bộ cũng vậy. Tài liệu đào tạo, quy trình viết theo hướng dự thảo nên có một dòng ghi rõ phần nào là yêu cầu bắt buộc hiện hành, phần nào là tiêu chuẩn riêng của đơn vị. Khi nhân viên mới vào làm hoặc khi có đoàn kiểm tra, ranh giới này giúp mọi người trả lời nhất quán.
Câu hỏi thường gặp
Áp dụng sớm yêu cầu trong dự thảo có bị phạt không?
Làm thêm một yêu cầu không trái quy định hiện hành thường không bị phạt. Rủi ro bị xử lý xuất hiện khi bạn bỏ hoặc làm khác một nghĩa vụ đang có hiệu lực, chẳng hạn bỏ thông tin bắt buộc trên nhãn hoặc không gia hạn giấy phép.
Có được đề nghị cơ quan nhà nước cho áp dụng thử dự thảo không?
Một số lĩnh vực có cơ chế thử nghiệm có kiểm soát do văn bản riêng quy định. Ngoài các cơ chế đó, doanh nghiệp không thể tự xin áp dụng một dự thảo thay cho quy định hiện hành.
Làm sớm theo dự thảo rồi bản chính thức khác thì làm gì?
So bản chính thức với dự thảo, điều chỉnh phần đã làm theo bản chính thức. Nếu phần đã làm vẫn tốt hơn yêu cầu tối thiểu và không trái quy định, có thể giữ như tiêu chuẩn riêng.
Có nên công bố với khách hàng rằng đã làm theo dự thảo?
Có thể, nếu nói đúng là làm theo hướng của dự thảo đang lấy ý kiến, không nói là đã tuân thủ luật mới. Lời lẽ chính xác giúp tránh bị coi là quảng cáo gây hiểu lầm.
Doanh nghiệp lớn yêu cầu nhà cung cấp làm theo dự thảo có được không?
Về thương mại, bên mua có thể đặt tiêu chuẩn riêng trong hợp đồng. Tuy nhiên nên gọi đúng đó là tiêu chuẩn riêng, thoả thuận chi phí rõ ràng, và không trình bày như một nghĩa vụ pháp lý đã có hiệu lực.