Điều khoản thay đổi pháp luật là phần trong hợp đồng quy định các bên sẽ làm gì khi một quy định có liên quan được ban hành, sửa đổi hoặc bãi bỏ trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực: báo cho nhau thế nào, chi phí phát sinh chia ra sao, khi nào được điều chỉnh giá, tiến độ, và khi nào được chấm dứt. Khi bạn biết có một dự thảo đang chờ thông qua có thể chạm tới giao dịch, đây là công cụ hợp lý nhất để tính trước, thay vì đưa nội dung dự thảo vào hợp đồng như thể nó đã là luật.
Bài viết cho chủ doanh nghiệp nhỏ, kế toán và người phụ trách pháp chế kiêm nhiệm khi soạn hoặc đọc một hợp đồng thuê mặt bằng, cung ứng, dịch vụ, gia công kéo dài một hai năm trở lên. Các ví dụ là ví dụ giả định; điều khoản cụ thể cho hợp đồng của bạn nên được người làm nghề luật xem lại.
Vì sao không nên chép nội dung dự thảo vào hợp đồng
Cách làm nghe có vẻ chủ động là viết thẳng vào hợp đồng: "Bên A có nghĩa vụ thực hiện yêu cầu X theo quy định mới". Vấn đề là "quy định mới" chưa tồn tại. Nếu dự thảo được thông qua với nội dung khác, điều khoản đó trở thành một cam kết lạ: bên A phải làm một việc mà pháp luật không đòi hỏi, hoặc làm theo một chuẩn không còn ai dùng. Nếu dự thảo bị hoãn, điều khoản treo lơ lửng và dễ thành nguồn tranh cãi.
Ngoài ra, ghi nội dung dự thảo vào hợp đồng có thể khiến bên kia hiểu nhầm rằng nghĩa vụ đó đã có hiệu lực. Khi xảy ra bất đồng, rất khó chứng minh hai bên từng hiểu điều khoản đó chỉ là dự phòng.
Cách tiếp cận tốt hơn là mô tả cơ chế chứ không mô tả nội dung: không ghi quy định mới sẽ là gì, mà ghi khi có quy định mới ảnh hưởng tới hợp đồng thì các bên làm gì. Cơ chế này dùng được cho cả dự thảo bạn đang biết lẫn những thay đổi chưa ai lường trước.
Nếu thật sự muốn nhắc tới dự thảo đang theo dõi, có thể đặt nó trong phần mô tả bối cảnh hoặc một phụ lục ghi nhận: các bên biết có dự thảo về vấn đề Y đang được lấy ý kiến, và đồng ý áp dụng cơ chế ở điều khoản thay đổi pháp luật nếu văn bản đó được ban hành. Như vậy dự thảo chỉ đóng vai trò thông tin chung giữa hai bên, không thành nghĩa vụ.
Các phần nên có trong một điều khoản thay đổi pháp luật
Không có mẫu chuẩn cho mọi loại hợp đồng, nhưng một điều khoản dùng được khi cần thường có đủ những phần dưới đây. Bạn có thể dùng danh sách này để kiểm hợp đồng mình đang đọc.
- Định nghĩa thay đổi pháp luật: loại văn bản nào được tính (luật, văn bản dưới luật, văn bản của tỉnh), có tính cả việc cơ quan nhà nước thay đổi cách áp dụng hay không, có tính thay đổi đã biết trước lúc ký hay không.
- Ngưỡng ảnh hưởng: thay đổi phải làm tăng chi phí, kéo dài thời gian hoặc làm một nghĩa vụ không thể thực hiện tới mức nào thì mới kích hoạt điều khoản.
- Nghĩa vụ thông báo: bên bị ảnh hưởng báo cho bên kia trong bao lâu kể từ khi biết, bằng hình thức gì, kèm thông tin gì về tác động.
- Cơ chế thương lượng: hai bên gặp nhau trong thời hạn nào để bàn điều chỉnh, ai đưa ra đề xuất trước, căn cứ tính toán là gì.
- Cách chia chi phí phát sinh: chia theo tỷ lệ, theo bên nào kiểm soát được rủi ro, hay mỗi bên tự chịu phần phát sinh ở phía mình.
- Điều chỉnh giá, tiến độ, phạm vi: nguyên tắc điều chỉnh và giới hạn của việc điều chỉnh.
- Quyền chấm dứt: khi thương lượng không thành trong một thời hạn, bên nào được chấm dứt, có phải bồi thường không, thanh toán phần việc đã làm thế nào.
- Chiều ngược lại: nếu thay đổi làm giảm chi phí, phần lợi được xử lý ra sao. Điều khoản chỉ tính chiều tăng thường bị bên kia phản đối và khó đàm phán.
Danh sách có vẻ dài, nhưng trong hợp đồng nhỏ, mỗi phần có thể chỉ là một câu. Điều quan trọng là không bỏ trống phần nào, vì phần bị bỏ trống thường đúng là phần hai bên tranh cãi khi có chuyện.
Ví dụ giả định: hợp đồng gia công khi có dự thảo về tiêu chuẩn mới
Ví dụ giả định: xưởng may của anh Tùng ở Bắc Ninh ký hợp đồng gia công hai năm cho một thương hiệu thời trang. Lúc ký, cả hai bên đều biết có một dự thảo về yêu cầu ghi nhãn và truy xuất nguồn gốc với một số loại hàng dệt may đang được lấy ý kiến. Nếu được thông qua, xưởng có thể phải bổ sung một số khâu quản lý dữ liệu lô hàng.
Thay vì ghi "xưởng có trách nhiệm đáp ứng yêu cầu truy xuất theo quy định mới", hai bên thống nhất: nếu trong thời gian hợp đồng có văn bản được ban hành làm phát sinh yêu cầu mới với hàng gia công, xưởng thông báo trong một thời hạn ngắn kèm ước tính chi phí; hai bên thương lượng điều chỉnh đơn giá trong một thời hạn tiếp theo; chi phí đầu tư thiết bị dùng chung cho nhiều khách hàng thì xưởng tự chịu, chi phí phát sinh riêng cho đơn hàng này thì chia theo tỷ lệ đã thoả thuận; nếu không thống nhất được, mỗi bên được chấm dứt hợp đồng với thời gian báo trước, đơn hàng đang sản xuất vẫn hoàn thành theo giá cũ.
Khi dự thảo được thông qua với yêu cầu nhẹ hơn dự kiến, chi phí phát sinh không đáng kể, hai bên chỉ trao đổi bằng thư và giữ nguyên giá. Nếu yêu cầu nặng hơn, họ đã có sẵn trình tự để ngồi lại, không ai phải đoán xem bên kia sẽ phản ứng thế nào.
Lỗi hay gặp và cách sửa
Nhiều hợp đồng có điều khoản thay đổi pháp luật nhưng viết quá chung, nên khi cần dùng thì không bám được. Bảng dưới gom các lỗi thường thấy.
| Cách viết hay gặp | Vì sao có vấn đề | Hướng sửa |
|---|---|---|
| "Hai bên sẽ thương lượng khi pháp luật thay đổi" | Không có thời hạn, không có kết quả khi thương lượng thất bại | Thêm thời hạn thương lượng và quyền chấm dứt khi không thành |
| "Bên B chịu mọi rủi ro thay đổi pháp luật" | Dễ bị coi là bất cân xứng, bên B có thể từ chối ký hoặc tìm cách thoát sau này | Chia rủi ro theo bên kiểm soát được và theo loại chi phí |
| Không định nghĩa thay đổi pháp luật | Tranh cãi văn bản của tỉnh, hướng dẫn nghiệp vụ có được tính không | Liệt kê loại văn bản được tính |
| Chỉ tính thay đổi làm tăng chi phí | Bên kia thấy thiệt và đòi ngược lại | Viết cả hai chiều tăng và giảm |
| Ghi nội dung dự thảo như nghĩa vụ | Dự thảo có thể đổi hoặc không được thông qua | Chuyển sang cơ chế xử lý khi văn bản chính thức ban hành |
Một số hợp đồng có mẫu do một bên soạn sẵn, như hợp đồng thuê tại trung tâm thương mại. Bạn vẫn có thể đề nghị bổ sung phụ lục về thay đổi pháp luật; nhiều bên cho thuê chấp nhận khi đề xuất hợp lý và có tính hai chiều.
Khi hợp đồng không có điều khoản này
Nhiều hợp đồng đang thực hiện không có điều khoản thay đổi pháp luật, hoặc có nhưng rất sơ sài. Khi quy định mới ban hành làm tăng đáng kể chi phí của một bên, pháp luật dân sự có cơ chế về thực hiện hợp đồng khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản, cho phép bên bị ảnh hưởng yêu cầu đàm phán lại trong những điều kiện nhất định, và nếu không thành thì có thể yêu cầu toà án, hoặc trọng tài nếu hai bên đã thoả thuận, giải quyết. Tuy vậy, các điều kiện để áp dụng khá chặt: thay đổi phải do nguyên nhân khách quan, không lường trước được lúc ký, và tác động phải đủ lớn. Một dự thảo đã công khai trước ngày ký có thể bị coi là đã lường trước.
Vì vậy, nếu bạn đang chuẩn bị ký một hợp đồng dài hạn trong lúc biết có dự thảo liên quan, việc thoả thuận ngay từ đầu tốt hơn nhiều so với trông chờ cơ chế chung. Với hợp đồng đã ký, cách thực tế là đề xuất một phụ lục bổ sung điều khoản thay đổi pháp luật khi quan hệ hai bên còn tốt và chưa có chuyện gì xảy ra.
Khi hợp đồng có giá trị lớn hoặc hai bên đã bắt đầu bất đồng, bạn nên nhờ người làm nghề luật đọc kỹ toàn bộ văn bản. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được chỉ ra những điểm cần đàm phán trước khi ngồi với đối tác.
Trình tự soạn điều khoản cho một hợp đồng cụ thể
Nếu bạn là bên soạn hợp đồng, trình tự dưới đây giúp điều khoản bám sát rủi ro thật của giao dịch thay vì chép một mẫu chung.
- Liệt kê các lĩnh vực pháp luật chạm tới giao dịch: thuế, lao động, môi trường, an toàn, tiêu chuẩn sản phẩm, điều kiện kinh doanh.
- Với mỗi lĩnh vực, ghi lại các dự thảo đang được lấy ý kiến hoặc đã trình mà bạn biết, kèm mức ảnh hưởng ước tính.
- Xác định bên nào kiểm soát tốt hơn từng loại rủi ro và bên nào hưởng lợi nếu quy định thay đổi.
- Viết điều khoản theo các phần ở trên, kèm thời hạn cụ thể cho thông báo và thương lượng.
- Đọc lại từ góc nhìn của bên kia để kiểm tra tính cân bằng; điều khoản quá nghiêng về một phía thường bị gạch khi đàm phán.
- Lưu một ghi chú nội bộ về các dự thảo đã cân nhắc lúc ký, để sau này chứng minh hai bên đã lường trước hay chưa.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng nhỏ có cần điều khoản thay đổi pháp luật không?
Với hợp đồng ngắn hạn, giá trị nhỏ, rủi ro thường thấp và có thể bỏ qua. Với hợp đồng kéo dài từ một năm trở lên hoặc phụ thuộc nhiều vào điều kiện kinh doanh, nên có ít nhất vài câu về thông báo, thương lượng và chấm dứt.
Có nên ghi tên dự thảo đang theo dõi vào hợp đồng không?
Có thể ghi trong phần bối cảnh hoặc phụ lục ghi nhận để hai bên cùng biết, nhưng không nên biến nội dung dự thảo thành nghĩa vụ. Điều khoản nên mô tả cơ chế xử lý khi văn bản chính thức ban hành.
Văn bản của tỉnh có được tính là thay đổi pháp luật không?
Tuỳ điều khoản định nghĩa. Nếu hợp đồng không nói rõ, hai bên dễ tranh cãi. Với hoạt động phụ thuộc nhiều vào quy định địa phương như mặt bằng, vận tải, nên liệt kê rõ văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh được tính.
Thương lượng không thành thì có buộc phải chấm dứt hợp đồng không?
Không bắt buộc. Điều khoản có thể quy định đưa ra trọng tài, toà án hoặc một chuyên gia độc lập để xác định mức điều chỉnh. Chấm dứt chỉ là một lựa chọn, thường dành cho trường hợp tác động quá lớn.
Bên yếu thế trong đàm phán có đề nghị điều khoản này được không?
Có. Đề nghị điều khoản hai chiều, cân bằng và có thời hạn rõ ràng thường dễ được chấp nhận hơn đề nghị dồn rủi ro sang bên kia. Hiệp hội ngành nghề đôi khi có điều khoản tham khảo cho thành viên.