Khi không đồng tình với một điều khoản dự thảo, giọng văn hiệu quả nhất là nói thẳng mình không đồng ý điều gì, vì sao, và muốn thay bằng gì — bằng ngôn ngữ mô tả sự việc và hậu quả, không bằng từ ngữ cảm xúc hay suy đoán về động cơ của người soạn. Phản đối mạnh và giọng văn gay gắt là hai việc khác nhau; một góp ý có thể phản đối rất rõ ràng mà vẫn lịch sự từ đầu đến cuối.
Bài này dành cho lúc bạn thật sự bức xúc với một quy định sắp áp dụng lên công việc hay cuộc sống của mình. Nội dung gồm cách chuyển cảm xúc thành lập luận, những cụm từ nên tránh và nên dùng, cách nói khi bất đồng với mục tiêu chứ không chỉ với cách làm, và ví dụ giả định viết lại một đoạn góp ý nóng. Bài không bàn về việc ủng hộ hay phản đối bất kỳ chính sách cụ thể nào.
Vì sao giọng văn ảnh hưởng tới kết quả
Người tổng hợp góp ý cũng là người, và họ đọc rất nhiều ý kiến trong thời gian ngắn. Một đoạn văn đầy từ ngữ gay gắt khiến người đọc phải lọc qua lớp cảm xúc để tìm nội dung, và khi tóm tắt vào bảng tổng hợp, họ chỉ giữ lại phần nội dung, nếu tìm thấy. Phần cảm xúc không đi vào báo cáo, nhưng nó có thể làm người đọc đánh giá thấp mức độ nghiêm túc của cả bản góp ý.
Giọng văn bình tĩnh còn có lợi ích thực tế: nó dễ được trích lại. Khi cơ quan soạn thảo trình bày các luồng ý kiến trước cơ quan thẩm định hay cấp có thẩm quyền, họ cần những câu chữ có thể đưa vào văn bản chính thức. Một lập luận mạch lạc, không công kích, có nhiều khả năng được dẫn nguyên ý hơn.
Cuối cùng, góp ý dự thảo là một phần của quá trình tham gia xây dựng pháp luật. Giữ giọng văn tôn trọng là cách người góp ý bảo vệ chính tiếng nói của mình: ý kiến được đánh giá theo nội dung, không bị gạt sang bên vì hình thức.
Chuyển câu cảm xúc thành câu lập luận
Bảng dưới đặt cạnh nhau những cách nói hay gặp khi bức xúc và cách diễn đạt lại giữ nguyên sức phản đối nhưng tập trung vào nội dung. Các câu đều là ví dụ giả định.
| Câu cảm xúc | Vấn đề của câu này | Cách nói lại |
|---|---|---|
| Quy định này thật vô lý | Không nói vô lý ở đâu | Quy định này yêu cầu X, trong khi mục tiêu Y đã được bảo đảm bằng Z, nên X tạo thêm thủ tục mà không thêm hiệu quả |
| Người soạn chắc chưa bao giờ đi làm thực tế | Suy đoán về con người | Thực tế tại các cơ sở quy mô nhỏ, quy trình diễn ra như sau… |
| Đây là cách làm khó dân | Gán động cơ | Nếu áp dụng nguyên văn, người dân ở vùng xa sẽ phải đi lại nhiều lần để hoàn thiện hồ sơ |
| Doanh nghiệp sẽ chết hàng loạt | Phóng đại không căn cứ | Với biên lợi nhuận phổ biến của ngành, chi phí tăng thêm này có thể khiến một phần cơ sở nhỏ phải thu hẹp hoạt động |
| Kiên quyết phản đối | Chỉ có thái độ, không có nội dung | Đề nghị không quy định điều khoản này, vì ba lý do sau… |
Cột bên phải không yếu hơn cột bên trái. Nó cụ thể hơn, khó bác bỏ hơn, và cho người đọc một thứ để xử lý.
Nguyên tắc giữ giọng văn khi bất đồng
Nói về văn bản, không nói về người. Mọi câu phê bình nên có chủ ngữ là điều khoản, quy định, dự thảo, không phải cơ quan hay cán bộ. "Khoản 2 chưa tính tới trường hợp…" thay vì "người soạn đã quên…".
Mô tả hậu quả thay vì dán nhãn. Từ như "vô lý", "phi thực tế", "tuỳ tiện" là nhãn đánh giá. Thay mỗi nhãn bằng một câu mô tả điều gì sẽ xảy ra nếu áp dụng quy định.
Thừa nhận mục tiêu trước khi phản đối cách làm. Nếu bạn đồng ý với mục tiêu nhưng không đồng ý cách làm, hãy nói điều đó. Câu như "Mục tiêu bảo đảm an toàn là cần thiết; tuy nhiên cách quy định tại khoản 3 sẽ…" mở đường cho một đề xuất thay thế.
Dùng mức độ chắc chắn đúng với căn cứ. Khi có số liệu, nói chắc. Khi chỉ là dự đoán, dùng "có thể", "nhiều khả năng", và nói rõ dựa vào đâu. Khẳng định mạnh với căn cứ yếu là chỗ người đọc dễ bác nhất.
Tránh chữ in hoa, dấu chấm than và mỉa mai. Những cách nhấn này đọc như la hét trên giấy. Nhấn mạnh bằng vị trí: đặt ý quan trọng ở đầu đoạn, hoặc đưa vào đoạn tóm tắt.
Khi bất đồng với chính mục tiêu của dự thảo
Có những trường hợp bạn không chỉ bất đồng với cách làm mà với cả hướng đi của điều khoản. Đây là loại góp ý khó viết nhất và cũng dễ trượt sang tranh luận về quan điểm nhất. Cách tiếp cận an toàn và hiệu quả là giữ lập luận ở mức tác động có thể quan sát: quy định này, nếu áp dụng, sẽ tác động thế nào tới nhóm đối tượng cụ thể, có hệ quả phụ nào có thể dự đoán được, có cách nào khác đạt được điều cơ quan soạn thảo nêu trong tờ trình mà ít tác động hơn.
Đọc tờ trình kèm theo dự thảo giúp bạn biết cơ quan soạn thảo nêu mục tiêu gì và dựa vào thực trạng nào. Bạn có thể đối thoại trực tiếp với những điều đó: thực trạng nêu trong tờ trình có đầy đủ không, có số liệu nào khác cho thấy bức tranh khác, giải pháp đề ra có tương xứng với vấn đề không. Đây là phản biện dựa trên nội dung hồ sơ, không phải bày tỏ thái độ.
Điều nên tránh là đưa góp ý dự thảo thành nơi bình luận chung về đường lối, đánh giá cá nhân người đứng đầu cơ quan hay đại biểu, hoặc kêu gọi người khác phản đối. Những nội dung đó không giúp sửa văn bản và làm góp ý mất đi tính xây dựng.
Ví dụ giả định: viết lại một đoạn góp ý nóng
Đoạn gốc: "Lại thêm một quy định hành dân! Bắt hộ kinh doanh phải lắp thiết bị ghi hình trong khi người buôn bán nhỏ lẻ lấy đâu ra tiền? Ai nghĩ ra quy định này chắc chưa bao giờ bán hàng một ngày. Kiên quyết phản đối!" Đoạn này thể hiện sự bức xúc có thật nhưng không chỉ rõ điều khoản, gán động cơ, nói thay cho cả một nhóm mà không có căn cứ, và không có đề xuất.
Đoạn viết lại: "Điều 15 dự thảo yêu cầu mọi cơ sở kinh doanh lắp thiết bị ghi hình tại khu vực bán hàng. Với cơ sở của người góp ý, một quầy hàng khoảng vài mét vuông trong chợ, chi phí lắp đặt và lưu trữ dữ liệu tương đương một phần đáng kể lợi nhuận hằng tháng, trong khi chợ đã có hệ thống ghi hình chung do ban quản lý vận hành. Đề nghị bổ sung ngoại lệ: cơ sở kinh doanh trong chợ, trung tâm thương mại đã có hệ thống ghi hình chung thì không bắt buộc lắp riêng."
Bản viết lại vẫn phản đối rõ yêu cầu áp dụng cho mọi cơ sở, nhưng chỉ đúng chỗ, có lý do cụ thể và đưa ra giải pháp mà cơ quan soạn thảo có thể chấp nhận mà không mất mục tiêu. Đây là ví dụ giả định; nội dung không phản ánh dự thảo nào đang lấy ý kiến.
Lịch sự khác với khách sáo
Ở chiều ngược lại, một số người góp ý mở đầu bằng cả đoạn cảm ơn, khen dự thảo công phu, rồi mới rụt rè đưa ra ý kiến ở cuối với những câu rào đón như "nếu có thể", "xin mạnh dạn đề xuất", "có lẽ nên cân nhắc". Giọng quá khách sáo cũng làm góp ý yếu đi: người đọc khó biết bạn phản đối thật hay chỉ gợi ý nhẹ, và phần lời lẽ xã giao chiếm chỗ của nội dung.
Lịch sự trong góp ý chỉ cần ở mức của một văn bản công việc: một câu mở đầu nêu bạn là ai và góp ý vào dự thảo nào, ngôn ngữ trung tính trong suốt bài, và một câu kết ngắn. Không cần lời khen, không cần xin lỗi vì đã góp ý. Khi không đồng tình, cứ nói "đề nghị không quy định", "đề nghị sửa thành", "điều khoản này chưa tính tới" — những cụm từ này vừa lịch sự vừa rõ ràng.
Một cách cân chỉnh hữu ích là đọc góp ý của mình như thể bạn là người phải xử lý hai trăm ý kiến khác trong tuần. Câu nào không thêm thông tin, câu đó có thể bỏ. Câu nào khiến người đọc phải đoán bạn muốn gì, câu đó cần viết lại cho thẳng hơn.
Tự kiểm tra giọng văn trước khi gửi
Đọc lại bản góp ý sau khi để nó qua một đêm, nếu thời hạn cho phép. Trong lúc đọc, đánh dấu:
- Câu nào có chủ ngữ là con người hoặc cơ quan thay vì điều khoản.
- Từ đánh giá nào chưa đi kèm mô tả hậu quả cụ thể.
- Chỗ nào dùng dấu chấm than, chữ in hoa hoặc câu hỏi tu từ.
- Khẳng định nào mạnh hơn căn cứ bạn có.
- Đoạn nào nói thay cho người khác mà chưa được họ đồng ý.
- Câu nào bạn sẽ ngại đọc to trước mặt người soạn thảo.
- Câu nào chỉ là lời xã giao, rào đón mà bỏ đi không mất thông tin gì.
Câu cuối là phép thử hữu ích nhất. Góp ý dự thảo là một cuộc trao đổi bằng văn bản; những gì bạn không nói trực tiếp với người soạn trong một buổi đối thoại lịch sự thì cũng không nên viết vào bản góp ý. Ngược lại, điều bạn dám nói thẳng trong buổi đó thì cũng nên viết thẳng ra, không cần rào đón.
Câu hỏi thường gặp
Góp ý lịch sự có làm ý kiến phản đối yếu đi không?
Không. Sức mạnh của ý kiến phản đối nằm ở căn cứ và đề xuất, không ở từ ngữ. Một góp ý bình tĩnh, nêu rõ hậu quả và phương án thay thế khó bị gạt đi hơn một góp ý gay gắt chỉ bày tỏ thái độ.
Có nên nói rõ mình kiên quyết phản đối không?
Bạn được nêu rõ mức độ phản đối, ví dụ đề nghị không quy định điều khoản này. Nhưng nên đi kèm lý do và phương án. Một câu tuyên bố thái độ đứng một mình không cho người đọc thứ gì để xử lý.
Nếu dự thảo thật sự có sai sót rõ ràng thì nói thế nào?
Chỉ ra sai sót một cách cụ thể: điều khoản nào mâu thuẫn với điều khoản nào, câu nào dẫn chiếu sai. Ngôn ngữ trung tính như "có sự không thống nhất giữa" vẫn đủ rõ để người soạn sửa.
Có được dùng ví dụ từ trải nghiệm cá nhân khi bất đồng không?
Được, và nên dùng. Trải nghiệm thật là căn cứ có giá trị. Chỉ cần kể sự việc và hậu quả, tránh quy kết trách nhiệm cho cơ quan hay cá nhân cụ thể, và không nêu thông tin riêng của người khác.
Bất đồng với cả mục tiêu của dự thảo thì góp ý thế nào?
Đọc tờ trình để biết mục tiêu và thực trạng mà cơ quan soạn thảo nêu, rồi phản biện bằng nội dung: thực trạng có đủ không, giải pháp có tương xứng không, có cách khác ít tác động hơn không. Giữ lập luận ở mức tác động quan sát được.
Có nên nhờ người khác đọc lại góp ý trước khi gửi không?
Nên, nhất là khi bạn đang bức xúc. Một người không bị ảnh hưởng trực tiếp thường nhận ra ngay những câu gay gắt hoặc những chỗ lập luận chưa rõ mà người viết không thấy.