Số liệu tác động cho một góp ý dự thảo thường đến từ ba nguồn: sổ sách sẵn có của từng cơ sở, đo thử một quy trình mới tại vài cơ sở, và khảo sát nhanh nhiều cơ sở trong cùng ngành. Mỗi nguồn trả lời một loại câu hỏi khác nhau, và kết hợp cả ba cho bức tranh đáng tin hơn hẳn việc dựa vào cảm nhận của một vài người.
Bài dành cho hiệp hội, hội ngành nghề, nhóm doanh nghiệp hoặc một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh muốn chuẩn bị dữ liệu trong thời gian lấy ý kiến, thường chỉ vài tuần. Trọng tâm là cách thu thập sao cho số liệu không bị lệch: thiết kế câu hỏi, chọn ai trả lời, đo thử ra sao, bảo vệ thông tin của người trả lời và báo cáo kết quả trung thực. Các ví dụ là ví dụ giả định.
Ba nguồn số liệu và mỗi nguồn trả lời câu hỏi gì
Sổ sách sẵn có trả lời câu hỏi "bao nhiêu lần": số lô hàng, số đơn, số lao động, số ngày hoạt động, chi phí đang trả cho những việc tương tự. Đây là nguồn tin cậy nhất vì đã được ghi lại trước khi có dự thảo, không bị ảnh hưởng bởi mong muốn của người trả lời.
Đo thử trả lời câu hỏi "mất bao lâu": cho vài cơ sở thực hiện thử quy trình mới theo dự thảo, bấm giờ, ghi lại khó khăn. Đo thử tốn công nhưng cho con số sát thực tế nhất về thời gian và thao tác, thứ mà khảo sát bằng câu hỏi thường trả lời sai.
Khảo sát trả lời câu hỏi "phổ biến đến đâu": bao nhiêu cơ sở đã làm sẵn một phần yêu cầu, bao nhiêu cơ sở thiếu thiết bị, phản ứng dự kiến của các cơ sở có quy mô khác nhau. Khảo sát cho độ rộng nhưng dễ bị lệch nếu thiết kế kém.
Một bộ dữ liệu tốt cho góp ý thường lấy tần suất từ sổ sách, thời gian từ đo thử và độ phổ biến từ khảo sát. Khi thời gian ngắn, ưu tiên sổ sách và đo thử tại vài cơ sở đại diện, khảo sát chỉ hỏi những câu thật cần.
Thiết kế một bảng hỏi ngắn trong vài ngày
Bảng hỏi trong thời gian lấy ý kiến cần ngắn để người bận rộn chịu trả lời, và đủ chính xác để số liệu dùng được. Tám bước sau giúp bạn làm điều đó.
- Viết ra ba đến năm điều khoản của dự thảo mà bạn muốn có số liệu. Mỗi câu hỏi phải phục vụ một trong những điều khoản đó; câu nào không phục vụ thì bỏ.
- Mở đầu bằng vài câu phân loại: quy mô lao động, loại hình, địa bàn, để sau này tách được kết quả theo nhóm.
- Hỏi về hiện trạng trước: cơ sở hiện đang làm việc này chưa, làm thế nào, mất bao lâu. Câu hỏi về hiện trạng ít bị lệch hơn câu hỏi về dự định.
- Hỏi về tác động dự kiến bằng câu cụ thể, có đơn vị: số giờ, số tiền, số người, kèm lựa chọn "không biết".
- Dùng câu hỏi lựa chọn có khoảng, như "dưới 1 giờ, 1 đến 3 giờ, trên 3 giờ", để người trả lời không phải tính toán phức tạp.
- Thêm một câu hỏi mở duy nhất cho đề xuất. Nhiều câu hỏi mở làm người trả lời bỏ ngang.
- Cho ba đến năm người trả lời thử, hỏi họ câu nào khó hiểu, câu nào trả lời bằng đoán. Sửa trước khi gửi rộng.
- Ghi rõ ở đầu bảng hỏi: mục đích, ai sẽ đọc kết quả, thông tin có được ẩn danh không, mất khoảng bao lâu để trả lời.
Một bảng hỏi trả lời trong mười phút thường thu được nhiều phản hồi hơn hẳn một bảng hỏi ba mươi phút, và số liệu cũng ít bị trả lời qua loa ở nửa sau.
Câu hỏi dẫn dắt và câu hỏi trung tính
Câu hỏi dẫn dắt làm số liệu nghiêng về một phía, và cơ quan soạn thảo nhận ra rất nhanh. Các ví dụ giả định dưới đây cho thấy cách sửa.
| Câu hỏi dẫn dắt | Vấn đề | Câu hỏi trung tính |
|---|---|---|
| Quy định này gây khó khăn cho cơ sở anh chị đến mức nào? | Mặc định là có khó khăn | Quy định này ảnh hưởng thế nào đến công việc của cơ sở anh chị? Không ảnh hưởng, ảnh hưởng ít, ảnh hưởng nhiều, chưa rõ |
| Anh chị có đồng ý rằng thủ tục mới quá rườm rà không? | Gợi sẵn câu trả lời | Ước tính mỗi lần thực hiện thủ tục mới mất bao lâu? |
| Chi phí tuân thủ có làm cơ sở phải đóng cửa không? | Kịch tính, khó trả lời trung thực | Nếu quy định áp dụng đúng như dự thảo, cơ sở dự kiến điều chỉnh thế nào? Giữ nguyên, tăng giá, thu hẹp, chưa quyết định |
| Anh chị mất bao nhiêu tiền vì quy định này? | Không rõ phạm vi, gộp nhiều khoản | Chi phí một lần ước tính cho thiết bị là bao nhiêu? Chi phí hằng năm cho nhân công là bao nhiêu? |
Câu hỏi trung tính có thể cho kết quả ít ấn tượng hơn, nhưng đó là kết quả bạn bảo vệ được khi bị hỏi lại. Nếu tác động thật sự lớn, câu hỏi trung tính vẫn sẽ cho thấy điều đó.
Ai trả lời quyết định kết quả
Người bức xúc trả lời nhiều hơn. Trong khảo sát tự nguyện, cơ sở thấy bị ảnh hưởng nặng thường nhiệt tình trả lời, cơ sở ít bị ảnh hưởng thì bỏ qua. Kết quả dễ nghiêng về phía tác động lớn. Ghi rõ đây là khảo sát tự nguyện và số phản hồi trên tổng số được mời.
Cơ sở nhỏ dễ bị thiếu. Danh sách liên lạc của hiệp hội thường đầy đủ hơn với cơ sở lớn. Nếu dự thảo tác động mạnh tới cơ sở nhỏ, cần chủ động mời thêm nhóm này, qua hội ở địa phương hoặc qua nhà cung cấp chung.
Địa bàn khác nhau, tác động khác nhau. Chi phí nhân công, khoảng cách tới cơ quan tiếp nhận, mức độ dùng dịch vụ công trực tuyến khác nhau giữa đô thị và nông thôn. Có đại diện từ vài tỉnh, thành khác nhau giúp tránh vẽ bức tranh của một nơi cho cả nước.
Người điền phiếu là ai. Chủ cơ sở, kế toán hay nhân viên trực tiếp làm việc sẽ trả lời khác nhau về thời gian. Với câu hỏi về thao tác, nên để người trực tiếp làm trả lời.
Đo thử một quy trình: cách làm trong một tuần
Ví dụ giả định: một hội ngành nghề muốn biết yêu cầu ghi nhật ký vận hành thiết bị theo mẫu trong dự thảo mất bao nhiêu thời gian. Hội chọn năm cơ sở có quy mô khác nhau, từ ba đến bốn mươi lao động, ở hai tỉnh. Mỗi cơ sở làm thử mẫu nhật ký trong năm ngày làm việc, ghi giờ bắt đầu, giờ kết thúc và những chỗ không biết điền gì.
Kết quả cho thấy ngày đầu mất lâu nhất vì chưa quen, từ ngày thứ ba trở đi thời gian ổn định. Hội dùng số của ba ngày cuối làm số đại diện, và ghi riêng thời gian của ngày đầu như chi phí làm quen. Ngoài con số, hội thu được một phát hiện có giá trị hơn: hai cột trong mẫu nhật ký hỏi cùng một thông tin bằng hai cách gọi khác nhau, khiến người điền lúng túng. Góp ý đề nghị gộp hai cột đó là loại đề xuất rất dễ được tiếp thu.
Đo thử không cần nhiều cơ sở. Năm đến mười cơ sở được chọn có chủ đích, đại diện cho các quy mô và cách làm khác nhau, thường đủ để biết thời gian thực tế nằm trong khoảng nào. Điều quan trọng là ghi lại điều kiện đo: ai làm, làm bằng tay hay bằng phần mềm, có ai hướng dẫn không.
Bảo vệ người trả lời và dữ liệu
Người trả lời chia sẻ thông tin kinh doanh và đôi khi thông tin cá nhân. Giữ lòng tin của họ là điều kiện để lần sau họ còn trả lời.
- Nói rõ mục đích thu thập và việc kết quả chỉ được trình bày dưới dạng tổng hợp.
- Không hỏi thông tin không cần cho phân tích, như tên khách hàng, giá nhập chi tiết, thông tin cá nhân của nhân viên.
- Cho phép trả lời ẩn danh khi có thể; nếu cần liên hệ lại, tách phần thông tin liên lạc khỏi phần trả lời.
- Lưu dữ liệu ở nơi chỉ một vài người phụ trách truy cập được, và xoá dữ liệu thô khi không còn cần.
- Không gửi dữ liệu của từng cơ sở cho bên khác, kể cả cơ quan soạn thảo, nếu chưa được người trả lời đồng ý.
- Tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi khảo sát có thu thông tin của cá nhân; nếu không chắc, chỉ thu thông tin ở mức cơ sở.
Một khảo sát làm lộ thông tin của người trả lời có thể gây hại cho họ và làm mất uy tín của tổ chức thực hiện. Thà thu ít thông tin hơn mà giữ được lòng tin.
Xử lý và báo cáo kết quả kèm giới hạn
Với số liệu thời gian và chi phí, dùng số ở giữa của dãy kết quả thay vì số trung bình khi có vài trường hợp cực đoan, vì một cơ sở báo con số rất lớn có thể kéo trung bình lên quá mức. Trình bày thêm khoảng từ thấp đến cao để người đọc thấy độ phân tán. Tách kết quả theo nhóm quy mô nếu số phản hồi mỗi nhóm đủ nhiều.
Phần báo cáo kết quả gửi kèm góp ý nên có một đoạn ngắn về phương pháp: bao nhiêu cơ sở được mời, bao nhiêu trả lời, thời gian thực hiện, cách chọn cơ sở đo thử, và những giới hạn đã biết, như thiếu cơ sở ở vùng xa hay tỷ lệ trả lời thấp ở nhóm siêu nhỏ. Đoạn này làm tăng độ tin cậy chứ không làm yếu kết quả.
Cuối cùng, trình bày cả những kết quả không ủng hộ quan điểm của nhóm. Nếu khảo sát cho thấy phần lớn cơ sở đã làm sẵn một yêu cầu, hãy nói ra; điều đó giúp góp ý tập trung vào những yêu cầu thật sự mới và cho thấy tổ chức của bạn làm việc nghiêm túc. Cơ quan soạn thảo sẽ nhớ nguồn dữ liệu trung thực cho những lần lấy ý kiến sau.
Câu hỏi thường gặp
Cần bao nhiêu phản hồi thì khảo sát mới có giá trị?
Không có con số chung. Với góp ý dự thảo, điều quan trọng là phản hồi đến từ các nhóm quy mô và địa bàn khác nhau, và bạn nói rõ số lượng cùng cách chọn. Vài chục phản hồi đa dạng thường có ích hơn hàng trăm phản hồi từ một nhóm.
Thời gian lấy ý kiến ngắn thì ưu tiên làm gì?
Ưu tiên lấy số liệu từ sổ sách và đo thử nhanh tại vài cơ sở đại diện. Khảo sát chỉ hỏi những câu thật cần, dùng lựa chọn có khoảng để người trả lời làm nhanh. Báo cáo rõ đây là số liệu thu trong thời gian ngắn.
Có nên khảo sát qua mạng xã hội không?
Có thể dùng để mời tham gia, nhưng kết quả dễ bị lệch vì ai cũng trả lời được, kể cả người không thuộc ngành. Nếu dùng, nên có vài câu xác định người trả lời có đúng là đối tượng chịu tác động không, và xử lý riêng nhóm không phù hợp.
Có được gửi dữ liệu thô cho cơ quan soạn thảo không?
Chỉ khi người trả lời đã đồng ý và dữ liệu không chứa thông tin nhận diện được cơ sở hay cá nhân. Thông thường, gửi kết quả tổng hợp kèm phần phương pháp là đủ; dữ liệu thô giữ lại để trả lời khi được hỏi thêm.
Kết quả khảo sát cho thấy tác động nhỏ thì có nên gửi không?
Nên gửi. Thông tin rằng một quy định có tác động nhỏ hơn dự kiến cũng có giá trị, và giúp nhóm của bạn tập trung góp ý vào những điểm thật sự cần sửa. Sự trung thực đó làm tăng uy tín của các góp ý sau này.
Đo thử có cần làm đúng theo mẫu trong dự thảo không?
Nên làm đúng theo mẫu và câu chữ dự thảo đang có, vì mục đích là đo chi phí của chính phương án đó. Nếu trong lúc đo thử phát hiện cách làm đơn giản hơn vẫn đạt mục tiêu, ghi lại để đề xuất như một phương án thay thế.