Cách tự ước tính chi phí tuân thủ một quy định mới: bảng tính từng bước cho cơ sở nhỏ

Để tự ước tính chi phí tuân thủ một quy định mới, bạn tách quy định thành từng việc cụ thể phải làm, đo thời gian mỗi việc, nhân với chi phí một giờ công và số lần làm trong năm, rồi cộng thêm các khoản tiền mua sắm, dịch vụ đi kèm. Cách làm này dựa trên nguyên lý của phương pháp chi phí chuẩn, được nhiều nước và cả các cơ quan soạn thảo ở Việt Nam dùng để ước tính gánh nặng hành chính. Bạn không cần phần mềm chuyên dụng; một bảng tính đơn giản là đủ.

Con số bạn tính ra phục vụ hai mục đích: lập kế hoạch nội bộ trước khi quy định có hiệu lực, và làm dữ liệu khi góp ý cho dự thảo. Bài đi qua từng bước, kèm một ví dụ giả định tính đến từng dòng, và các lỗi khiến con số bị phóng đại hoặc bị thiếu.

Nguyên lý: chi phí bằng thời gian nhân giá nhân số lần

Phương pháp chi phí chuẩn chia một nghĩa vụ pháp lý thành các hoạt động nhỏ: đọc quy định, thu thập thông tin, điền mẫu, lưu trữ, nộp, giải trình khi cơ quan hỏi lại. Với mỗi hoạt động, bạn trả lời ba câu: mất bao lâu, một giờ công đáng bao nhiêu tiền, và làm bao nhiêu lần trong một năm. Nhân ba số đó với nhau là ra chi phí thời gian của hoạt động.

Ngoài thời gian, có những khoản bằng tiền không quy được thành giờ: mua vật tư, thuê dịch vụ, mua thiết bị, phí chuyển phát. Những khoản này cộng thẳng vào. Khoản nào chi một lần thì đặt ở cột riêng để không lẫn với khoản lặp lại hằng năm.

Ưu điểm của cách làm này là minh bạch. Ai đọc bảng của bạn cũng thấy được từng giả định và có thể sửa một con số mà không phải làm lại từ đầu. Đó cũng là lý do một bảng tính như vậy có sức nặng hơn nhiều so với câu "quy định này rất tốn kém" trong góp ý.

Phương pháp này cũng có giới hạn mà bạn nên biết. Nó đo tốt gánh nặng giấy tờ và thao tác lặp lại, nhưng đo kém những thứ khó quy ra giờ như rủi ro bị hiểu sai quy định, thời gian chờ cơ quan trả lời, hay doanh thu mất vì sản phẩm chậm ra thị trường. Những khoản đó bạn ghi riêng thành mục mô tả, kèm ước lượng nếu có căn cứ, thay vì cố nhét vào công thức.

Bảy bước dựng bảng tính

Các bước dưới đây áp dụng được cho cửa hàng, quán ăn, xưởng nhỏ hay văn phòng dịch vụ. Bạn làm lần lượt, mỗi bước ghi vào một cột của bảng tính.

1. Đọc dự thảo hoặc văn bản mới, gạch chân mọi câu đặt ra việc phải làm. Mỗi câu chuyển thành một dòng nghĩa vụ trong bảng.
2. Chia mỗi nghĩa vụ thành các hoạt động cụ thể theo trình tự thực tế ở cơ sở của bạn, ví dụ: lấy chứng từ, nhập số liệu, kiểm tra, ký, nộp, lưu.
3. Ghi ai làm từng hoạt động: chủ, kế toán, nhân viên bán hàng hay thuê ngoài. Mỗi người có đơn giá giờ công khác nhau.
4. Đo hoặc ước thời gian cho mỗi hoạt động. Cách tốt nhất là làm thử vài lần và bấm giờ; nếu chưa thể làm thử, hỏi người từng làm việc tương tự.
5. Ghi tần suất trong một năm: hằng ngày, hằng tuần, hằng quý, mỗi lô hàng, mỗi khách hàng. Với hoạt động theo sản phẩm hay giao dịch, nhân với số lượng thực tế của bạn.
6. Trừ phần bạn vốn đã làm trước khi có quy định. Chỉ tính phần tăng thêm.
7. Cộng các khoản tiền ngoài thời gian, tách cột một lần và cột hằng năm, rồi tính tổng năm đầu và tổng các năm sau.

Bảng tính hoàn chỉnh thường chỉ vài chục dòng với cơ sở nhỏ. Nếu bạn thấy bảng phình lên hàng trăm dòng, có thể bạn đang chia hoạt động quá vụn; gộp những bước diễn ra liền nhau do cùng một người làm.

Ví dụ giả định: một cửa hàng tạp hoá tính chi phí năm đầu

Ví dụ giả định: một quy định yêu cầu cửa hàng bán lẻ gắn tem truy xuất cho một nhóm hàng, lưu chứng từ nhập theo lô và báo cáo hằng quý. Cửa hàng bán khoảng 3.000 sản phẩm thuộc nhóm này mỗi tháng. Giờ công nhân viên quy đổi 25.000 đồng, giờ của chủ quy đổi 40.000 đồng.

Tổng năm đầu khoảng 13,2 triệu đồng, các năm sau khoảng 11,3 triệu đồng. Đọc bảng, chủ cửa hàng thấy ngay hơn chín phần mười chi phí hằng năm nằm ở hai dòng gắn tem và vật tư tem, tức là phần biến đổi theo số sản phẩm. Phần báo cáo và lưu chứng từ, thứ thường bị kêu ca nhiều nhất, lại nhỏ. Nhận định đó định hướng luôn nội dung góp ý: nên bàn về phạm vi sản phẩm phải gắn tem, hoặc phương án gắn tem theo thùng thay vì từng món.

Lấy các con số đầu vào sao cho tin được

Đơn giá giờ công. Lấy tổng chi phí trả cho một người trong tháng, gồm lương và các khoản đóng theo lương mà cơ sở chịu, chia cho số giờ làm việc thực tế trong tháng. Không dùng mức lương mơ ước hay mức lương của vị trí cao hơn.

Thời gian. Bấm giờ khi làm thử ba đến năm lần rồi lấy số ở giữa. Lần đầu bao giờ cũng chậm vì chưa quen; nếu chỉ đo một lần, bạn sẽ tính dư.

Tần suất và số lượng. Lấy từ sổ sách năm trước: số ngày mở cửa, số lô hàng nhập, số sản phẩm bán ra. Đừng ước bằng cảm giác khi đã có số thật.

Báo giá. Với dịch vụ, phần mềm, thiết bị, xin ít nhất hai báo giá và dùng mức bạn sẽ thật sự chọn. Ghi lại ngày nhận báo giá vì giá có thể đổi.

Phần đã làm sẵn. Ghi rõ phần nào cơ sở đã làm trước khi có quy định để trừ ra. Người đọc bảng của bạn sẽ tin con số hơn khi thấy bạn đã tự trừ phần này.

Nguồn của từng con số. Thêm một cột ghi chú nguồn: sổ bán hàng tháng nào, báo giá của ai, bấm giờ ngày nào. Cột này không làm thay đổi tổng nhưng giúp chính bạn kiểm lại sau vài tháng, khi đã quên vì sao chọn con số đó.

Kiểm độ nhạy trước khi dùng con số

Mọi ước tính đều dựa trên giả định, và một vài giả định ảnh hưởng mạnh hơn phần còn lại. Cách kiểm đơn giản là thay đổi giả định quan trọng nhất rồi xem tổng thay đổi bao nhiêu. Trong ví dụ trên, nếu gắn tem thực tế mất 30 giây thay vì 20 giây mỗi sản phẩm, chi phí gắn tem tăng từ 5 triệu lên khoảng 7,5 triệu đồng, tổng hằng năm lên khoảng 13,8 triệu đồng.

Biết độ nhạy giúp bạn nói chuyện trung thực. Thay vì đưa một con số duy nhất, bạn có thể viết "khoảng 11 đến 14 triệu đồng mỗi năm, tuỳ thời gian gắn tem thực tế". Cách trình bày này khó bị bác hơn một con số chính xác đến hàng nghìn đồng, vì người đọc hiểu bạn đã tính đến sai số.

Độ nhạy cũng chỉ ra chỗ cần đo kỹ hơn. Nếu tổng thay đổi rất ít khi bạn đổi một giả định, không cần mất công đo giả định đó. Nếu tổng nhảy mạnh, đó là con số bạn nên bấm giờ thật nhiều lần hoặc hỏi thêm vài cơ sở cùng ngành.

Lỗi khiến con số bị phóng đại hoặc bị thiếu

Một bảng tính có lỗi dễ thấy sẽ làm mất uy tín của cả góp ý. Kiểm lại theo danh sách này.

• Tính trùng: cùng một việc được ghi ở hai nghĩa vụ khác nhau, chẳng hạn lưu chứng từ vừa nằm ở dòng truy xuất vừa nằm ở dòng báo cáo.
• Không trừ phần đã làm sẵn, khiến chi phí của quy định mới bị đội lên.
• Cộng chi phí một lần vào chi phí hằng năm, làm con số các năm sau cao bất thường.
• Dùng giờ công của chủ cho việc nhân viên thực tế sẽ làm.
• Quên thời gian của chủ ở khâu đọc hiểu và ra quyết định, khiến tổng bị thiếu.
• Lấy báo giá dịch vụ cao nhất tìm được thay vì mức thực tế sẽ thuê.
• Bỏ qua khoản chi phí do chờ đợi hay hàng tồn không dùng được khi quy định có những yếu tố này.

Sau khi kiểm, nhờ một người khác trong cơ sở đọc lại bảng và hỏi "con số này lấy ở đâu" cho từng dòng. Dòng nào không trả lời được thì ghi chú là ước lượng hoặc bỏ đi.

Dùng bảng tính cho kế hoạch nội bộ và cho góp ý

Với kế hoạch nội bộ, bảng tính cho bạn biết cần dành bao nhiêu tiền, vào thời điểm nào. Khoản một lần cần chuẩn bị trước ngày quy định có hiệu lực, khoản hằng năm đưa vào chi phí vận hành. Bạn cũng có thể dùng bảng để so phương án: tự làm hay thuê ngoài, mua thiết bị hay thuê.

Khi góp ý cho dự thảo, bạn không cần gửi cả bảng. Chỉ cần nêu gọn trong vài câu: quy mô cơ sở, các giả định chính, tổng chi phí năm đầu và các năm sau, khoản nào chiếm phần lớn. Nếu góp ý qua hiệp hội, gửi bảng đầy đủ để hiệp hội gộp với các cơ sở khác, vì nhiều bảng cùng cấu trúc sẽ cho một bức tranh đáng tin hơn một bảng đơn lẻ.

Sau khi văn bản được thông qua, hãy mở lại bảng và cập nhật theo câu chữ chính thức. Văn bản cuối cùng có thể khác dự thảo ở phạm vi, tần suất hay lộ trình, và con số bạn chuẩn bị cũng cần đổi theo.

Sau một năm áp dụng, so con số ước tính với chi phí thực tế đã chi. Phần chênh lệch cho bạn biết giả định nào sai và giúp lần ước tính sau sát hơn. Dữ liệu thực tế này cũng hữu ích nếu sau này cơ quan quản lý tổng kết thi hành văn bản và lấy ý kiến về việc sửa đổi.

Câu hỏi thường gặp

Có cần chính xác đến từng nghìn đồng không?

Không cần. Mục tiêu là một con số đủ tin cậy để lập kế hoạch và để góp ý. Làm tròn hợp lý và đưa ra một khoảng thường thuyết phục hơn một con số chính xác giả tạo, miễn là bạn nêu rõ giả định.

Chưa làm thử được thì ước thời gian thế nào?

Bạn có thể dựa vào việc tương tự đang làm, ví dụ thời gian nhập một hoá đơn hiện nay, rồi cộng phần khác biệt. Cũng có thể hỏi cơ sở cùng ngành đã làm thử hoặc đã áp dụng một yêu cầu tương tự. Ghi chú rằng đây là ước lượng chưa đo thực tế.

Chi phí mua thiết bị dùng nhiều năm thì tính thế nào?

Đặt toàn bộ vào cột chi phí một lần cho năm đầu. Nếu muốn so sánh theo năm, chia cho số năm sử dụng dự kiến và ghi rõ cách chia. Không nên vừa tính toàn bộ ở năm đầu vừa tính khấu hao ở các năm sau vì như vậy là tính trùng.

Có nên tính chi phí cơ hội của chủ doanh nghiệp không?

Nên tính thời gian của chủ dành cho việc tuân thủ, quy đổi bằng mức chi phí thuê người làm thay. Không nên đưa vào những khoản suy đoán như doanh thu chủ có thể làm ra trong thời gian đó, vì khó kiểm chứng và dễ bị coi là phóng đại.

Bảng tính của một cơ sở có đại diện cho cả ngành không?

Không. Một bảng chỉ phản ánh một trường hợp. Giá trị của nó là chỉ ra cách tính và những khoản dễ bị bỏ sót. Muốn có con số đại diện, cần nhiều cơ sở với quy mô khác nhau cùng tính theo một cấu trúc, việc mà hội, hiệp hội ngành nghề làm tốt hơn từng doanh nghiệp.

Gửi bảng tính kèm góp ý có lộ thông tin kinh doanh không?

Có thể, nếu bảng chứa doanh thu, giá nhập hay số khách hàng. Bạn chỉ cần đưa những con số liên quan trực tiếp đến chi phí tuân thủ, làm tròn hoặc trình bày theo khoảng. Góp ý qua hiệp hội cũng là cách để số liệu được gộp, không gắn với tên từng cơ sở.