Có những dự thảo không thuộc riêng ngành nào: quy định chung về bảo vệ môi trường, phòng cháy, dữ liệu cá nhân, lao động, thủ tục đầu tư. Khi đó nhiều hiệp hội cùng bị ảnh hưởng, và việc phối hợp giữa họ giúp cơ quan soạn thảo nhận được một bức tranh rõ hơn thay vì hàng chục văn bản lặp ý nhau. Phối hợp tốt là tìm được điểm chung để nói cùng nhau, đồng thời giữ được những khác biệt mà mỗi ngành cần nói riêng.
Bài này dành cho cán bộ hiệp hội, hội doanh nghiệp tỉnh và các tổ chức đại diện doanh nghiệp khi cân nhắc phối hợp với tổ chức khác về một dự thảo. Nội dung gồm khi nào nên phối hợp, các hình thức phối hợp, cách chia việc, cách xử lý khác biệt và những giới hạn cần giữ.
Khi nào phối hợp có ích, khi nào không
Phối hợp có ích khi các hiệp hội cùng gặp một vấn đề giống nhau trong dự thảo, chẳng hạn một định nghĩa quá rộng kéo nhiều ngành vào diện điều chỉnh, một thủ tục chung mà ai cũng phải làm, hoặc thời gian chuyển tiếp quá ngắn với mọi loại cơ sở. Khi đó một tiếng nói chung, có số liệu từ nhiều ngành, thường có sức nặng hơn nhiều văn bản riêng lẻ nói cùng một ý.
Phối hợp ít có ích, thậm chí bất lợi, khi lợi ích của các ngành ngược nhau ở chính điều khoản đang bàn. Ví dụ giả định: một dự thảo phân bổ trách nhiệm thu hồi bao bì giữa nhà sản xuất và nhà phân phối; hai hiệp hội đại diện cho hai khâu khó có một đề xuất chung. Cố gộp thành một văn bản sẽ chỉ ra một đề xuất mờ nhạt mà không bên nào hài lòng.
Vì vậy, bước đầu tiên không phải là ngồi lại viết chung, mà là mỗi hiệp hội tự đọc dự thảo, xác định các điều khoản quan trọng với mình, rồi đặt cạnh nhau để thấy chỗ nào trùng, chỗ nào ngược.
Các hình thức phối hợp
Phối hợp không nhất thiết là ký chung một văn bản. Có nhiều mức độ, chọn theo mức đồng thuận và thời gian có được:
| Hình thức | Cách làm | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Chia sẻ thông tin | Báo cho nhau có dự thảo, chia sẻ cách hiểu các điều khoản | Mới phát hiện dự thảo, chưa rõ ảnh hưởng |
| Họp trao đổi | Một buổi đọc dự thảo cùng nhau, ghi điểm chung và điểm khác | Dự thảo phức tạp, cần nghe góc nhìn ngành khác |
| Góp ý riêng, phối hợp nội dung | Mỗi hiệp hội gửi văn bản riêng nhưng thống nhất trước một số điểm chung | Có vài điểm chung, nhiều điểm riêng |
| Văn bản chung | Một văn bản đứng tên nhiều hiệp hội | Đồng thuận cao ở các điểm chính |
| Đề nghị đối thoại chung | Cùng đề nghị cơ quan soạn thảo tổ chức một buổi làm việc | Vấn đề lớn, cần trao đổi trực tiếp |
Hình thức thứ ba thường thực tế nhất: không mất tiếng nói riêng, mà cơ quan soạn thảo vẫn thấy rõ một số điểm được nhiều ngành cùng nêu. Trong văn bản riêng có thể ghi một câu rằng điểm này cũng được các hiệp hội khác nêu, nếu đã thống nhất với nhau.
Chia việc giữa các hiệp hội
Khi đã quyết định phối hợp, chia việc rõ giúp không ai làm trùng và không bỏ sót:
- Chọn một đầu mối điều phối. Thường là hiệp hội có nhiều hội viên chịu ảnh hưởng nhất hoặc có kinh nghiệm với lĩnh vực của dự thảo. Đầu mối giữ lịch, nhắc hạn, gom bản nháp.
- Chia theo nhóm điều khoản. Mỗi hiệp hội phụ trách phân tích nhóm điều khoản gần với ngành mình nhất, rồi chia sẻ phân tích cho các bên.
- Mỗi bên tự lấy ý kiến hội viên của mình. Không chia sẻ dữ liệu thô của hội viên giữa các hiệp hội, chỉ chia sẻ kết quả đã tổng hợp.
- Gặp nhau một lần để chốt điểm chung. Lập danh sách điểm cả nhóm cùng nêu và danh sách điểm mỗi bên nêu riêng.
- Mỗi hiệp hội trình lãnh đạo của mình duyệt. Theo đúng điều lệ, trước khi đứng tên văn bản chung hoặc xác nhận điểm chung.
- Gửi đúng hạn và báo cho nhau. Chia sẻ bản đã gửi để theo dõi báo cáo tiếp thu, giải trình sau này.
Giữ tiếng nói riêng trong văn bản chung
Tách phần chung và phần riêng. Văn bản chung có thể có một phần ý kiến chung của tất cả các bên, rồi các phụ lục ý kiến riêng của từng hiệp hội. Cơ quan soạn thảo đọc được cả điểm đồng thuận lẫn đặc thù từng ngành.
Không ép đồng thuận. Điểm nào chưa thống nhất thì để mỗi bên nêu riêng, không viết một câu nước đôi chỉ để có chữ ký của tất cả.
Ghi rõ ai đứng tên ý kiến nào. Nếu một đề xuất chỉ của một vài hiệp hội trong nhóm, ghi rõ tên những hiệp hội đó. Điều này giữ uy tín cho cả nhóm.
Giữ quyền gửi bổ sung. Thống nhất từ đầu rằng mỗi hiệp hội vẫn được gửi văn bản bổ sung riêng nếu hội viên của mình có thêm ý kiến sau khi văn bản chung đã gửi.
Thống nhất thuật ngữ. Mỗi ngành có cách gọi riêng cho cùng một việc. Trước khi viết chung, lập một danh sách ngắn các từ dùng thống nhất, bám theo thuật ngữ của chính dự thảo, để văn bản không khiến người đọc tưởng các bên đang nói về những việc khác nhau.
Trình bày số liệu từ nhiều ngành
Một lợi thế của phối hợp là có số liệu từ nhiều ngành cùng chịu một quy định. Nhưng gộp số liệu của các hiệp hội lại cũng dễ sai: mỗi hiệp hội hỏi theo cách khác nhau, kỳ tham chiếu khác nhau, định nghĩa khác nhau. Cộng thẳng các con số đó lại thành một tổng chung có thể cho ra một kết quả không có ý nghĩa.
Cách an toàn hơn là trình bày số liệu theo từng ngành, cạnh nhau, mỗi bảng ghi rõ hiệp hội nào thu thập, cách hỏi, số hội viên trả lời. Chỉ khi các bên đã thống nhất trước một bộ câu hỏi chung và cùng kỳ tham chiếu thì mới nên gộp. Ví dụ giả định: ba hiệp hội cùng hỏi hội viên "cần bao nhiêu tháng để đáp ứng yêu cầu mới" với cùng ba khoảng lựa chọn; kết quả khi đó có thể đặt chung một bảng.
Khi trình bày, nhấn vào điểm giống nhau giữa các ngành nếu có, vì đó chính là lý do phối hợp. Một câu như "cả ba ngành đều có phần lớn hội viên trả lời cần trên sáu tháng" có sức thuyết phục hơn một con số tổng không rõ nguồn.
Giới hạn về cạnh tranh và minh bạch
Khi đại diện nhiều ngành, thậm chí nhiều doanh nghiệp cạnh tranh nhau, ngồi chung một bàn, cần đặc biệt cẩn thận với nội dung trao đổi. Buổi họp nên có chương trình chỉ xoay quanh dự thảo, có biên bản, và không bàn về giá bán, chi phí cụ thể của từng doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh hay phân chia thị trường. Những trao đổi đó có thể bị coi là hành vi hạn chế cạnh tranh, bất kể mục đích ban đầu là góp ý chính sách.
Về minh bạch, văn bản chung nên ghi đầy đủ tên các tổ chức tham gia và cách mỗi tổ chức đã lấy ý kiến hội viên. Không nên dùng tên một liên minh chung chung mà không nói rõ gồm những ai, vì người đọc khó đánh giá được mức độ đại diện.
Cũng nên cảnh giác khi một doanh nghiệp lớn đứng sau nhiều hiệp hội cùng lúc và dùng sự phối hợp để khuếch đại một lợi ích riêng. Mỗi hiệp hội cần tự kiểm đề xuất có thực sự phản ánh ý kiến hội viên của mình không trước khi đứng tên.
Lỗi thường gặp khi phối hợp nhiều hiệp hội
Các lỗi dưới đây làm mất thời gian mà kết quả lại yếu hơn góp ý riêng:
- Bắt đầu viết văn bản chung trước khi mỗi bên hiểu rõ lợi ích của mình ở từng điều khoản.
- Không có đầu mối điều phối, bản nháp đi vòng qua nhiều người, sát hạn mới xong.
- Ép mọi điểm thành đồng thuận, ra một văn bản nước đôi.
- Chia sẻ dữ liệu thô của hội viên giữa các hiệp hội, làm lộ thông tin kinh doanh.
- Một hiệp hội đứng tên văn bản chung mà chưa qua quy trình duyệt nội bộ theo điều lệ.
- Sau khi gửi, không ai theo dõi báo cáo tiếp thu, các bên không biết kết quả.
Phần lớn những lỗi này bắt nguồn từ việc vội. Khi thời hạn lấy ý kiến ngắn, phối hợp ở mức chia sẻ thông tin và thống nhất vài điểm chung thường thực tế hơn cố gắng ra một văn bản chung đầy đủ. Một phối hợp nhẹ mà đúng hạn có ích hơn một văn bản chung hoàn chỉnh mà gửi trễ.
Sau khi gửi: duy trì kênh phối hợp
Một dự thảo lớn thường qua nhiều vòng lấy ý kiến, và sau khi ban hành còn có văn bản hướng dẫn. Kênh phối hợp đã dựng lần này có giá trị cho những vòng tiếp theo. Nên giữ danh sách đầu mối, bảng điểm chung và điểm riêng, và hẹn nhau cập nhật khi có bản dự thảo mới.
Đầu mối điều phối có thể đọc báo cáo tiếp thu, giải trình khi có và chia sẻ cho các bên: điểm chung nào được tiếp thu, điểm nào chưa, lý do cơ quan soạn thảo nêu ra. Mỗi hiệp hội sau đó báo lại cho hội viên của mình.
Nhìn lại sau mỗi lần phối hợp cũng giúp nhóm làm tốt hơn: hình thức nào hợp, khâu nào bị tắc, hạn nội bộ có thực tế không. Với các dự thảo xuyên ngành xuất hiện định kỳ, một nhóm phối hợp ổn định giữa vài hiệp hội có thể trở thành đầu mối mà cơ quan soạn thảo chủ động mời tham vấn sớm.
Câu hỏi thường gặp
Hiệp hội có nên luôn phối hợp với hiệp hội khác khi góp ý dự thảo chung không?
Không nhất thiết. Phối hợp có ích khi các bên cùng gặp một vấn đề. Nếu lợi ích ngược nhau ở điều khoản chính, mỗi bên góp ý riêng sẽ rõ ràng và trung thực hơn một văn bản chung nước đôi.
Văn bản chung của nhiều hiệp hội có nặng ký hơn văn bản riêng không?
Thường có, ở những điểm thực sự đồng thuận và có số liệu từ nhiều ngành. Nhưng nếu văn bản chung bị pha loãng để có đủ chữ ký, nó có thể kém hữu ích hơn những văn bản riêng sắc nét.
Ai nên làm đầu mối điều phối giữa các hiệp hội?
Thường là hiệp hội có nhiều hội viên chịu ảnh hưởng nhất hoặc có kinh nghiệm với lĩnh vực của dự thảo. Đầu mối giữ lịch, nhắc hạn và gom bản nháp, nhưng không quyết định thay các hiệp hội khác.
Các hiệp hội có được chia sẻ số liệu của hội viên cho nhau không?
Không nên chia sẻ dữ liệu thô. Mỗi hiệp hội tự lấy ý kiến hội viên và chỉ chia sẻ kết quả đã tổng hợp, ẩn danh. Điều này vừa giữ cam kết bảo mật với hội viên vừa giảm rủi ro về luật cạnh tranh.
Đã ký văn bản chung rồi có được gửi thêm ý kiến riêng không?
Được, nếu các bên đã thống nhất từ đầu. Văn bản riêng nên bổ sung chứ không mâu thuẫn với những điểm mình đã đứng tên trong văn bản chung, để giữ uy tín cho cả nhóm.