Hội thảo, tọa đàm và đối thoại chính sách là dịp hiếm hoi doanh nghiệp được nói trực tiếp với người soạn thảo. Thời gian phát biểu thường chỉ vài phút, nên người nói được nhớ tới là người đến với một hai điểm cụ thể, có bằng chứng, có đề xuất câu chữ, rồi gửi văn bản đầy đủ sau buổi họp.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp, người làm pháp chế hoặc cán bộ hiệp hội được mời tham dự một buổi lấy ý kiến trực tiếp về dự thảo. Nội dung đi theo ba chặng: trước buổi họp chuẩn bị gì, trong buổi họp nói và nghe thế nào, sau buổi họp làm gì để ý kiến không trôi đi cùng biên bản.
Các dạng buổi lấy ý kiến trực tiếp
Cơ quan soạn thảo có thể tổ chức nhiều dạng buổi lấy ý kiến: hội thảo chuyên đề với các tham luận chuẩn bị trước, tọa đàm quy mô nhỏ mời một số doanh nghiệp và chuyên gia, buổi đối thoại giữa cơ quan nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp, hoặc buổi làm việc với hiệp hội cụ thể. Một số buổi do hiệp hội hay tổ chức đại diện doanh nghiệp đứng ra tổ chức rồi mời đại diện cơ quan soạn thảo tới nghe.
Dạng buổi ảnh hưởng tới cách chuẩn bị. Hội thảo lớn thường có chương trình dày, mỗi người phát biểu từ tự do chỉ được vài phút. Tọa đàm nhỏ cho phép trao đổi qua lại, đặt câu hỏi sâu hơn. Buổi làm việc với hiệp hội thường đi theo từng điều khoản. Đọc kỹ thư mời và chương trình để biết mình ở dạng nào. Nếu thư mời yêu cầu đăng ký phát biểu hoặc gửi tham luận trước, làm sớm, vì danh sách phát biểu thường được sắp xếp từ trước buổi họp và người đăng ký muộn có khi chỉ còn cơ hội nộp ý kiến bằng văn bản.
Dù dạng nào, buổi họp trực tiếp không thay thế góp ý bằng văn bản. Ý kiến nói miệng được ghi vào biên bản ở mức tóm tắt, có khi chỉ một dòng. Văn bản gửi kèm hoặc gửi sau mới là thứ được lưu đầy đủ trong hồ sơ dự thảo.
Đọc gì trước buổi họp
Thời gian chuẩn bị thường ngắn, nên ưu tiên theo thứ tự sau:
- Tờ trình hoặc bản thuyết minh của dự thảo để hiểu mục tiêu và các chính sách chính mà cơ quan soạn thảo muốn đạt.
- Các điều khoản ảnh hưởng trực tiếp tới doanh nghiệp mình, đọc nguyên văn, đánh dấu chỗ cần hỏi.
- Bảng so sánh với văn bản đang có hiệu lực nếu có trong hồ sơ, để biết điểm nào thực sự mới.
- Báo cáo đánh giá tác động để biết cơ quan soạn thảo đã tính tới tác động nào và bỏ sót gì.
- Chương trình buổi họp và danh sách tham luận để tránh nói trùng người khác.
- Ý kiến nội bộ đã thu thập, chọn ra một hai điểm mạnh nhất kèm bằng chứng.
Nếu thời gian quá ngắn, ít nhất hãy đọc kỹ các điều khoản liên quan và mang theo một tình huống thực tế. Người soạn thảo thường nhớ một tình huống cụ thể lâu hơn nhiều so với một nhận định chung.
Khung phát biểu ba phút
Ba phút trôi rất nhanh. Một khung đơn giản giúp nói đủ ý mà không bị cắt ngang:
| Phần | Thời lượng gợi ý | Nói gì |
|---|---|---|
| Giới thiệu | Khoảng 15 giây | Tên doanh nghiệp hoặc hiệp hội, ngành, quy mô, vì sao quan tâm dự thảo |
| Ghi nhận | Khoảng 15 giây | Một điểm dự thảo làm hợp lý, nếu có, để cho thấy góp ý mang tính xây dựng |
| Vấn đề | Khoảng 60 giây | Điều khoản nào, áp vào thực tế thì vướng ra sao, kèm một tình huống hoặc con số |
| Đề xuất | Khoảng 60 giây | Đề xuất sửa câu chữ hoặc phương án thay thế cụ thể |
| Kết | Khoảng 15 giây | Sẽ gửi văn bản chi tiết kèm số liệu sau buổi họp |
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp vận tải nhỏ phát biểu về yêu cầu lắp thêm thiết bị cho mỗi xe. Thay vì nói "quy định gây tốn kém", người phát biểu nêu số xe đang có, thời gian cần để lắp đặt cho toàn đội xe theo năng lực các đơn vị lắp đặt ở địa phương, và đề xuất một lộ trình theo năm sản xuất của xe. Ba ý đó vừa trong ba phút và đủ cụ thể để người soạn thảo ghi lại.
Khi buổi lấy ý kiến diễn ra trực tuyến
Ngày càng nhiều buổi tọa đàm, đối thoại được tổ chức trực tuyến hoặc kết hợp, giúp doanh nghiệp ở tỉnh xa tham gia dễ hơn. Nhưng hình thức này có những khó khăn riêng: đường truyền chập chờn, người điều phối khó nhìn thấy ai giơ tay, thời gian phát biểu thường bị siết chặt hơn họp trực tiếp.
Vài việc nhỏ giúp ý kiến của bạn không bị lạc. Kiểm tra thiết bị và micro trước giờ họp, đặt tên hiển thị đúng tên doanh nghiệp hoặc hiệp hội để người điều phối biết bạn là ai. Đăng ký phát biểu sớm qua khung trò chuyện theo cách ban tổ chức hướng dẫn. Viết sẵn ý chính thành vài câu ngắn để nếu đường truyền gặp sự cố, bạn có thể gửi nội dung qua khung trò chuyện thay vì nói.
Những gì gõ vào khung trò chuyện thường được lưu lại và có thể được ban tổ chức tổng hợp, nên viết rõ ràng, lịch sự như một văn bản ngắn. Sau buổi họp, vẫn gửi văn bản góp ý đầy đủ như với buổi họp trực tiếp, vì bản ghi khung trò chuyện không thay được văn bản chính thức.
Khi đại diện hiệp hội phát biểu thay hội viên
Nhiều buổi lấy ý kiến chỉ mời đại diện hiệp hội chứ không mời từng doanh nghiệp. Người phát biểu khi đó mang tiếng nói của nhiều hội viên, nên cần chuẩn bị khác một chút. Trước buổi họp, nên có bản tổng hợp ý kiến hội viên, biết rõ điểm nào đã đồng thuận, điểm nào còn hai luồng ý kiến.
Khi nói, phân biệt rõ ý kiến chung của hiệp hội với ý kiến của một nhóm hội viên. Câu như "đa số hội viên trả lời đề nghị…" và "một số hội viên sản xuất nhỏ cho rằng…" giúp người soạn thảo hiểu đúng mức độ đại diện. Tránh nói thay hội viên những điều chưa được hỏi ý kiến.
Sau buổi họp, đại diện hiệp hội nên báo lại cho hội viên những gì đã nói và phản hồi ban đầu của cơ quan soạn thảo. Hội viên thấy tiếng nói của mình được chuyển tới đúng sẽ sẵn lòng tham gia những lần lấy ý kiến sau.
Trong buổi họp: nói, nghe và hỏi
Nói đúng thời gian. Vượt thời gian dễ bị ngắt khi chưa tới phần đề xuất, là phần quan trọng nhất. Tập trước một lần với đồng hồ.
Nghe các phát biểu khác. Nếu người trước đã nói ý giống mình, chỉ cần nói ngắn là đồng tình và bổ sung điểm khác. Nhắc lại toàn bộ làm mất thời gian của mọi người.
Đặt câu hỏi làm rõ, không chất vấn. Hỏi về cách hiểu một điều khoản, về phạm vi áp dụng, về lộ trình. Câu hỏi rõ ràng thường nhận được câu trả lời hữu ích hơn câu hỏi mang tính quy kết.
Ghi chép câu trả lời của cơ quan soạn thảo. Những giải thích trong buổi họp giúp bạn hiểu ý định chính sách và điều chỉnh văn bản góp ý gửi sau cho trúng hơn.
Giữ giọng trung lập, tôn trọng. Buổi họp là nơi trao đổi chính sách. Tránh bình luận về cá nhân, tránh những nhận xét ngoài phạm vi dự thảo.
Sau buổi họp: biến lời nói thành văn bản
Phần lớn giá trị của việc dự họp nằm ở những gì làm trong vài ngày sau đó:
- Viết lại ghi chép ngay trong ngày, khi còn nhớ rõ ý kiến của các bên và giải thích của cơ quan soạn thảo.
- Hoàn thiện văn bản góp ý đầy đủ, bổ sung số liệu, tình huống và đề xuất câu chữ đã nói ngắn trong buổi họp.
- Gửi văn bản qua kênh mà ban tổ chức hoặc cơ quan soạn thảo hướng dẫn, trong thời hạn đã thông báo.
- Nếu dự họp với tư cách hội viên, gửi bản ghi chép cho hiệp hội để đưa vào văn bản tổng hợp chung.
- Báo cáo ngắn cho ban giám đốc: những điểm đã nêu, phản hồi ban đầu, việc cần theo dõi tiếp.
- Ghi vào bảng theo dõi dự thảo của doanh nghiệp để lần có bản dự thảo mới thì đối chiếu xem ý kiến đã được phản ánh chưa.
Những điều nên tránh khi tham dự
Không nên coi buổi đối thoại là dịp để giải quyết vướng mắc riêng của doanh nghiệp mình với một cơ quan cụ thể, như một hồ sơ đang bị chậm hay một quyết định xử phạt. Những việc đó có kênh riêng: phản ánh, kiến nghị về thủ tục hành chính, hoặc khiếu nại quyết định hành chính. Đưa vào buổi lấy ý kiến dự thảo làm loãng nội dung và ít khi giải quyết được.
Cũng không nên mang tài liệu nội bộ nhạy cảm để phát tại chỗ, hoặc nêu tên doanh nghiệp khác, cá nhân cụ thể như ví dụ tiêu cực. Buổi họp có thể có báo chí, có người ghi hình, và những gì đã nói ra rất khó rút lại.
Một điều nữa là đừng hứa những gì doanh nghiệp chưa quyết. Nếu đại diện cơ quan soạn thảo hỏi doanh nghiệp có sẵn sàng cung cấp thêm số liệu hay tham gia thử nghiệm một quy trình mới không, có thể trả lời là sẽ báo lại sau khi trao đổi nội bộ, thay vì nhận lời ngay tại chỗ.
Cuối cùng, mối quan hệ gặp gỡ tại hội thảo nên được giữ trong khuôn khổ công việc minh bạch. Trao đổi thêm qua kênh chính thức là bình thường; còn những hình thức tác động không minh bạch tới người soạn thảo là ranh giới không nên chạm tới, một chủ đề được bàn kỹ trong bài riêng của danh mục.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có được mời dự hội thảo lấy ý kiến dự thảo không?
Có thể, nhất là khi tham gia qua hiệp hội ngành nghề hoặc hội doanh nghiệp địa phương. Nếu quan tâm một dự thảo, bạn có thể đề nghị hiệp hội đưa tên vào danh sách tham dự hoặc chuyển ý kiến giúp.
Không được phát biểu tại buổi họp thì ý kiến có bị bỏ qua không?
Không nhất thiết. Buổi họp thường có phiếu góp ý hoặc nhận văn bản sau. Gửi văn bản đầy đủ đúng hạn quan trọng hơn việc được nói vài phút tại chỗ.
Có nên mang theo bản góp ý in sẵn tới hội thảo không?
Nên mang một bản ngắn gọn để nộp cho ban tổ chức nếu được nhận, nhưng vẫn gửi bản đầy đủ qua kênh chính thức sau buổi họp. Bản in sẵn nên tránh chứa số liệu nhạy cảm vì có thể được nhiều người xem.
Phát biểu tại hội thảo nên dùng số liệu thế nào?
Chọn một hai con số dễ nhớ, nói rõ nguồn và cách tính trong một câu. Bảng số liệu chi tiết để dành cho văn bản gửi sau, vì người nghe khó theo dõi nhiều con số qua lời nói.
Nếu không đồng ý với giải thích của cơ quan soạn thảo tại buổi họp thì làm gì?
Ghi lại giải thích đó, rồi phản hồi bằng văn bản có lập luận và bằng chứng. Tranh luận kéo dài tại chỗ ít hiệu quả và làm mất thời gian của các đại biểu khác.