Đánh giá tác động thủ tục hành chính là việc xem xét từng thủ tục mà dự thảo đặt ra hoặc sửa đổi: nó có cần thiết không, quy định có hợp lý không, có đúng thẩm quyền không, và người dân, doanh nghiệp phải bỏ ra bao nhiêu thời gian, tiền bạc để làm. Đây là phần trong hồ sơ dự thảo gần với đời sống hằng ngày nhất, vì nó quyết định bạn phải nộp mấy loại giấy, chờ bao lâu và đi mấy lượt.
Nhiều quy định có mục tiêu chính đáng nhưng gây phiền hà vì thủ tục kèm theo được thiết kế kém: bắt nộp giấy tờ cơ quan nhà nước đã có, thêm một bước xác nhận trùng với bước khác, hoặc giấy phép phải gia hạn quá dày. Bài giúp bạn soi những điểm đó khi đọc dự thảo và đưa ra đề xuất cụ thể để đơn giản hoá.
Thủ tục trong dự thảo được đánh giá theo những tiêu chí nào
Theo nguyên lý kiểm soát thủ tục hành chính đang áp dụng ở Việt Nam, một thủ tục được đề xuất trong dự thảo cần được đánh giá trên bốn mặt: tính cần thiết, tính hợp lý, tính hợp pháp và chi phí tuân thủ. Cơ quan soạn thảo tự đánh giá, sau đó cơ quan thẩm định xem lại. Biểu mẫu đánh giá, cách tính chi phí chi tiết do văn bản hướng dẫn quy định và đã được sửa nhiều lần, nên bạn đối chiếu bản hiện hành khi cần chi tiết.
Tính cần thiết hỏi rằng không có thủ tục này thì mục tiêu quản lý có đạt được không, có cách nào nhẹ hơn như hậu kiểm, thông báo thay cho xin phép. Tính hợp lý xem tên thủ tục, trình tự, cách nộp, thời hạn giải quyết, thành phần hồ sơ, yêu cầu điều kiện có rõ ràng và tương xứng không. Tính hợp pháp xem cơ quan ban hành có thẩm quyền đặt ra thủ tục đó không, có trái với văn bản cấp trên không. Chi phí tuân thủ ước tính tổng thời gian và tiền mà mọi đối tượng phải bỏ ra.
Khi đọc hồ sơ dự thảo, bạn tìm phần hoặc phụ lục đánh giá thủ tục hành chính. Nếu dự thảo rõ ràng đặt ra giấy phép, chứng nhận, đăng ký hoặc nghĩa vụ báo cáo mới mà hồ sơ không có phần này, đó đã là một điểm đáng góp ý.
Cách tách một thủ tục ra khỏi điều khoản dự thảo
Dự thảo hiếm khi viết sẵn thủ tục thành một mục gọn gàng. Thường nó rải ở nhiều điều. Các bước sau giúp bạn dựng lại thủ tục từ góc người phải làm.
- Tìm các động từ báo hiệu nghĩa vụ: phải đăng ký, phải được cấp, phải thông báo, phải báo cáo, phải lưu giữ, phải xuất trình. Mỗi cụm như vậy có thể là một thủ tục hoặc một nghĩa vụ hành chính.
- Với mỗi nghĩa vụ, ghi ra: ai phải làm, nộp cho cơ quan nào, nộp bằng cách nào, khi nào phải làm và bao lâu một lần.
- Liệt kê thành phần hồ sơ theo đúng câu chữ dự thảo, đánh dấu loại nào là giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp và có thể đã nằm trong cơ sở dữ liệu.
- Ghi thời hạn giải quyết và điều gì xảy ra nếu cơ quan quá hạn mà chưa trả lời. Dự thảo im lặng ở điểm này thì người làm thủ tục chịu rủi ro chờ vô thời hạn.
- Ghi các yêu cầu điều kiện đi kèm: diện tích, nhân sự, thiết bị, chứng chỉ. Điều kiện viết định tính kiểu "phù hợp", "bảo đảm" mà không có tiêu chí thì rất khó thực hiện thống nhất.
- Vẽ lại thành một sơ đồ trên giấy theo thứ tự thời gian, từ lúc chuẩn bị đến lúc nhận kết quả. Đếm số bước, số loại giấy, số lần phải đến cơ quan.
Sau bước sáu, bạn có trong tay một bản mô tả thủ tục từ góc người dân, có thể đặt cạnh bản đánh giá của cơ quan soạn thảo để so. Hai bản lệch nhau ở đâu thì góp ý ở đó.
Ví dụ giả định: một thủ tục trước và sau khi rút gọn
Ví dụ giả định về thủ tục đăng ký một hoạt động kinh doanh có điều kiện ở mức nhỏ. Cột giữa là phương án ban đầu trong dự thảo, cột phải là đề xuất của người góp ý.
| Yếu tố | Phương án trong dự thảo | Đề xuất rút gọn |
|---|---|---|
| Hình thức | Xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện trước khi hoạt động | Thông báo trước khi hoạt động, cơ quan kiểm tra sau |
| Thành phần hồ sơ | Đơn, bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bản vẽ mặt bằng, danh sách nhân sự kèm bằng cấp | Tờ khai, cơ quan tự tra cứu thông tin đăng ký kinh doanh, bỏ bản vẽ với cơ sở dưới một diện tích nhất định |
| Cách nộp | Nộp trực tiếp | Nộp trực tuyến hoặc trực tiếp, tuỳ chọn |
| Thời hạn hiệu lực | Ba năm, sau đó cấp lại | Không thời hạn, chỉ thông báo khi thay đổi |
| Số lượt đến cơ quan | Hai lượt: nộp và nhận kết quả | Không lượt nào nếu nộp trực tuyến |
| Khi cơ quan quá hạn | Không quy định | Quá hạn không có ý kiến thì được hoạt động |
Bảng không ngụ ý rằng mọi thủ tục cấp phép trước đều nên chuyển sang thông báo. Với hoạt động có rủi ro cao về an toàn, kiểm soát trước có lý do. Điều bảng muốn minh hoạ là cách trình bày một đề xuất rút gọn: tách từng yếu tố, nêu phương án thay thế, để cơ quan soạn thảo có thể nhận từng phần thay vì phải nhận hay bác cả gói.
Những dấu hiệu cho thấy thủ tục đang bị thiết kế nặng
Đòi giấy tờ nhà nước đã có. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tuỳ thân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là những thứ cơ quan có thể tra trong cơ sở dữ liệu. Đề xuất bỏ chúng khỏi thành phần hồ sơ là loại góp ý ít gây tranh cãi nhất.
Hai cơ quan cùng xem một việc. Khi dự thảo yêu cầu xin xác nhận của cơ quan này rồi mới nộp cho cơ quan kia, hãy hỏi có thể liên thông để người dân chỉ nộp một lần không.
Giấy phép có thời hạn ngắn mà điều kiện ít thay đổi. Nếu điều kiện cấp phép chủ yếu là mặt bằng và thiết bị ít biến động, việc cấp lại định kỳ tạo chi phí lặp lại mà không thêm nhiều thông tin mới.
Điều kiện định tính không có tiêu chí. Những chữ như "phù hợp", "đủ năng lực", "bảo đảm vệ sinh" mà không có chuẩn đo sẽ dẫn tới mỗi nơi hiểu một kiểu và người làm thủ tục không biết thế nào là đạt.
Báo cáo định kỳ không ai dùng. Nghĩa vụ báo cáo hằng quý, hằng năm cần nêu rõ cơ quan dùng số liệu vào việc gì. Nếu dữ liệu có thể lấy từ hệ thống khác, như hoá đơn điện tử hay bảo hiểm, đề xuất bỏ hoặc giãn kỳ báo cáo.
Thủ tục giao cho văn bản hướng dẫn tự đặt. Dự thảo viết "trình tự, thủ tục do cơ quan… quy định" mà không giới hạn là mở cửa cho thủ tục được đặt thêm ở cấp dưới. Góp ý có thể đề nghị nêu rõ những yếu tố cơ bản ngay trong văn bản.
Thủ tục trực tuyến và dữ liệu dùng chung: soi gì trong dự thảo
Từ khi dịch vụ công trực tuyến và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được dùng rộng rãi, nhiều dự thảo có câu "khuyến khích thực hiện trực tuyến". Câu này nghe tốt nhưng chưa đủ. Bạn nên xem dự thảo có cho phép nộp hoàn toàn trực tuyến, nhận kết quả điện tử và kết quả điện tử có giá trị như bản giấy không. Nếu vẫn bắt nộp bản giấy để đối chiếu thì phần trực tuyến chỉ thêm một bước chứ không bớt bước nào.
Điểm thứ hai là dữ liệu dùng chung. Khi dự thảo cho phép cơ quan tra cứu thông tin từ cơ sở dữ liệu thay vì bắt người dân nộp, thành phần hồ sơ có thể rút xuống còn tờ khai. Nếu dự thảo chưa có câu nào về khai thác dữ liệu, đề xuất bổ sung là hợp lý và dễ được tiếp thu vì nó trùng với định hướng chung về chuyển đổi số trong hành chính.
Điểm thứ ba là biểu mẫu. Mẫu tờ khai thường nằm ở phụ lục và ít người đọc kỹ. Một biểu mẫu dài với nhiều ô hỏi thông tin cơ quan đã có, hoặc hỏi thông tin không dùng đến, cũng là chi phí tuân thủ. Bạn có thể góp ý thẳng vào từng ô, đề nghị bỏ hoặc gộp.
Viết góp ý về thủ tục sao cho cơ quan soạn thảo dùng được
Góp ý về thủ tục nên đi theo cấu trúc ba phần. Phần một nêu đúng điều khoản và yếu tố thủ tục: thành phần hồ sơ, thời hạn, cách nộp hay thời hạn hiệu lực. Phần hai mô tả gánh nặng thực tế, tốt nhất có con số ước tính như số giờ chuẩn bị, số lượt đi lại, chi phí sao y chứng thực. Phần ba đề xuất câu chữ thay thế cụ thể.
Tránh viết "thủ tục rườm rà, đề nghị đơn giản hoá". Câu đó đúng nhưng không cho người tổng hợp biết phải sửa chữ nào. Thay vào đó, ví dụ giả định: "Đề nghị bỏ thành phần hồ sơ là bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại khoản 2 vì cơ quan tiếp nhận có thể tra cứu trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp; ước tính tiết kiệm cho mỗi hồ sơ một lần đi chứng thực và chi phí in sao". Câu này có điều khoản, có lý do, có lợi ích.
Nếu bạn gửi góp ý qua hiệp hội, hãy gom các thủ tục theo mức độ ưu tiên: thủ tục ảnh hưởng nhiều đối tượng nhất, lặp lại nhiều lần nhất đặt lên đầu. Cơ quan soạn thảo nhận rất nhiều góp ý trong một đợt; danh sách có thứ tự giúp họ xử lý phần quan trọng trước.
Câu hỏi thường gặp
Thủ tục hành chính khác nghĩa vụ báo cáo thế nào?
Thủ tục hành chính thường là trình tự để người dân, doanh nghiệp đề nghị cơ quan nhà nước giải quyết một việc và nhận kết quả, như cấp phép, đăng ký. Nghĩa vụ báo cáo là việc định kỳ cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý. Cả hai đều tạo chi phí tuân thủ và đều đáng được đánh giá khi đọc dự thảo.
Dự thảo không có phần đánh giá thủ tục thì có góp ý được không?
Được. Bạn có thể chỉ ra rằng dự thảo đặt ra thủ tục hoặc nghĩa vụ mới mà hồ sơ chưa có đánh giá tương ứng, kèm mô tả thủ tục đó theo góc người phải làm. Đây là góp ý về hồ sơ, giúp cơ quan thẩm định nhận ra phần còn thiếu.
Làm sao biết một giấy tờ có thể tra cứu thay vì phải nộp?
Những giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp và đã được số hoá như thông tin đăng ký doanh nghiệp, thông tin cư trú, căn cước thường có thể khai thác qua hệ thống. Mức độ kết nối giữa các ngành còn khác nhau, nên bạn nêu đề xuất kèm câu cơ quan tiếp nhận có thể khai thác dữ liệu nếu đã kết nối.
Đề xuất chuyển từ xin phép sang thông báo có quá đà không?
Tuỳ mức rủi ro của hoạt động. Với hoạt động ít ảnh hưởng tới an toàn, sức khoẻ, môi trường, thông báo kèm hậu kiểm thường đủ đạt mục tiêu quản lý. Với hoạt động rủi ro cao, bạn có thể đề xuất giữ cấp phép nhưng rút gọn hồ sơ và kéo dài thời hạn hiệu lực.
Có nên đưa chi phí bằng tiền vào góp ý về thủ tục không?
Nên, nếu bạn ước tính được một cách trung thực và nêu cách tính. Ví dụ số giờ chuẩn bị nhân với chi phí một giờ công, cộng chi phí đi lại, sao y, dịch vụ hỗ trợ nếu có. Con số có giả định rõ ràng giúp cơ quan soạn thảo so sánh với ước tính của họ.
Thời hạn giải quyết ghi trong dự thảo có chắc là thời hạn thật không?
Thời hạn trong dự thảo có thể thay đổi khi văn bản được thông qua và thực tế giải quyết còn phụ thuộc hồ sơ có hợp lệ ngay từ đầu không. Khi góp ý, bạn có thể đề nghị quy định rõ thời điểm bắt đầu tính thời hạn và hệ quả khi cơ quan quá hạn.