Chi phí tuân thủ là toàn bộ thời gian, tiền bạc và nguồn lực mà người dân, doanh nghiệp phải bỏ ra để làm đúng một quy định, không tính khoản thuế hay lệ phí nộp vào ngân sách. Nó gồm giờ công điền tờ khai, tiền mua thiết bị để đạt chuẩn, chi phí đào tạo nhân viên, cả những ngày chờ kết quả mà không được bán hàng. Khái niệm này xuất hiện trong hầu hết báo cáo đánh giá tác động của dự thảo, nhưng ít khi được giải thích cho người ngoài nghề.
Hiểu rõ chi phí tuân thủ gồm những gì giúp bạn làm hai việc: đọc phần ước tính chi phí trong hồ sơ dự thảo để biết người soạn đã tính đủ chưa, và chuẩn bị ngân sách cho doanh nghiệp mình khi một quy định sắp có hiệu lực. Bài phân loại các khoản thường gặp, chỉ ra khoản hay bị bỏ sót và giải thích vì sao cùng một quy định lại nặng nhẹ khác nhau với từng quy mô doanh nghiệp.
Chi phí tuân thủ khác gì thuế, phí và lệ phí
Khi nghe một quy định mới "tốn kém", người ta hay nghĩ ngay đến khoản phải nộp cho nhà nước. Trong phân tích chính sách, khoản thuế, phí, lệ phí thường được tách riêng vì đó là tiền chuyển từ người nộp sang ngân sách: người nộp mất, ngân sách được, tổng thể xã hội không mất đi nguồn lực đó. Chi phí tuân thủ thì khác: giờ công một kế toán dành để làm báo cáo là giờ công không dùng vào việc khác, không ai nhận được.
Sự phân biệt này có ý nghĩa thực tế khi bạn đọc dự thảo. Một quy định có thể không đặt thêm đồng lệ phí nào nhưng vẫn rất tốn kém vì bắt lưu hồ sơ dày, báo cáo dày hoặc đầu tư thiết bị. Ngược lại, một quy định có lệ phí cao nhưng thủ tục gọn có thể nhẹ hơn với doanh nghiệp. Khi góp ý, bạn nên nói rõ mình đang bàn về khoản nộp ngân sách hay về chi phí tuân thủ, vì hai loại do hai nhóm quy định khác nhau điều chỉnh.
Với lệ phí, bạn đối chiếu biểu phí, lệ phí hiện hành; ở đây không nêu mức cụ thể. Phần còn lại của bài tập trung vào chi phí tuân thủ theo nghĩa hẹp, vì đó là phần doanh nghiệp tự gánh và cũng là phần báo cáo đánh giá tác động hay ước tính thấp nhất.
Các nhóm chi phí tuân thủ thường gặp
Cách gọi tên giữa các tài liệu có khác nhau, nhưng phần lớn chi phí tuân thủ rơi vào sáu nhóm dưới đây. Ví dụ trong bảng là ví dụ giả định.
| Nhóm chi phí | Nội dung | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Chi phí hành chính, thông tin | Thời gian và tiền để tìm hiểu quy định, chuẩn bị hồ sơ, điền tờ khai, lưu trữ, báo cáo | Kế toán mất nửa ngày mỗi quý để lập báo cáo mới |
| Chi phí thực chất | Đầu tư để thật sự đạt chuẩn: thiết bị, cải tạo mặt bằng, thay đổi quy trình sản xuất | Xưởng phải lắp thêm hệ thống lọc bụi |
| Chi phí nhân sự và đào tạo | Tuyển người có chứng chỉ, cho nhân viên đi học, thời gian nhân viên nghỉ việc để học | Cửa hàng cử hai người đi tập huấn ba buổi |
| Chi phí chờ đợi | Doanh thu mất hoặc chậm vì phải chờ giấy phép, chờ kiểm tra, chờ thông quan | Sản phẩm mới chậm ra thị trường hai tháng |
| Chi phí do không chắc chắn | Tư vấn, thử nghiệm, làm hai phương án song song khi quy định chưa rõ hoặc chưa có hướng dẫn | Doanh nghiệp in hai mẫu bao bì vì chưa biết mẫu nào được chấp nhận |
| Chi phí chuyển đổi | Xử lý hàng tồn, vật tư, hợp đồng cũ không còn phù hợp quy định mới | Lô nhãn đã in trước không dùng được nữa |
Báo cáo đánh giá tác động thường tính tốt nhóm đầu tiên vì nó dễ đo bằng giờ công. Các nhóm sau, nhất là chi phí chờ đợi và chi phí do không chắc chắn, hay bị bỏ qua hoặc chỉ nhắc bằng một câu. Đó thường là chỗ góp ý của doanh nghiệp có giá trị nhất.
Một lần hay định kỳ, cố định hay theo quy mô
Chi phí một lần. Phát sinh khi bắt đầu áp dụng: mua thiết bị, sửa phần mềm, đào tạo lần đầu, làm lại bao bì. Khoản này có thể lớn nhưng chỉ chi một lần, nên khi so sánh người ta thường chia đều cho số năm sử dụng.
Chi phí định kỳ. Lặp lại hằng ngày, hằng tháng, hằng năm: lưu sổ, báo cáo, gia hạn giấy phép, kiểm định định kỳ. Khoản này nhỏ từng lần nhưng cộng dồn nhiều năm có khi vượt chi phí một lần.
Chi phí cố định. Không đổi theo quy mô: doanh nghiệp một người hay một trăm người đều phải lập cùng một bản báo cáo, mua cùng một phần mềm, cử ít nhất một người đi học.
Chi phí biến đổi. Tăng theo số sản phẩm, số giao dịch, số nhân viên: tem truy xuất cho từng món hàng, hồ sơ cho từng lao động.
Vì sao phải tách. Một quy định nặng về chi phí cố định sẽ đè lên doanh nghiệp nhỏ nhiều hơn. Một quy định nặng về chi phí định kỳ cần được hỏi về tần suất: báo cáo hằng quý có thật sự cần hay hằng năm là đủ. Tách loại giúp góp ý của bạn chỉ đúng vào chỗ có thể giảm.
Vì sao cùng một quy định lại nặng hơn với doanh nghiệp nhỏ
Ví dụ giả định: một quy định yêu cầu mọi cơ sở trong ngành phải có phần mềm quản lý kho kết nối với hệ thống của cơ quan quản lý, chi phí mua và cài đặt khoảng mười hai triệu đồng, chi phí duy trì khoảng bốn triệu đồng mỗi năm. Với một công ty doanh thu vài chục tỷ đồng, khoản này gần như không đáng kể. Với một hộ kinh doanh doanh thu một tỷ đồng mỗi năm và lợi nhuận khoảng một trăm triệu, khoản năm đầu đã chiếm khoảng mười sáu phần trăm lợi nhuận.
Hiện tượng này được gọi là gánh nặng luỹ thoái: tỷ lệ chi phí tuân thủ trên doanh thu giảm dần khi quy mô tăng. Nó không có nghĩa là quy định sai, nhưng là lý do chính đáng để đề xuất cách thiết kế khác cho nhóm nhỏ: ngưỡng áp dụng theo quy mô, lộ trình dài hơn, phương án thay thế rẻ hơn như ứng dụng miễn phí do cơ quan cung cấp, hoặc tần suất báo cáo thưa hơn.
Khi đọc báo cáo đánh giá tác động, bạn để ý xem có phần nào phân tích riêng cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, hộ kinh doanh hay không. Nếu báo cáo chỉ có chi phí trung bình cho một doanh nghiệp, hãy góp ý đề nghị tách theo nhóm quy mô và đưa ví dụ cụ thể từ trường hợp của bạn.
Những khoản hay bị bỏ sót khi ước tính
Dù là cơ quan soạn thảo hay chính doanh nghiệp tự tính, các khoản sau thường bị quên. Kiểm lại danh sách này trước khi chốt một con số.
- Thời gian của chủ doanh nghiệp để đọc, hiểu và quyết định cách làm. Ở doanh nghiệp nhỏ, chủ thường tự làm phần này và không ai tính giờ.
- Thời gian đi lại, chờ đợi ở nơi nộp hồ sơ, kể cả lần phải quay lại vì thiếu giấy.
- Chi phí sửa phần mềm, hợp đồng mẫu, biểu mẫu nội bộ, quy trình vận hành.
- Hàng tồn, bao bì, vật tư đã mua theo quy định cũ mà không dùng tiếp được.
- Chi phí thuê tư vấn hay dịch vụ hỗ trợ khi quy định mới mà nhân viên chưa quen. Bạn tính theo thực tế báo giá nhận được, không lấy mức cao nhất trên thị trường.
- Doanh thu bị chậm khi sản phẩm, dịch vụ phải chờ giấy phép hoặc kiểm định mới được bán.
- Chi phí xử lý khi hướng dẫn ra chậm: làm tạm theo một cách, sau đó phải sửa lại.
Không phải khoản nào cũng phát sinh với mọi doanh nghiệp. Mục đích của danh sách là để bạn tự hỏi từng dòng, ghi "có" hoặc "không", thay vì chỉ tính khoản dễ thấy nhất.
Người dân cũng gánh chi phí tuân thủ
Khái niệm chi phí tuân thủ hay được nói gắn với doanh nghiệp, nhưng người dân cũng gánh nó mỗi khi một quy định đặt ra việc phải làm: đăng ký, khai báo, xin xác nhận, cập nhật thông tin. Khác ở chỗ người dân không có kế toán hay pháp chế; thời gian bỏ ra là ngày nghỉ làm, tiền xe đi lại, có khi là tiền nhờ người viết hộ đơn.
Ví dụ giả định: một quy định yêu cầu chủ phương tiện cập nhật một loại thông tin định kỳ tại cơ quan tiếp nhận. Nếu chỉ nộp trực tiếp, mỗi người mất trung bình nửa ngày công cộng tiền đi lại; nhân với số người phải làm, tổng chi phí xã hội rất lớn dù từng người thấy nó nhỏ. Nếu cho phép cập nhật trực tuyến, phần lớn chi phí đó biến mất.
Khi đọc dự thảo có tác động tới người dân, bạn để ý ba điều: việc phải làm có tần suất ra sao, có làm được trực tuyến không, và người cao tuổi, người ở vùng xa, người không dùng điện thoại thông minh có cách làm thay thế không. Đây là những điểm góp ý cụ thể, không cần số liệu cấp quốc gia mà vẫn có giá trị.
Chi phí tuân thủ cần được đặt cạnh lợi ích
Biết tính chi phí không có nghĩa là mọi quy định tốn kém đều nên phản đối. Nhiều quy định tồn tại vì lợi ích của chúng lớn hơn chi phí: an toàn thực phẩm, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ dữ liệu khách hàng. Một doanh nghiệp tuân thủ tốt cũng được lợi trực tiếp khi tránh được sự cố, tranh chấp và mất uy tín.
Vì vậy, khi đưa chi phí tuân thủ vào góp ý, cách viết có trọng lượng nhất là công nhận mục tiêu, nêu chi phí cụ thể và đề xuất cách đạt cùng mục tiêu với chi phí thấp hơn. Cơ quan soạn thảo có thể không đồng ý, nhưng họ có thêm dữ liệu để cân nhắc, và trong báo cáo tiếp thu, giải trình thường phải nêu lý do nếu không tiếp thu.
Với doanh nghiệp, ước tính chi phí tuân thủ còn là công cụ quản trị nội bộ. Biết trước một quy định sắp có hiệu lực sẽ tốn bao nhiêu giúp bạn đưa vào kế hoạch tài chính, tính lại giá bán nếu cần và chọn thời điểm đầu tư hợp lý thay vì làm gấp vào phút cuối với giá cao hơn.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí tuân thủ có tính cả tiền phạt khi vi phạm không?
Thông thường không. Tiền phạt là hệ quả của việc không tuân thủ, còn chi phí tuân thủ là cái giá để làm đúng. Tuy vậy, khi phân tích rủi ro, doanh nghiệp vẫn nên đặt hai khoản cạnh nhau để thấy làm đúng ngay từ đầu thường rẻ hơn.
Doanh nghiệp đã làm sẵn một việc thì có tính vào chi phí tuân thủ mới không?
Không nên tính phần đã làm sẵn trước khi có quy định. Chỉ tính phần tăng thêm do quy định mới gây ra. Ví dụ bạn vốn đã lưu hoá đơn nhập hàng, quy định mới chỉ bắt thêm một bước phân loại, thì chi phí là thời gian cho bước phân loại đó.
Làm sao quy thời gian thành tiền cho đúng?
Cách phổ biến là lấy tổng chi phí trả cho một người trong tháng, gồm lương và các khoản đóng theo lương, chia cho số giờ làm việc. Với chủ doanh nghiệp tự làm, có thể dùng mức chi phí thuê một người làm tương đương. Điều quan trọng là ghi rõ cách bạn quy đổi.
Có tài liệu nào hướng dẫn tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính không?
Có. Việc tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trong quá trình soạn thảo được hướng dẫn bằng văn bản riêng về kiểm soát thủ tục hành chính, kèm biểu mẫu. Văn bản này đã được sửa đổi nhiều lần, nên bạn tra phiên bản hiện hành trên cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật trước khi dùng.
Chi phí tuân thủ cao có phải lý do để không thi hành quy định?
Không. Khi quy định đã có hiệu lực, nghĩa vụ tuân thủ đặt ra bất kể chi phí. Chi phí tuân thủ là lập luận để góp ý khi văn bản còn là dự thảo, hoặc để kiến nghị sửa đổi qua kênh chính thức khi văn bản đang áp dụng.
Hộ kinh doanh có cần tính chi phí tuân thủ không?
Rất nên, dù chỉ ở mức ước lượng. Hộ kinh doanh thường không có người chuyên làm giấy tờ nên chi phí rơi vào thời gian của chủ hộ. Biết con số giúp bạn chuẩn bị trước và có dữ liệu cụ thể khi góp ý qua hội, hiệp hội ngành nghề.