Một bản góp ý dự thảo gửi đi nhân danh doanh nghiệp là văn bản chính thức của công ty, giống như một công văn gửi cơ quan nhà nước. Vì vậy nó cần qua một quy trình nội bộ rõ ràng: ai được đề xuất góp ý, ai soạn, ai duyệt nội dung, ai ký, gửi qua kênh nào và lưu ở đâu. Thiếu quy trình, doanh nghiệp dễ gặp cảnh hai bộ phận gửi hai ý kiến ngược nhau, hoặc một nhân viên tự gửi góp ý mang tên công ty mà lãnh đạo không biết.
Bài này giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ dựng một quy trình gọn, có thể viết thành một trang quy chế. Phần theo dõi dự thảo, số liệu tác động và tóm tắt cho ban giám đốc được bàn trong các bài khác của trang; ở đây tập trung vào khâu từ lúc quyết định góp ý đến lúc văn bản được gửi và lưu.
Vì sao cần quy trình riêng cho việc góp ý
Góp ý dự thảo khác với một email trao đổi công việc. Nội dung thể hiện quan điểm chính thức của doanh nghiệp về một chính sách công, có thể được tổng hợp, trích dẫn, đôi khi được báo chí nhắc tới. Một câu chữ thiếu cân nhắc có thể ảnh hưởng tới quan hệ với cơ quan quản lý, với đối tác, hay với chính người lao động của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, nhiều bộ phận có thể bị cùng một dự thảo chạm tới nhưng theo những cách khác nhau. Bộ phận kinh doanh muốn nới điều kiện, bộ phận sản xuất lo về chi phí thiết bị, bộ phận nhân sự quan tâm tới quyền lợi người lao động. Nếu mỗi bên tự gửi ý kiến, doanh nghiệp nói nhiều giọng và có khi tự mâu thuẫn.
Quy trình cũng bảo vệ người làm. Nhân viên được giao soạn góp ý biết rõ phạm vi mình được quyết, biết phải trình ai, và không phải một mình chịu trách nhiệm nếu nội dung bị phản hồi không tốt. Với lãnh đạo, quy trình là cách bảo đảm không có văn bản nào nhân danh công ty được gửi đi mà mình không biết.
Phân vai trong quy trình
Tên gọi có thể khác tuỳ doanh nghiệp, nhưng các vai sau nên được xác định rõ:
| Vai | Ai thường đảm nhận | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Người đề xuất | Người phụ trách theo dõi dự thảo, trưởng bộ phận chịu tác động | Báo có dự thảo cần cân nhắc góp ý, nêu lý do |
| Người quyết định có góp ý không | Giám đốc hoặc người được uỷ quyền | Quyết định góp ý, không góp ý, hay chỉ chuyển cho hiệp hội |
| Người soạn | Pháp chế, hoặc người hiểu nghiệp vụ nhất | Viết bản góp ý, gom số liệu, lấy ý kiến các bộ phận |
| Người góp ý nội bộ | Trưởng các bộ phận liên quan | Kiểm nội dung thuộc mảng mình, số liệu có đúng không |
| Người duyệt và ký | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền | Duyệt nội dung cuối, ký văn bản |
| Người gửi và lưu | Hành chính, văn thư | Gửi đúng kênh, đúng hạn, lưu bản gửi và bằng chứng gửi |
Ở doanh nghiệp nhỏ, một người có thể giữ nhiều vai, chẳng hạn giám đốc vừa quyết định vừa ký, kế toán vừa soạn vừa gửi. Điều quan trọng là có ít nhất hai người cùng xem nội dung trước khi gửi.
Các bước từ quyết định đến gửi đi
Một trình tự mẫu, điều chỉnh theo quy mô:
- Đề xuất. Người theo dõi dự thảo gửi đề xuất ngắn: dự thảo nào, điều khoản nào ảnh hưởng, hạn góp ý, kiến nghị có nên góp ý không.
- Quyết định. Người có thẩm quyền chọn một trong ba hướng: góp ý trực tiếp, chuyển ý kiến cho hiệp hội, hoặc chỉ theo dõi và chuẩn bị tuân thủ.
- Soạn bản nháp. Người soạn viết bản góp ý theo cấu trúc: giới thiệu, ý kiến theo từng điều khoản, đề xuất câu chữ, số liệu kèm theo.
- Lấy ý kiến nội bộ. Gửi bản nháp cho các bộ phận liên quan, đặt hạn phản hồi rõ ràng, thường chỉ vài ngày.
- Hoàn thiện và trình duyệt. Người soạn tổng hợp phản hồi, xử lý chỗ mâu thuẫn, trình người ký kèm ghi chú các điểm còn khác ý.
- Ký và gửi. Ký theo đúng thẩm quyền, gửi qua kênh cơ quan soạn thảo thông báo trong thời hạn.
- Lưu và báo lại. Lưu hồ sơ, thông báo cho các bộ phận đã tham gia rằng góp ý đã gửi.
Thẩm quyền ký và hình thức văn bản
Ai ký. Văn bản gửi nhân danh doanh nghiệp thường do người đại diện theo pháp luật ký, hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản. Kiểm điều lệ và quy chế nội bộ của doanh nghiệp để biết ai được ký loại văn bản này.
Hình thức. Góp ý gửi qua cổng thông tin điện tử thường theo biểu mẫu có sẵn trên cổng. Góp ý bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử nên có tiêu đề rõ, số văn bản nội bộ, ngày, chữ ký và dấu hoặc chữ ký số theo cách doanh nghiệp vẫn dùng khi gửi cơ quan nhà nước.
Tên người liên hệ. Ghi chức danh và bộ phận đầu mối để cơ quan soạn thảo có thể hỏi lại, tránh để thông tin cá nhân không cần thiết.
Một giọng duy nhất. Nếu doanh nghiệp vừa gửi góp ý trực tiếp vừa chuyển ý kiến qua hiệp hội, nội dung hai bên phải thống nhất. Người soạn nên giữ cả hai bản để đối chiếu.
Lưu hồ sơ: gồm những gì và giữ bao lâu
Hồ sơ góp ý nên đủ để một người không tham gia, đọc lại sau một năm, vẫn hiểu doanh nghiệp đã nói gì và vì sao. Tối thiểu gồm: bản dự thảo đã đọc kèm ngày đăng, đề xuất và quyết định góp ý, bản nháp có ý kiến các bộ phận, bản cuối đã ký, bằng chứng đã gửi như xác nhận trên cổng hoặc biên nhận, bảng số liệu và cách tính.
Với góp ý gửi qua cổng thông tin điện tử, nên chụp lại hoặc lưu bản nội dung đã nhập trước khi bấm gửi, vì nhiều cổng không gửi lại bản sao cho người góp ý.
Nên lưu theo từng dự thảo, đặt tên thư mục theo tên dự thảo và năm. Khi cơ quan soạn thảo đăng bản dự thảo mới hoặc báo cáo tiếp thu, giải trình, bổ sung vào cùng thư mục để thấy được ý kiến của mình đi tới đâu.
Thời gian lưu nên ít nhất tới khi văn bản được ban hành và đã áp dụng một thời gian, vì hồ sơ này hữu ích khi doanh nghiệp muốn kiến nghị sửa quy định sau này, hoặc khi cần giải thích với đối tác, cổ đông về lập trường của doanh nghiệp.
Lỗi hay gặp trong quy trình nội bộ
Những lỗi sau thường xuất hiện ở doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc có mà không dùng:
- Nhân viên tự gửi góp ý qua cổng thông tin bằng tên công ty mà không qua duyệt.
- Hạn phản hồi nội bộ không rõ, bản nháp nằm chờ ở một bộ phận đến sát hạn.
- Người ký không đọc kỹ, ký theo tin tưởng, sau đó không đồng ý với nội dung đã gửi.
- Gửi góp ý qua email cá nhân, không có bằng chứng gửi chính thức.
- Không lưu bản cuối, chỉ lưu bản nháp, đến khi cần không biết bản nào đã gửi.
- Góp ý trực tiếp và góp ý qua hiệp hội mâu thuẫn nhau vì hai người khác nhau phụ trách.
Phần lớn các lỗi này được tránh chỉ bằng một trang quy chế và một bảng theo dõi ghi rõ trạng thái từng bản góp ý: đang soạn, đang lấy ý kiến, chờ ký, đã gửi.
Một trang quy chế góp ý dự thảo nên có gì
Không cần văn bản dài. Một trang quy chế đủ dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gồm các điểm sau, ghi ngắn gọn:
- Phạm vi: áp dụng cho mọi góp ý dự thảo văn bản pháp luật gửi nhân danh doanh nghiệp, trực tiếp hoặc qua hiệp hội.
- Đầu mối: tên chức danh người giữ bảng theo dõi dự thảo và điều phối quy trình.
- Thẩm quyền: ai quyết định có góp ý, ai ký, trường hợp nào được uỷ quyền cho người khác.
- Thời hạn nội bộ: hạn phản hồi của các bộ phận, tính ngược từ hạn của cơ quan soạn thảo.
- Nguyên tắc nội dung: số liệu phải có nguồn, không đưa thông tin cá nhân, không đưa bí mật kinh doanh ở dạng chi tiết.
- Nguyên tắc ứng xử: chỉ qua kênh chính thức, không quà tặng hay lợi ích cho người soạn thảo văn bản liên quan.
- Phát ngôn: ai được trả lời báo chí, hội thảo về các góp ý đã gửi.
- Lưu hồ sơ: nơi lưu, thành phần hồ sơ, người chịu trách nhiệm.
Quy chế này nên được người có thẩm quyền ban hành theo đúng cách doanh nghiệp vẫn ban hành quy chế nội bộ khác, và gửi cho trưởng các bộ phận để ai cũng biết đường đi khi có dự thảo ảnh hưởng tới mảng của mình.
Phát ngôn bên ngoài sau khi đã gửi góp ý
Đôi khi sau khi góp ý, doanh nghiệp được báo chí hỏi quan điểm, hoặc được mời phát biểu tại hội thảo. Quy chế nên ghi rõ ai được phát ngôn về chủ đề này và phát ngôn phải thống nhất với văn bản đã gửi. Nhân viên được hỏi trên mạng xã hội hoặc trong các nhóm trao đổi nên được nhắc không nói thay doanh nghiệp.
Nếu quan điểm của doanh nghiệp thay đổi sau khi có thêm thông tin, chẳng hạn khi cơ quan soạn thảo đã giải trình hợp lý, doanh nghiệp có thể gửi văn bản bổ sung qua cùng kênh. Thay đổi quan điểm có căn cứ là điều bình thường; điều nên tránh là nói một đằng trong văn bản và một nẻo khi phát ngôn.
Cuối cùng, nên rà lại quy trình mỗi năm một lần, nhất là sau một dự thảo lớn: bước nào bị tắc, ai cần được thêm vào, thời hạn nội bộ có thực tế không. Quy trình tốt là quy trình được dùng, không phải quy trình đẹp trên giấy.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có được tự góp ý dự thảo bằng tên cá nhân không?
Được. Mỗi công dân có quyền góp ý dự thảo với tư cách cá nhân. Điều cần tránh là góp ý cá nhân nhưng ghi tên doanh nghiệp, hoặc để người đọc hiểu nhầm đó là quan điểm chính thức của công ty.
Ai nên ký văn bản góp ý dự thảo của doanh nghiệp?
Thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản. Kiểm điều lệ và quy chế nội bộ để xác định đúng người có thẩm quyền ký loại văn bản gửi cơ quan nhà nước.
Góp ý qua cổng thông tin có cần duyệt nội bộ như văn bản giấy không?
Nên có. Góp ý qua cổng thông tin điện tử nhân danh doanh nghiệp vẫn là quan điểm chính thức của công ty. Nội dung nên được duyệt như văn bản giấy, và người gửi nên lưu lại bản đã nhập cùng xác nhận gửi.
Thời hạn ngắn thì có bỏ bước lấy ý kiến nội bộ được không?
Có thể rút gọn, nhưng không nên bỏ hẳn. Ít nhất một người thứ hai, thường là trưởng bộ phận chịu tác động, nên đọc bản cuối trước khi ký để tránh sai số liệu hoặc mâu thuẫn với quan điểm của bộ phận.
Đã gửi góp ý rồi muốn sửa thì làm thế nào?
Gửi văn bản bổ sung hoặc đính chính qua cùng kênh, trong thời hạn lấy ý kiến nếu còn, ghi rõ văn bản này thay thế hoặc bổ sung cho văn bản trước. Lưu cả hai bản trong hồ sơ.