Một kiến nghị sửa quy định đang có hiệu lực có lợi thế mà góp ý dự thảo không có: quy định đã chạy, nên vướng mắc có thể được đo bằng số lần hồ sơ bị trả, số ngày chờ, số tiền phát sinh. Cơ quan nhận kiến nghị cũng thường hỏi lại đúng những con số đó. Không có chúng, kiến nghị dễ được trả lời bằng một câu chung là "sẽ nghiên cứu khi sửa đổi".
Bài này hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh và bộ phận pháp chế cách dựng hồ sơ từ việc thường ngày: lập nhật ký vướng mắc, tính chi phí tuân thủ thật, gom thêm trường hợp tương tự, bảo vệ thông tin nhạy cảm, rồi biến tất cả thành một văn bản kiến nghị gọn. Các con số trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Vì sao hồ sơ kiến nghị cần dữ liệu từ chính việc áp dụng
Khi văn bản còn là dự thảo, người góp ý chỉ có thể dự đoán tác động. Khi văn bản đã có hiệu lực, tác động đã xảy ra và để lại dấu vết: giấy hẹn trả kết quả, văn bản yêu cầu bổ sung, hoá đơn chi phí, bảng chấm công của người đi làm thủ tục. Những dấu vết này có sức thuyết phục cao hơn mọi lập luận, vì cơ quan nhận có thể tự kiểm chứng.
Dữ liệu từ việc áp dụng còn giúp phân biệt vấn đề nằm ở đâu. Nếu cùng một quy định mà hồ sơ ở nơi này được nhận, nơi kia bị trả, vấn đề có thể là cách hiểu không thống nhất, cần hướng dẫn chứ chưa chắc cần sửa văn bản. Nếu hồ sơ ở mọi nơi đều tốn kém như nhau, vấn đề nằm ở chính quy định. Chỉ có ghi chép đều đặn mới cho bạn thấy sự khác biệt đó.
Cuối cùng, dữ liệu giúp bạn tự kiểm tra. Có những vướng mắc tưởng lớn nhưng khi đếm lại chỉ xảy ra một lần do nhầm lẫn. Có những vướng mắc tưởng nhỏ nhưng cộng cả năm thành một khoản đáng kể. Hồ sơ trung thực là hồ sơ ghi cả hai loại.
Mẫu cột cho một nhật ký vướng mắc
Nhật ký có thể là một bảng tính đơn giản, mỗi dòng là một lần vướng. Các cột nên có:
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày phát sinh vướng mắc | Cho thấy tần suất và xu hướng theo thời gian |
| Việc | Thủ tục hay nghiệp vụ đang làm | Gom các lần vướng cùng một việc |
| Điều khoản | Tên văn bản và điều khoản gây vướng | Kiến nghị phải trỏ đúng chỗ |
| Chuyện gì xảy ra | Mô tả ngắn: bị trả, bị yêu cầu thêm, phải làm lại | Làm ví dụ cụ thể trong kiến nghị |
| Nơi xảy ra | Cơ quan tiếp nhận, địa bàn | Phát hiện khác biệt giữa các nơi áp dụng |
| Thời gian mất | Số giờ công, số ngày chờ | Tính chi phí tuân thủ |
| Tiền phát sinh | Phí, chi phí đi lại, chi phí dịch vụ phụ trợ | Tính chi phí tuân thủ |
| Chứng từ | Tên tệp lưu giấy hẹn, văn bản yêu cầu, hoá đơn | Để kiểm chứng khi cần |
| Kết quả | Đã xong, còn vướng, bỏ cuộc | Cho thấy hậu quả cuối cùng |
Nhật ký nên được ghi ngay khi sự việc xảy ra, không phải nhớ lại vào cuối năm. Một người trong doanh nghiệp được giao giữ nhật ký, mọi người khác gặp vướng thì báo lại cho người đó.
Tính chi phí tuân thủ thực tế: một ví dụ giả định
Giả sử một cơ sở sản xuất nhỏ ở Thái Nguyên phải nộp một loại báo cáo định kỳ theo một quy định đang áp dụng. Theo nhật ký sáu tháng, mỗi lần nộp mất trung bình 6 giờ công của kế toán để tổng hợp, 2 giờ đi lại để nộp bản giấy, và có 2 trong 6 lần bị yêu cầu bổ sung vì cách hiểu biểu mẫu khác nhau, mỗi lần bổ sung mất thêm 4 giờ. Tất cả là ví dụ giả định.
Tổng thời gian sáu tháng là 6 lần nhân 8 giờ cộng 2 lần nhân 4 giờ, tức 56 giờ công. Nếu chi phí một giờ công của kế toán (gồm lương và các khoản theo lương) là một con số X mà doanh nghiệp tự tính, thì chi phí nửa năm là 56X; nhân đôi lên cho cả năm. Cộng thêm chi phí đi lại, in ấn. Đó là con số thật của riêng bạn, có chứng từ đi kèm.
Con số này mạnh nhất khi đi cùng một đề xuất cụ thể. Ví dụ, nếu báo cáo được nộp trực tuyến và biểu mẫu được hướng dẫn rõ, phần đi lại mất hẳn và phần bổ sung giảm đáng kể; bạn ước tính phần tiết kiệm được và ghi rõ đó là ước tính. Cơ quan nhận kiến nghị có thể không chấp nhận con số của bạn, nhưng họ thấy được cách bạn tính, và có thể yêu cầu dữ liệu thêm từ nhiều doanh nghiệp khác.
Gom thêm trường hợp tương tự mà không làm sai lệch dữ liệu
Một doanh nghiệp đơn lẻ dễ bị coi là trường hợp cá biệt. Nếu bạn biết những doanh nghiệp cùng ngành, cùng địa bàn cũng gặp vướng, có thể đề nghị họ ghi theo cùng mẫu nhật ký trong một khoảng thời gian, rồi tổng hợp lại. Hiệp hội ngành nghề, câu lạc bộ doanh nghiệp, nhóm các hộ kinh doanh cùng chợ là những nơi dễ triển khai việc này.
Khi gom, cần giữ nguyên tắc trung thực: ghi rõ có bao nhiêu đơn vị tham gia, ghi trong khoảng thời gian nào, có đơn vị nào không gặp vướng không. Một bảng tổng hợp cho thấy 8 trên 12 cơ sở gặp vướng đáng tin hơn nhiều so với câu "đa số doanh nghiệp phản ánh". Đơn vị không gặp vướng cũng là dữ liệu: có thể họ được cơ quan tiếp nhận hướng dẫn khác, và đó là manh mối về cách hiểu không thống nhất.
Tránh việc đưa ra các con số lớn không có nguồn, như ước lượng cho cả nước dựa trên vài trường hợp. Nếu muốn nói về phạm vi ảnh hưởng, hãy dựa trên số liệu công khai về số doanh nghiệp trong ngành và ghi rõ đó là phép suy rộng có giả định.
Bảo vệ thông tin khi nộp hồ sơ kiến nghị
Hồ sơ kiến nghị có thể được chuyển qua nhiều cơ quan, có khi được công bố trong báo cáo tổng hợp. Trước khi gửi, bạn nên:
- Che hoặc bỏ thông tin cá nhân của khách hàng, người lao động, trừ khi việc đó cần thiết và có sự đồng ý.
- Không đưa số liệu doanh thu, giá vốn, danh sách khách hàng nếu không cần cho lập luận; dùng tỷ lệ hoặc khoảng thay cho con số tuyệt đối.
- Ghi chú rõ phần thông tin nào là bí mật kinh doanh, đề nghị không công khai.
- Không đính kèm nguyên văn thư từ trao đổi có tên cán bộ cụ thể; kiến nghị nhắm vào quy định, không nhắm vào người.
- Giữ bản gốc chứng từ tại doanh nghiệp, chỉ gửi bản sao hoặc bản tóm tắt.
Che thông tin không làm hồ sơ yếu đi nếu bạn giữ lại được cấu trúc của dữ liệu: ngày, việc, điều khoản, thời gian, chi phí. Người đọc kiến nghị cần biết vướng ở đâu và tốn bao nhiêu, không cần biết khách hàng của bạn là ai. Nếu cơ quan cần kiểm chứng sâu hơn, họ có thể đề nghị làm việc trực tiếp, và lúc đó bạn quyết định cung cấp thêm những gì trong phạm vi cần thiết.
Biến nhật ký thành một văn bản kiến nghị gọn
Hồ sơ dữ liệu có thể dày, nhưng văn bản kiến nghị nên ngắn, phần dữ liệu để ở phụ lục. Thứ tự gợi ý:
- Một đoạn mở: quy định nào, của văn bản nào, đang gây vướng gì, bạn đề nghị gì.
- Mô tả vướng mắc bằng một hai ví dụ cụ thể lấy từ nhật ký, có ngày và kết quả.
- Bảng tóm tắt số liệu: số lần vướng, thời gian mất, chi phí phát sinh, trong khoảng thời gian nào, bao nhiêu đơn vị.
- Phân tích nguyên nhân: do câu chữ, do biểu mẫu, do cách áp dụng không thống nhất, hay do chính yêu cầu.
- Đề xuất cụ thể và ước tính lợi ích của đề xuất, ghi rõ là ước tính.
- Phụ lục: nhật ký đã che thông tin nhạy cảm, bản sao chứng từ tiêu biểu.
Phần chính của văn bản nên đọc xong trong vài phút; ai cần kiểm tra thì lật phụ lục. Một mẹo nhỏ là viết đoạn mở cuối cùng, sau khi đã có số liệu và đề xuất, để đoạn đó tóm đúng những gì phần dưới chứng minh được. Trước khi gửi, nhờ một người không làm trong ngành đọc thử: nếu họ nói lại được vấn đề và đề xuất bằng lời của mình, văn bản đã đủ rõ.
Những lỗi làm hồ sơ yếu đi
Chỉ có cảm nhận, không có số. Câu "thủ tục rất mất thời gian" không cho người đọc biết mất bao nhiêu và so với cái gì.
Số liệu không có nguồn. Con số đẹp mà không có chứng từ hay cách tính đi kèm dễ bị gạt sang một bên.
Trộn nhiều vấn đề trong một văn bản. Năm quy định khác nhau trong cùng một kiến nghị khiến văn bản phải chuyển cho năm nơi, và thường không nơi nào trả lời đủ.
Giấu phần không có lợi. Bỏ qua những lần làm thủ tục suôn sẻ làm hồ sơ mất tin cậy nếu cơ quan đối chiếu dữ liệu của họ.
Thiếu đề xuất. Hồ sơ chỉ nêu khó khăn mà không nói muốn sửa thành thế nào buộc người nhận tự nghĩ phương án, và họ có thể nghĩ khác bạn.
Đề xuất chỉ có lợi cho riêng mình. Đề nghị miễn một nghĩa vụ cho riêng loại hình của bạn mà không giải thích mục tiêu quản lý của quy định sẽ được bảo đảm bằng cách nào khác thì khó được tiếp thu. Đề xuất mạnh là đề xuất giữ được mục tiêu của quy định với chi phí thấp hơn.
Gửi quá muộn. Dữ liệu của hai ba năm trước, khi quy định đã được sửa một lần, có thể không còn phản ánh đúng tình hình. Hồ sơ nên dựa trên khoảng thời gian gần nhất và nói rõ văn bản đang áp dụng là bản nào.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp rất nhỏ, không có pháp chế thì có cần lập nhật ký vướng mắc không?
Nên có, dù chỉ là một bảng tính vài cột do chủ cơ sở hoặc kế toán ghi. Nhật ký đơn giản vẫn đủ để có ví dụ cụ thể và con số thời gian, chi phí khi cần kiến nghị, và giúp bạn tự nhìn ra việc nào tốn công nhất.
Nên ghi nhật ký trong bao lâu mới đủ để kiến nghị?
Không có mốc bắt buộc. Với thủ tục làm hằng tháng, ba đến sáu tháng thường đủ thấy xu hướng. Với thủ tục làm mỗi năm một lần, bạn có thể dùng dữ liệu một hai lần gần nhất kèm chứng từ, và nói rõ số lần ít.
Có nên ghi tên cán bộ đã trả hồ sơ vào kiến nghị không?
Không nên trong kiến nghị sửa quy định, vì mục tiêu là sửa văn bản, không phải xử lý người. Nếu bạn cho rằng cán bộ làm sai quy định, đó là việc phản ánh hoặc khiếu nại theo kênh riêng, với thủ tục riêng.
Cách tính chi phí giờ công cho kiến nghị thế nào cho hợp lý?
Lấy tổng chi phí trả cho người làm việc đó trong một tháng, gồm lương và các khoản theo lương, chia cho số giờ làm việc trong tháng. Ghi rõ cách tính trong phụ lục để người đọc tự kiểm và điều chỉnh nếu muốn.
Gom số liệu từ các doanh nghiệp khác có vi phạm gì không?
Không, nếu các doanh nghiệp tự nguyện cung cấp, bạn chỉ dùng cho mục đích kiến nghị và bảo vệ thông tin nhạy cảm. Nên thống nhất trước cách trình bày, tránh công bố số liệu riêng của từng đơn vị mà chưa được đồng ý.
Hồ sơ kiến nghị có dữ liệu tốt thì có chắc được sửa quy định không?
Không chắc. Cơ quan ban hành còn cân nhắc nhiều mục tiêu quản lý khác. Nhưng hồ sơ có dữ liệu thường nhận được câu trả lời cụ thể hơn, và hay được dùng lại khi văn bản được đưa vào rà soát hoặc sửa đổi.