Từ ngày 1/7/2025, chính quyền địa phương còn hai cấp: tỉnh và xã (gồm xã, phường, đặc khu). HĐND và UBND cấp xã vẫn có thể ban hành văn bản quy phạm, nhưng chỉ trong phạm vi luật giao, hẹp hơn nhiều so với tỉnh. Phần lớn giấy tờ người dân nhận từ xã, phường là thông báo, kế hoạch, quyết định cá biệt, không phải văn bản quy phạm.
Việc phân biệt này quan trọng vì mỗi loại văn bản mở ra một cách phản ứng khác. Văn bản quy phạm của xã phải được lấy ý kiến khi còn là dự thảo; kế hoạch và thông báo thì không đi theo quy trình đó nhưng vẫn có những kênh để cư dân nêu ý kiến. Bài này giúp bạn nhận diện loại văn bản, biết nơi xã thường công khai, và cách góp ý sao cho cán bộ xã có thể tiếp thu. Phạm vi thẩm quyền chi tiết của cấp xã đã được sửa đổi trong năm 2025, bạn đối chiếu bản luật hiện hành khi cần trích dẫn.
Sau sắp xếp, xã và phường làm thêm những việc gì
Khi bỏ cấp trung gian, rất nhiều việc trước đây do cấp huyện cũ làm đã chuyển về xã, phường: tiếp nhận nhiều loại hồ sơ đất đai, xây dựng nhà ở riêng lẻ, đăng ký hộ kinh doanh, một phần quản lý trật tự đô thị, giáo dục mầm non và tiểu học trên địa bàn. Xã, phường sau sắp xếp cũng lớn hơn trước về diện tích và dân số, vì nhiều đơn vị cũ được nhập lại.
Hệ quả là nhiều quy định thực tế chạm tới đời sống người dân giờ được tổ chức thực hiện ngay ở xã. Phần lớn nội dung vẫn nằm trong văn bản của trung ương và của tỉnh; xã chủ yếu tổ chức thi hành. Nhưng cách tổ chức đó, như lịch tiếp nhận hồ sơ, khu vực được bày bán, thời gian thu gom rác, lại được quyết định bằng kế hoạch, thông báo hoặc quyết định của UBND xã, và người dân cảm nhận rõ nhất ở tầng này.
Vì xã mới ghép từ nhiều xã cũ, trong một thời gian các thôn, tổ dân phố còn quen cách làm cũ của đơn vị mình. Đây là giai đoạn văn bản của xã được ban hành nhiều để thống nhất cách làm. Theo dõi sát trong giai đoạn này giúp bạn không bất ngờ khi một thói quen cũ bỗng không còn được áp dụng.
Các loại văn bản bạn hay nhận từ xã, phường
Bảng dưới phân loại theo tính chất. Tên gọi cụ thể có thể khác giữa các nơi; điều cần nhìn là văn bản đặt ra quy tắc chung hay chỉ giải quyết một việc.
| Loại văn bản | Ví dụ thường gặp | Có phải văn bản quy phạm | Cách nêu ý kiến |
|---|---|---|---|
| Nghị quyết quy phạm của HĐND xã | Quy định một vấn đề mà luật giao cho cấp xã | Có | Góp ý dự thảo khi xã lấy ý kiến; qua đại biểu HĐND xã |
| Quyết định quy phạm của UBND xã | Quy định chi tiết việc được giao trên địa bàn | Có | Góp ý dự thảo; phản ánh khi áp dụng |
| Kế hoạch | Kế hoạch ra quân trật tự đô thị, kế hoạch thu gom rác | Không | Phản ánh qua tổ dân phố, thôn, hội nghị cư dân |
| Thông báo | Thông báo lịch tiếp dân, lịch cắt điện, lịch nộp hồ sơ | Không | Hỏi lại bộ phận một cửa hoặc cán bộ phụ trách |
| Quyết định cá biệt | Quyết định xử phạt, cấp phép, công nhận cho một người | Không | Khiếu nại hoặc khởi kiện theo quy định |
| Hương ước, quy ước thôn | Quy ước của thôn, tổ dân phố | Không, là thoả thuận cộng đồng | Góp ý khi thôn, tổ dân phố họp bàn |
Phần lớn sự khó chịu của người dân thường đến từ kế hoạch và thông báo, vì chúng thay đổi nhanh. Với loại này, góp ý sớm qua tổ dân phố, thôn hoặc đại biểu HĐND xã hiệu quả hơn chờ văn bản được ban hành.
Xã thường công khai văn bản ở đâu
Bảng niêm yết tại trụ sở UBND xã, phường. Đây vẫn là kênh truyền thống và nhiều nơi bắt buộc phải niêm yết. Sau sắp xếp, trụ sở mới có thể nằm ở xã cũ khác; nhiều nơi giữ thêm điểm tiếp nhận ở trụ sở cũ.
Nhà văn hoá thôn, tổ dân phố. Văn bản ảnh hưởng tới một khu dân cư thường được dán ở nhà văn hoá hoặc đọc tại buổi họp thôn, tổ. Trưởng thôn, tổ trưởng là người nắm sớm nhất.
Trang thông tin điện tử của xã, phường. Nhiều xã có trang riêng hoặc chuyên mục trên cổng thông tin của tỉnh. Mức độ cập nhật không đều; có nơi đăng đầy đủ, có nơi chỉ đăng tin hoạt động.
Hệ thống loa truyền thanh cơ sở và nhóm nhắn tin của khu dân cư. Các nơi vẫn dùng loa để đọc thông báo. Nhiều tổ dân phố có nhóm nhắn tin riêng; đây là kênh nhanh nhưng không chính thức, nên khi cần căn cứ bạn vẫn xin văn bản gốc.
Bộ phận một cửa. Thông báo về thủ tục, thời gian tiếp nhận, giấy tờ cần nộp thường dán ở bộ phận một cửa. Cán bộ ở đây trả lời được câu hỏi về cách làm, nhưng không phải nơi tiếp nhận góp ý chính sách.
Văn bản quy phạm của cấp xã: phạm vi hẹp, cần đọc kỹ căn cứ
Theo nguyên lý của luật về ban hành văn bản, HĐND và UBND cấp xã chỉ ban hành văn bản quy phạm để quy định những vấn đề được luật, nghị quyết của Quốc hội giao, và trong một số trường hợp là biện pháp thi hành trên địa bàn. Không có chuyện xã tự đặt ra một khoản thu mới, một điều kiện kinh doanh mới hay một thủ tục hành chính riêng.
Vì vậy, khi gặp một dự thảo văn bản quy phạm của xã, việc đầu tiên vẫn là đọc phần căn cứ: xã đang làm theo điều khoản nào giao cho cấp xã. Nếu dự thảo không dẫn được căn cứ cụ thể, hoặc nội dung đi xa hơn điều khoản đó, bạn có cơ sở để góp ý. Cán bộ soạn thảo ở cấp xã thường kiêm nhiều việc, nên một góp ý chỉ đúng chỗ, lịch sự và có căn cứ thường được đón nhận.
Trình tự cơ bản giống cấp tỉnh nhưng gọn hơn: UBND xã giao bộ phận soạn thảo, lấy ý kiến người chịu tác động, có ý kiến về tính hợp pháp theo phân công, rồi trình HĐND xã xem xét nếu là nghị quyết. Hình thức lấy ý kiến hay dùng ở cấp xã là niêm yết, gửi qua thôn, tổ dân phố, tổ chức hội nghị, kết hợp Mặt trận và các đoàn thể. Thời hạn và cách thức cụ thể bạn xem trong thông báo lấy ý kiến của xã.
Góp ý một dự thảo của xã: cách làm cho người bận rộn
Nếu khu dân cư của bạn sắp chịu một quy định mới của xã, có thể làm theo trình tự sau. Mỗi bước không mất nhiều thời gian.
- Xin hoặc chụp lại toàn văn dự thảo tại nơi niêm yết, hoặc tải từ trang của xã; ghi lại ngày hết hạn góp ý.
- Hỏi tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn xem khu dân cư có họp bàn về dự thảo không và ai tổng hợp ý kiến.
- Đọc phần áp dụng cho khu vực mình, ghi lại một hai điểm cụ thể gây khó trong sinh hoạt hoặc buôn bán.
- Viết góp ý ngắn trên một trang: nêu điều khoản, mô tả ảnh hưởng thực tế, đề xuất cách sửa.
- Gửi trực tiếp tại bộ phận được ghi trong thông báo, qua tổ dân phố hoặc qua đại biểu HĐND xã; xin xác nhận đã nhận nếu nộp giấy.
- Sau khi văn bản được ban hành, đọc lại xem điểm mình góp ý được xử lý ra sao để biết lần sau nên nói thế nào.
Ý kiến chung của cả tổ dân phố, có chữ ký của nhiều hộ, thường có trọng lượng hơn nhiều ý kiến lẻ nói cùng một điều. Nhưng đừng ép ai ký; ý kiến tập thể chỉ có giá trị khi người ký thật sự đồng ý.
Đại biểu HĐND xã và tiếp xúc cử tri
Mỗi xã, phường có HĐND với các đại biểu được bầu từ các đơn vị bầu cử trên địa bàn. Trước và sau các kỳ họp, đại biểu thường tiếp xúc cử tri theo khu vực. Đây là dịp hợp lệ để bạn nêu ý kiến về dự thảo nghị quyết sắp trình, hoặc về một kế hoạch, thông báo đang gây vướng.
Lịch tiếp xúc cử tri thường được thông báo qua tổ dân phố, thôn và loa truyền thanh. Khi phát biểu, hãy nói về một việc cụ thể, có địa điểm, thời gian và hậu quả rõ ràng. Ý kiến được ghi vào biên bản và tổng hợp gửi kỳ họp; nhiều nơi có báo cáo trả lời kiến nghị cử tri ở kỳ họp sau.
Nếu không dự được buổi tiếp xúc, bạn có thể gửi văn bản tới đại biểu qua tổ dân phố hoặc thường trực HĐND xã. Giữ giọng trung tính, nêu sự việc và đề xuất, tránh quy kết cá nhân. Một kiến nghị viết rõ ràng thường được chuyển đúng tới bộ phận phụ trách và có câu trả lời.
Những lỗi khiến góp ý với xã, phường bị bỏ qua
Góp ý vào việc mà xã không có quyền quyết. Nhiều ý kiến gửi xã lại nhắm vào mức thu do tỉnh quyết định hay quy định của một luật. Cán bộ xã chỉ có thể chuyển lên trên. Muốn ý kiến tới đúng nơi, hãy hỏi trước văn bản đó do cấp nào ban hành.
Nói chung chung, không chỉ ra điều khoản. Câu "quy định này không hợp lý" khó xử lý. Câu "điều 5 yêu cầu mỗi hộ đăng ký trước ba ngày, trong khi hàng tươi chỉ biết lượng vào sáng sớm" thì cán bộ có thể đem ra bàn ngay.
Gửi sau khi đã hết hạn lấy ý kiến. Ở cấp xã, khoảng thời gian từ khi hết hạn tới khi ban hành có thể ngắn. Ghi ngày hết hạn ngay khi nhìn thấy thông báo và gửi sớm vài ngày.
Đưa chuyện cá nhân vào góp ý chung. Mâu thuẫn với hàng xóm hay với một cán bộ cụ thể nên đi kênh riêng như hoà giải, khiếu nại, tố cáo theo quy định. Trộn vào góp ý dự thảo khiến ý kiến chính bị lu mờ.
Chỉ nói trên mạng xã hội. Bài đăng có thể nhiều người đồng tình nhưng không phải kênh tiếp nhận chính thức. Nếu muốn được tổng hợp, ý kiến cần đi qua kênh mà thông báo lấy ý kiến của xã nêu.
Câu hỏi thường gặp
Phường và xã có thẩm quyền ban hành văn bản khác nhau không?
Về nguyên lý, xã, phường và đặc khu đều là đơn vị hành chính cấp xã, ban hành văn bản theo cùng khung thẩm quyền. Một số luật chuyên ngành giao việc riêng cho khu vực đô thị, nên nội dung văn bản của phường có thể khác của xã.
Thông báo của xã có bắt buộc người dân phải làm theo không?
Thông báo thường truyền đạt nội dung đã có trong văn bản khác, như lịch làm việc hay quy định của cấp trên. Nếu thông báo tự đặt ra nghĩa vụ mới mà không dẫn được căn cứ, bạn có quyền hỏi lại căn cứ và phản ánh.
Hương ước của thôn có phải văn bản pháp luật không?
Không. Hương ước, quy ước là thoả thuận của cộng đồng dân cư, được cơ quan có thẩm quyền công nhận nhưng không phải văn bản quy phạm pháp luật. Nội dung của nó không được trái pháp luật và không được đặt ra hình thức xử phạt.
Văn bản của xã cũ trước sắp xếp có còn áp dụng không?
Việc xử lý văn bản của đơn vị cũ đã được quy định trong các văn bản về sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025. Bạn nên hỏi UBND xã mới về văn bản cụ thể, vì nhiều nơi đã ban hành văn bản thay thế để thống nhất trên địa bàn.
Góp ý dự thảo của xã có phải ghi tên thật không?
Nên ghi. Nhiều nơi không tổng hợp ý kiến khuyết danh, và cán bộ cần liên lạc lại để hỏi rõ. Nếu ngại, bạn có thể góp ý qua tổ dân phố hoặc đại biểu HĐND, để họ tổng hợp chung với ý kiến khác.
Ở xã có kênh điện tử để góp ý không?
Tuỳ nơi. Một số xã nhận góp ý qua thư điện tử hoặc chuyên mục trên trang thông tin; nhiều nơi vẫn chủ yếu nhận văn bản giấy hoặc qua họp thôn, tổ. Thông báo lấy ý kiến của xã sẽ ghi kênh được chấp nhận.