Một bản góp ý dự thảo có khả năng được tiếp thu thường gồm năm phần: ai đang góp ý, góp ý vào điều khoản nào, vấn đề thực tế điều khoản đó gây ra, căn cứ cho nhận định, và câu chữ cụ thể đề xuất thay thế. Thiếu phần nào, cơ quan soạn thảo phải tự đoán phần đó, và trong lúc phải xử lý hàng trăm ý kiến, thứ cần đoán thường bị xếp xuống cuối.
Bài này đi qua từng phần theo thứ tự, kèm ví dụ giả định để bạn thấy một đoạn góp ý "đọc được" khác một đoạn chỉ bày tỏ quan điểm ở chỗ nào. Cách làm áp dụng được cho dự thảo luật, nghị định, thông tư lẫn văn bản của tỉnh, xã; điều thay đổi giữa các loại văn bản chủ yếu là nơi gửi và thời hạn, không phải cách viết.
Vì sao bố cục quyết định góp ý có được đọc kỹ hay không
Ở phía cơ quan chủ trì soạn thảo, ý kiến góp ý không được đọc như thư từ. Chúng được gom lại, cắt ra theo từng điều, từng khoản, rồi xếp vào một bảng tổng hợp để tổ biên tập xem xét. Một đoạn góp ý nói về ba điều khác nhau trong cùng một câu sẽ phải bị ai đó tách ra; một đoạn không nói rõ điều nào thì có khi không biết xếp vào dòng nào của bảng. Bố cục rõ ràng giúp ý kiến của bạn đi thẳng vào đúng ô, thay vì nằm ở mục "ý kiến chung".
Bố cục cũng là cách tự kiểm tra. Khi buộc phải viết riêng phần "vấn đề thực tế" và phần "căn cứ", người góp ý dễ nhận ra mình đang có cảm giác khó chịu với quy định nhưng chưa chỉ ra được nó gây hậu quả gì. Lúc đó có hai lựa chọn: đi tìm thêm thông tin, hoặc hạ mức khẳng định xuống thành câu hỏi đề nghị cơ quan soạn thảo làm rõ. Cả hai đều tốt hơn một lời phản đối chung chung.
Cuối cùng, bố cục thể hiện sự tôn trọng người đọc. Tổ biên tập thường làm việc dưới áp lực thời gian, đọc ý kiến của nhiều nhóm có lợi ích khác nhau. Một bản góp ý ngắn, đánh số, đi đúng thứ tự điều khoản của dự thảo là bản dễ được trích dẫn lại trong báo cáo tiếp thu, giải trình — và đó chính là nơi bạn nhìn thấy ý kiến của mình có được xem xét hay không.
Năm phần của một bản góp ý và câu hỏi mỗi phần phải trả lời
Bảng dưới là khung dùng được cho hầu hết dự thảo. Với góp ý dài, mỗi điều khoản lặp lại phần 2 đến phần 5; phần 1 chỉ viết một lần ở đầu.
| Phần | Câu hỏi phải trả lời | Độ dài gợi ý | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|---|
| 1. Người góp ý | Bạn là ai, liên quan thế nào tới quy định này | 2–4 câu | Bỏ trống, khiến ý kiến bị coi là nặc danh hoặc không rõ góc nhìn |
| 2. Điều khoản | Góp ý vào điều, khoản, điểm nào của bản dự thảo nào | Một dòng | Ghi "chương về cấp phép" thay vì số điều cụ thể |
| 3. Vấn đề thực tế | Nếu áp dụng nguyên văn, chuyện gì xảy ra với ai | 1–2 đoạn | Chỉ viết "không hợp lý", "gây khó khăn" |
| 4. Căn cứ | Dựa vào đâu để nói vậy: tình huống, số liệu, quy định khác | 1–2 đoạn | Dẫn số liệu không rõ nguồn hoặc cảm nhận cá nhân |
| 5. Đề xuất | Câu chữ cụ thể muốn sửa, thêm hoặc bỏ | Vài dòng | Chỉ đề nghị "cần nghiên cứu thêm", không có câu thay thế |
Nếu chỉ có thời gian viết ba phần, hãy giữ phần 2, phần 3 và phần 5. Một góp ý chỉ ra đúng chỗ, nói rõ hậu quả và đưa câu chữ thay thế vẫn có giá trị dù phần căn cứ còn mỏng.
Phần một: giới thiệu người góp ý ngắn mà đủ
Phần mở đầu không cần dài nhưng phải trả lời được câu hỏi: vì sao ý kiến này đáng chú ý. Một chủ hộ kinh doanh ăn uống đã mở quán nhiều năm, một kế toán phụ trách hồ sơ thuế của vài chục hộ kinh doanh, một người lao động làm ca đêm ở khu công nghiệp — mỗi người có một vị trí quan sát riêng mà cơ quan soạn thảo không có. Hãy nói rõ vị trí đó bằng hai, ba câu, không cần kể thành tích.
Nếu góp ý nhân danh tổ chức, ghi tên tổ chức, lĩnh vực hoạt động, quy mô ở mức khái quát và người đầu mối có thể liên hệ khi cần làm rõ. Nếu góp ý với tư cách cá nhân, ghi họ tên và nơi cư trú hoặc nơi làm việc ở mức phù hợp; nhiều cổng góp ý trực tuyến có ô riêng cho các thông tin này. Bạn không bắt buộc phải công khai nhiều hơn mức cổng yêu cầu, nhưng góp ý không rõ người gửi thường khó được ghi nhận như một ý kiến độc lập.
Một điều nên tránh là tự giới thiệu bằng những câu mang tính gây sức ép như đại diện cho "toàn bộ ngành" hay "hàng vạn người" khi không có căn cứ. Cơ quan soạn thảo đọc ý kiến của nhiều phía và dễ nhận ra sự phóng đại; một lời giới thiệu khiêm tốn, chính xác giữ được độ tin cậy cho phần còn lại của bản góp ý.
Phần hai và ba: gọi đúng tên điều khoản, rồi mô tả hậu quả
Ghi đúng số hiệu trong dự thảo. Dự thảo thường được sửa qua nhiều bản, số điều có thể dịch chuyển giữa các lần đăng. Ghi kèm tên bản dự thảo hoặc ngày đăng tải, ví dụ "Điều 12 khoản 3 của bản dự thảo đăng ngày…", để người đọc không phải dò. Nếu góp ý vào một cụm từ lặp lại ở nhiều điều, liệt kê đủ các điều có cụm từ đó.
Trích nguyên văn đoạn cần sửa. Chép lại chính xác câu chữ trong dự thảo, đặt trong ngoặc kép. Việc này buộc bạn đọc lại kỹ, tránh góp ý vào thứ dự thảo không hề nói, một lỗi gặp nhiều khi người góp ý chỉ đọc tin tóm tắt trên mạng.
Mô tả hậu quả bằng một tình huống. Thay vì viết "quy định này gây khó khăn cho doanh nghiệp", hãy viết người nào, trong hoàn cảnh nào, phải làm thêm việc gì hoặc không làm được việc gì. Ví dụ giả định: một cơ sở sản xuất nhỏ chỉ có một người lo giấy tờ sẽ phải nộp báo cáo định kỳ theo tháng thay vì theo năm, tức mười hai lần thay vì một lần.
Tách ý kiến về nội dung với ý kiến về kỹ thuật soạn thảo. Một điều khoản có thể đúng về chính sách nhưng viết mơ hồ, hoặc rõ ràng nhưng mâu thuẫn với điều khác. Ghi rõ bạn đang nói về loại vấn đề nào giúp tổ biên tập chuyển ý kiến tới đúng người xử lý.
Phần bốn: căn cứ làm cho góp ý có trọng lượng
Căn cứ là phần phân biệt một góp ý với một lời phàn nàn. Có ba loại căn cứ thường dùng. Loại thứ nhất là kinh nghiệm thực tế có thể kiểm chứng: số lần bạn đã làm một thủ tục, thời gian thực tế mỗi lần, những khâu hay vướng. Loại thứ hai là số liệu: số lượng hồ sơ, chi phí, số người bị ảnh hưởng, kèm cách bạn tính ra con số đó. Loại thứ ba là quy định khác đang có hiệu lực mà dự thảo có thể chồng chéo hoặc mâu thuẫn.
Với số liệu, nguyên tắc là nói rõ nguồn và phạm vi. "Theo sổ sách của cơ sở trong năm gần nhất" hay "khảo sát nhanh mười hai hộ kinh doanh cùng chợ" là những nguồn khiêm tốn nhưng trung thực; cơ quan soạn thảo biết cách cân nhắc chúng. Một con số lớn không rõ từ đâu ra có thể làm giảm uy tín của cả bản góp ý. Phần trình bày số liệu tác động chi tiết hơn được bàn riêng ở chuyên mục đánh giá tác động và chi phí tuân thủ.
Với căn cứ là văn bản khác, hãy trích tên văn bản và điều khoản liên quan, đối chiếu bản đang có hiệu lực trên cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật chính thức. Nếu không chắc văn bản đó còn hiệu lực, nói rõ sự không chắc chắn và đề nghị cơ quan soạn thảo rà soát. Việc thừa nhận giới hạn hiểu biết của mình không làm yếu bản góp ý; trích dẫn sai mới làm yếu.
Phần năm: đề xuất câu chữ cụ thể
Phần dễ bị bỏ qua nhất lại là phần có ích nhất cho người soạn thảo. Khi bạn viết sẵn câu chữ thay thế, tổ biên tập có thể so sánh trực tiếp hai phương án, thay vì phải tự nghĩ ra cách sửa cho một vấn đề họ vừa được nghe. Câu đề xuất không cần hoàn hảo về kỹ thuật lập pháp; nó cần thể hiện rõ ý định của bạn.
Có ba dạng đề xuất cơ bản: sửa câu chữ của điều khoản, bổ sung một khoản mới (thường là ngoại lệ, chuyển tiếp hoặc định nghĩa), và bỏ một điều khoản. Đề nghị bỏ nên đi kèm lý do vì sao mục tiêu của điều khoản đó đã được bảo đảm bằng cách khác, nếu không, người soạn thảo khó chấp nhận để lại khoảng trống. Kỹ thuật viết câu thay thế được bàn kỹ hơn trong bài riêng về đề xuất câu chữ.
Nếu bạn chưa có phương án tốt, có thể đề xuất ở mức nguyên tắc, ví dụ "đề nghị bổ sung thời gian chuyển tiếp cho cơ sở đang hoạt động" thay vì bỏ trống. Một đề xuất nguyên tắc rõ ràng vẫn hơn hẳn câu "đề nghị cơ quan soạn thảo nghiên cứu thêm", vốn không cho người đọc biết bạn muốn kết quả là gì.
Rà soát bản góp ý trước khi gửi
Trước khi bấm gửi hoặc ký văn bản, đọc lại bản góp ý theo thứ tự sau. Việc này mất khoảng mười lăm phút nhưng loại được phần lớn lỗi khiến góp ý bị xếp vào mục ý kiến chung.
- Đối chiếu từng số điều, khoản với bản dự thảo mới nhất đang được lấy ý kiến, không phải bản bạn tải về từ trước.
- Kiểm tra mỗi đoạn chỉ nói về một điều khoản; tách đoạn nếu một đoạn đang gộp nhiều điều.
- Đọc phần vấn đề thực tế và hỏi: người không làm trong ngành của mình có hiểu hậu quả không.
- Đánh dấu mọi con số và kiểm tra lại nguồn; bỏ những con số không giải thích được.
- Xoá các từ mang cảm xúc mạnh, các câu suy đoán về động cơ của cơ quan soạn thảo.
- Bảo đảm mỗi góp ý đều có ít nhất một đề xuất, dù chỉ ở mức nguyên tắc.
- Lưu một bản sao kèm thời điểm gửi để đối chiếu khi đọc báo cáo tiếp thu, giải trình.
Nếu bản góp ý dài hơn hai trang, thêm một đoạn tóm tắt ba đến năm ý chính ở đầu. Người đọc bận rộn có thể chỉ đọc đoạn đó trước rồi mới quyết định đọc phần chi tiết nào.
Ví dụ giả định: cùng một ý, hai cách viết
Cách viết thứ nhất: "Điều về đăng ký hoạt động quá phức tạp, gây khó khăn cho hộ kinh doanh nhỏ, đề nghị bỏ." Đoạn này không chỉ rõ điều nào, không nói phức tạp ở đâu, không có căn cứ, và đề xuất bỏ mà không cho biết mục tiêu quản lý sẽ được bảo đảm thế nào. Rất có thể nó được ghi vào bảng tổng hợp với một dòng "ý kiến đề nghị đơn giản hoá thủ tục" và một câu giải trình chung.
Cách viết thứ hai, cũng là ví dụ giả định: "Người góp ý là chủ một quầy tạp hoá tại chợ dân sinh. Khoản 2 Điều 8 dự thảo yêu cầu nộp kèm bản vẽ mặt bằng cho mọi hộ kinh doanh. Với quầy trong chợ có diện tích vài mét vuông do ban quản lý chợ phân lô, việc thuê người vẽ là chi phí không tương xứng, trong khi vị trí quầy đã được ghi trong hợp đồng thuê. Đề nghị sửa khoản 2 thành: hộ kinh doanh tại chợ, trung tâm thương mại được nộp hợp đồng thuê địa điểm thay cho bản vẽ mặt bằng."
Đoạn thứ hai dài hơn vài dòng nhưng tổ biên tập có thể xử lý ngay: biết điều nào, biết ai bị ảnh hưởng, biết vì sao, và có sẵn câu chữ để cân nhắc. Dù cuối cùng đề xuất không được tiếp thu nguyên văn, khả năng nó dẫn tới một ngoại lệ hoặc một cách diễn đạt mềm hơn là cao hơn nhiều so với đoạn thứ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Góp ý dự thảo có bắt buộc theo mẫu nào không?
Thường không có một mẫu bắt buộc chung cho người dân và doanh nghiệp. Một số cổng trực tuyến có ô nhập theo từng điều, một số cơ quan gửi kèm phiếu lấy ý kiến riêng. Khi không có mẫu, bố cục năm phần trong bài là cách trình bày dễ được xử lý.
Một bản góp ý nên dài bao nhiêu?
Không có độ dài chuẩn. Góp ý vào một hai điều khoản có thể chỉ nửa trang. Góp ý toàn diện vào một dự thảo dài có thể vài trang, nhưng nên có đoạn tóm tắt ở đầu và chia mục theo thứ tự điều khoản để người đọc tra cứu nhanh.
Có nên góp ý vào cả những điều khoản mình đồng tình không?
Có thể, nếu bạn có lý do cụ thể để đề nghị giữ nguyên, nhất là khi biết có ý kiến khác đề nghị bỏ. Ý kiến đồng tình có căn cứ giúp cơ quan soạn thảo cân nhắc cân bằng, thay vì chỉ nghe tiếng nói phản đối.
Viết góp ý có cần dùng ngôn ngữ pháp lý chuyên môn không?
Không cần. Phần mô tả vấn đề nên dùng ngôn ngữ đời thường để người đọc hình dung được tình huống. Chỉ phần đề xuất câu chữ thay thế nên viết theo văn phong của dự thảo, để dễ ghép vào văn bản.
Góp ý gửi muộn hơn thời hạn có được xem xét không?
Tuỳ cơ quan soạn thảo và giai đoạn của dự thảo. Góp ý gửi sau thời hạn có thể vẫn được tham khảo nhưng không có gì bảo đảm. Nếu dự thảo đã chuyển sang giai đoạn thẩm định, thẩm tra, bạn có thể tìm hiểu kênh góp ý của cơ quan đang xử lý ở giai đoạn đó.
Làm sao biết góp ý của mình có được tiếp thu không?
Cách trực tiếp nhất là đọc báo cáo tổng hợp, tiếp thu, giải trình ý kiến góp ý khi cơ quan soạn thảo đăng kèm hồ sơ, rồi so bản dự thảo sau với bản trước. Ý kiến có thể được tiếp thu toàn bộ, một phần, hoặc được giải trình vì sao không tiếp thu.