Khi một quy định mới sắp ra đời, phần tốn thời gian nhất với doanh nghiệp nhỏ thường không phải đọc văn bản mà là sửa những thứ chạy hằng ngày: phần mềm bán hàng, kế toán, biểu mẫu hợp đồng, phiếu thu thập thông tin, cách lưu dữ liệu. Cách làm hợp lý là chia việc theo trạng thái văn bản: lúc còn dự thảo thì rà soát và lập danh sách, lúc đã thông qua thì thiết kế và đặt lịch, lúc có văn bản hướng dẫn chi tiết thì mới chốt cấu hình và biểu mẫu cuối cùng.
Bài này viết cho kế toán, người phụ trách vận hành và chủ doanh nghiệp nhỏ phải tự lo phần chuẩn bị. Các con số thời gian trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách lập lịch, không phải thời hạn do văn bản nào quy định.
Vì sao hệ thống luôn là phần chậm nhất
Đọc một văn bản mất vài giờ, nhưng sửa một phần mềm có thể mất vài tuần, nhất là khi bạn phụ thuộc nhà cung cấp. Họ có hàng trăm khách hàng cùng chờ bản cập nhật, và thường chỉ bắt tay vào làm khi văn bản chính thức ra đời, có khi chờ cả văn bản hướng dẫn. Nếu bạn cũng chờ tới lúc đó mới bắt đầu nghĩ, khoảng thời gian từ khi có bản cập nhật tới ngày áp dụng có thể không đủ để thử nghiệm.
Biểu mẫu và dữ liệu cũng vậy. Một trường thông tin mới trong tờ khai có nghĩa là bạn phải thu thập thông tin đó từ khách hàng, nhân viên hoặc nhà cung cấp. Nếu dữ liệu chưa có sẵn, việc thu thập có thể kéo dài nhiều tháng. Đây là lý do nên bắt đầu rà soát từ khi còn dự thảo, dù chưa thay đổi gì.
Ngược lại, sửa hệ thống quá sớm theo dự thảo cũng gây lãng phí: phần mềm phải sửa lại khi bản chính thức khác, nhân viên phải học lại, biểu mẫu in sẵn phải bỏ. Bài toán là làm đúng việc ở đúng thời điểm.
Việc nên làm theo từng trạng thái văn bản
Bảng dưới gợi ý chia việc. Thời điểm cụ thể tuỳ quy mô và độ phức tạp của bạn; điều quan trọng là thứ tự.
| Trạng thái văn bản | Việc nên làm | Việc nên chờ |
|---|---|---|
| Dự thảo đang lấy ý kiến | Đọc phần ảnh hưởng, lập danh sách hệ thống, biểu mẫu, dữ liệu có thể phải đổi; hỏi nhà cung cấp phần mềm họ đang theo dõi thế nào | Sửa phần mềm, in biểu mẫu mới, đổi quy trình |
| Dự thảo đã trình | Ước lượng khối lượng công việc, dự trù ngân sách, kiểm dữ liệu hiện có còn thiếu gì | Ký hợp đồng nâng cấp lớn |
| Đã thông qua hoặc ký | So bản chính thức với dự thảo, chốt danh sách thay đổi, đặt lịch với nhà cung cấp, bắt đầu thu thập dữ liệu còn thiếu | Chốt biểu mẫu nếu văn bản giao cho văn bản khác hướng dẫn |
| Có văn bản hướng dẫn | Chốt cấu hình, biểu mẫu, thử nghiệm, đào tạo nhân viên | Không còn việc gì nên chờ |
| Đã có hiệu lực | Vận hành, theo dõi lỗi, điều chỉnh theo hỏi đáp của cơ quan quản lý | Không còn việc gì nên chờ |
Nếu văn bản chính thức không cần văn bản hướng dẫn cho phần ảnh hưởng tới bạn, hàng thứ ba và thứ tư gộp lại: chốt ngay sau khi có bản chính thức.
Danh sách rà soát khi còn là dự thảo
Lúc dự thảo còn đang lấy ý kiến, bạn chưa sửa gì, nhưng nên có một danh sách để biết phạm vi ảnh hưởng. Các câu hỏi dưới đây giúp lập danh sách nhanh.
- Quy định nói về thông tin nào: thông tin khách hàng, sản phẩm, giao dịch, nhân viên, lô hàng? Thông tin đó hiện đang được lưu ở đâu, trong phần mềm nào, trên giấy hay trong bảng tính?
- Có biểu mẫu nào của bạn đang chứa thông tin đó không: hợp đồng mẫu, phiếu đăng ký, hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu thập thông tin?
- Có báo cáo định kỳ nào gửi cơ quan nhà nước sẽ đổi nội dung hoặc tần suất không?
- Phần mềm nào đang dùng có thể phải cập nhật? Bạn tự quản hay thuê ngoài? Hợp đồng với nhà cung cấp có bao gồm cập nhật theo quy định mới không?
- Có dữ liệu nào quy định mới yêu cầu mà hiện bạn chưa thu thập? Thu thập nó có cần sự đồng ý của người liên quan không?
- Nhân viên nào trực tiếp làm những việc trên và cần được đào tạo lại?
- Có chi nhánh, điểm bán hay cộng tác viên nào dùng biểu mẫu, phần mềm riêng cần được báo cùng lúc không?
Kết quả là một bảng gồm vài chục dòng, mỗi dòng một thứ có thể phải đổi. Bảng này không tốn tiền, nhưng là nền cho mọi bước sau, và dùng lại được ngay cả khi dự thảo thay đổi.
Làm việc với nhà cung cấp phần mềm
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ dùng phần mềm thuê ngoài cho bán hàng, kế toán, quản lý nhân sự. Khi có quy định sắp đổi, bạn nên hỏi nhà cung cấp ba câu: họ có đang theo dõi văn bản này không, dự kiến khi nào có bản cập nhật, và cập nhật có nằm trong phí dịch vụ hiện tại không. Câu trả lời giúp bạn biết có cần phương án dự phòng không.
Khi văn bản đã thông qua, hãy đề nghị nhà cung cấp cho dùng thử bản cập nhật trước ngày hiệu lực một khoảng đủ để kiểm tra với dữ liệu thật của bạn. Một bản cập nhật đến đúng ngày hiệu lực mà không thử trước là rủi ro lớn, vì lỗi sẽ xuất hiện đúng lúc bạn phải vận hành theo quy định mới.
Nếu nhà cung cấp chậm, phương án dự phòng thường là xử lý tạm bằng bảng tính hoặc biểu mẫu giấy cho phần thay đổi, kèm quy trình nhập lại vào hệ thống khi có bản cập nhật. Phương án này tốn công nhưng giữ cho bạn tuân thủ đúng hạn.
Khi ký hoặc gia hạn hợp đồng phần mềm, nên đọc kỹ điều khoản về cập nhật theo thay đổi pháp luật: ai chịu chi phí, cam kết thời gian cập nhật, quyền của bạn nếu nhà cung cấp không cập nhật kịp. Đây là chỗ mà nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ để ý khi đã có chuyện.
Ví dụ giả định: một cửa hàng chuẩn bị theo trạng thái văn bản
Ví dụ giả định: một cửa hàng điện máy ở Đồng Nai đọc tin về dự thảo yêu cầu lưu thêm thông tin bảo hành và nguồn gốc với một số mặt hàng. Lúc dự thảo đang lấy ý kiến, chị chủ cửa hàng cùng kế toán ngồi một buổi chiều lập bảng: thông tin bảo hành đang lưu trong phần mềm bán hàng, thông tin nguồn gốc nằm rải rác trong hoá đơn nhập. Chị hỏi nhà cung cấp phần mềm và được biết họ đang theo dõi.
Khi văn bản được thông qua, chị so với dự thảo, thấy phạm vi mặt hàng hẹp hơn và có thêm một trường thông tin. Chị đặt lịch với nhà cung cấp, đồng thời giao một nhân viên bắt đầu nhập thông tin nguồn gốc từ hoá đơn cũ cho các mặt hàng thuộc diện. Văn bản giao cho một văn bản khác hướng dẫn mẫu sổ theo dõi, nên chị chưa in mẫu nào.
Khi có văn bản hướng dẫn, nhà cung cấp phát hành bản cập nhật, chị thử trong một tuần, đào tạo nhân viên hai buổi, và vận hành đúng ngày áp dụng. Tổng công sức không nhỏ, nhưng không có việc nào phải làm lại.
Con người và quy trình: phần hay bị quên
Một hệ thống cập nhật đúng hạn vẫn có thể thất bại nếu người dùng không biết đổi cách làm. Nhân viên bán hàng quen bỏ trống một ô thông tin, kế toán quen nhập theo thứ tự cũ, người giao hàng quen ký một mẫu phiếu cũ. Những thói quen này không tự đổi khi phần mềm đổi.
Vì vậy, kế hoạch chuẩn bị nên có phần con người song song với phần hệ thống. Khi văn bản đã thông qua, xác định ai bị ảnh hưởng và họ cần biết gì: người trực tiếp nhập liệu cần biết trường mới và cách lấy thông tin; người quản lý cần biết báo cáo nào đổi; người tiếp khách cần biết giải thích với khách ra sao. Mỗi nhóm chỉ cần một tài liệu ngắn, viết bằng ngôn ngữ công việc hằng ngày chứ không trích nguyên văn điều luật.
Đào tạo nên diễn ra gần ngày áp dụng, khi đã có cấu hình cuối cùng, để nhân viên không phải học hai lần. Sau ngày áp dụng, dành vài tuần kiểm ngẫu nhiên một số hồ sơ để phát hiện chỗ làm sai, sửa ngay khi số lượng còn ít.
Với cửa hàng có nhiều điểm bán hoặc cộng tác viên, hãy chọn một điểm làm thử trước vài ngày. Những lỗi phát hiện ở điểm thử được sửa trước khi áp dụng cho toàn bộ, tránh cảnh mọi nơi cùng lúng túng vào ngày đầu.
Lỗi hay gặp
In sẵn biểu mẫu theo dự thảo. Biểu mẫu thường thay đổi ở bản chính thức hoặc ở văn bản hướng dẫn. In số lượng lớn sớm là lãng phí dễ thấy nhất.
Chờ nhà cung cấp lo hết. Nhà cung cấp lo phần mềm, nhưng dữ liệu, quy trình và con người là việc của bạn. Phần mềm cập nhật đúng hạn mà dữ liệu thiếu thì vẫn không tuân thủ được.
Thu thập dữ liệu mới mà quên quyền của người liên quan. Thu thập thêm thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên phải tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, như thông báo mục đích và xin đồng ý khi cần. Đừng để việc tuân thủ quy định này tạo ra vi phạm quy định khác.
Không thử với dữ liệu thật. Bản cập nhật chạy tốt trên dữ liệu mẫu có thể lỗi với dữ liệu thật của bạn, nhất là dữ liệu cũ nhập không đồng nhất.
Quên kênh phụ. Ngoài phần mềm chính, còn bảng tính riêng của từng bộ phận, mẫu tin nhắn gửi khách, biểu mẫu trên trang của cửa hàng. Những chỗ này hay bị bỏ sót.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu chuẩn bị hệ thống từ khi nào?
Nên bắt đầu rà soát và lập danh sách từ khi còn dự thảo, vì việc này không tốn tiền. Việc sửa phần mềm, in biểu mẫu nên đợi tới khi có văn bản chính thức, và với phần cần hướng dẫn thì đợi văn bản hướng dẫn.
Nhà cung cấp phần mềm không cập nhật kịp thì có được miễn trách nhiệm không?
Thông thường trách nhiệm tuân thủ vẫn thuộc về doanh nghiệp sử dụng phần mềm. Vì vậy bạn nên có phương án tạm bằng bảng tính hoặc giấy và đọc kỹ cam kết cập nhật trong hợp đồng với nhà cung cấp.
Có nên tự viết phần mềm để không phụ thuộc nhà cung cấp?
Với doanh nghiệp nhỏ, tự viết thường tốn kém hơn và cũng phải cập nhật mỗi khi quy định đổi. Lựa chọn hợp lý thường là chọn nhà cung cấp có cam kết cập nhật rõ ràng và giữ quyền xuất dữ liệu ra ngoài.
Dữ liệu cũ có phải bổ sung theo quy định mới không?
Tuỳ quy định chuyển tiếp trong văn bản. Có văn bản chỉ áp dụng cho giao dịch phát sinh sau ngày hiệu lực, có văn bản yêu cầu bổ sung cho hồ sơ đang lưu. Đọc phần chuyển tiếp để biết chính xác.
Doanh nghiệp rất nhỏ có cần làm bảng rà soát không?
Có, nhưng có thể rất ngắn, chỉ vài dòng. Ngay cả hộ kinh doanh một hai người cũng nên biết thay đổi sắp tới chạm vào sổ sách, biểu mẫu nào để không bị bất ngờ.