Để số liệu tác động trong góp ý được cơ quan soạn thảo dùng, mỗi con số cần nói rõ năm điều: áp dụng cho ai, trong phạm vi nào, đo hoặc ước tính bằng cách nào, vào thời điểm nào, và lấy từ nguồn nào. Thiếu một trong năm điều đó, con số rất dễ bị đặt sang một bên, vì người tổng hợp không biết so nó với gì. Đủ năm điều, con số của một cơ sở nhỏ cũng có thể được dẫn lại trong báo cáo tiếp thu, giải trình.
Bài này không bàn chuyện góp ý nên viết bố cục ra sao nói chung; trọng tâm là phần con số: chọn đơn vị, làm tròn, trình bày khoảng, đặt cạnh ước tính của báo cáo đánh giá tác động và giữ trung thực khi số liệu có lợi cho mình. Các ví dụ đều là ví dụ giả định.
Vì sao số liệu làm góp ý nặng ký hơn, và khi nào nó phản tác dụng
Cơ quan soạn thảo nhận rất nhiều ý kiến trong một đợt lấy ý kiến, phần lớn là nhận định: "gây khó khăn cho doanh nghiệp", "tăng chi phí", "không khả thi". Những nhận định này có giá trị như tín hiệu, nhưng khó chuyển thành sửa đổi cụ thể vì không cho biết khó khăn lớn cỡ nào. Một góp ý kèm số liệu cho người soạn thứ họ thường thiếu nhất: dữ liệu thực tế từ chính đối tượng chịu tác động.
Số liệu cũng giúp góp ý của bạn sống sót qua nhiều tầng xử lý. Khi ý kiến được tổng hợp lại, các nhận định giống nhau bị gộp thành một dòng, còn một con số cụ thể có nguồn rõ ràng thường được giữ nguyên để dẫn chứng. Ở bước thẩm định, thẩm tra, con số đó có thể được nhắc lại khi bàn về phương án.
Nhưng số liệu kém lại phản tác dụng. Một con số phóng đại, bị phát hiện chỉ cần một phép nhân đơn giản, làm mất uy tín của cả góp ý và đôi khi của cả nhóm gửi góp ý. Con số không nêu cách tính khiến người đọc nghi ngờ, kể cả khi nó đúng. Vì vậy phần lớn bài này nói về cách làm cho con số kiểm chứng được, hơn là cách làm cho nó ấn tượng.
Năm thành phần của một con số đáng tin
Trước khi đưa một con số vào góp ý, kiểm xem bạn đã nói đủ năm điều sau chưa. Có thể gói cả năm điều trong một câu dài hoặc tách thành chú thích ngắn.
- Đối tượng: con số nói về ai. Một cửa hàng, ba mươi hội viên của hiệp hội, các cơ sở có dưới mười lao động?
- Phạm vi: con số tính cho một lần thực hiện, một tháng, một năm, hay toàn bộ thời gian chuyển đổi? Chi phí một lần hay lặp lại?
- Cách đo: bấm giờ thực tế, lấy từ sổ sách, theo báo giá, hay ước lượng từ kinh nghiệm? Mỗi cách có độ tin cậy khác nhau và người đọc cần biết.
- Thời điểm: số liệu của năm nào, báo giá nhận ngày nào. Chi phí đổi theo thời gian nên mốc thời gian giúp đối chiếu.
- Nguồn: số của riêng cơ sở bạn, của một khảo sát nội bộ hiệp hội, hay trích từ một nguồn công khai. Nếu trích, nêu tên loại nguồn mà không cần đường dẫn.
Ví dụ một câu đủ năm thành phần, ví dụ giả định: "Theo sổ sách năm trước của cửa hàng, mỗi tháng nhập trung bình 42 lô hàng; bấm giờ thử năm lần cho thấy việc ghi sổ theo mẫu tại phụ lục dự thảo mất khoảng 6 phút mỗi lô, tức khoảng 50 giờ mỗi năm". Câu này dài, nhưng người đọc không cần hỏi thêm gì.
Cách viết yếu và cách viết dùng được
Các cặp ví dụ giả định dưới đây cho thấy cùng một ý có thể trình bày theo cách khó dùng hoặc dễ dùng với người tổng hợp ý kiến.
| Cách viết yếu | Vì sao yếu | Cách viết dùng được |
|---|---|---|
| Chi phí tăng rất lớn | Không có con số, không có đối tượng | Với cơ sở dưới mười lao động, chi phí năm đầu ước khoảng 12 đến 15 triệu đồng, chủ yếu là thiết bị |
| Mất cả ngày để làm báo cáo | Không rõ ai làm, bao lâu một lần | Kế toán mất khoảng 4 giờ cho mỗi kỳ báo cáo quý, 16 giờ mỗi năm |
| Hàng nghìn doanh nghiệp sẽ đóng cửa | Không có căn cứ, dễ bị coi là doạ | Trong 30 hội viên trả lời khảo sát, 7 cho biết sẽ cân nhắc thu hẹp nếu không có thời gian chuyển tiếp |
| Báo cáo đánh giá tác động tính sai | Gay gắt, không chỉ chỗ sai | Báo cáo ước 10 phút mỗi ngày; thực tế đo tại 5 cơ sở là 25 đến 40 phút do số nhà cung cấp lớn |
| Chi phí bằng 50% lợi nhuận | Không rõ lợi nhuận của ai, năm nào | Với một hộ có lợi nhuận năm trước khoảng 90 triệu đồng, chi phí năm đầu tương đương khoảng 15% lợi nhuận |
Điểm chung của cột phải là con số đi kèm đối tượng và cách tính, giọng văn mô tả chứ không cáo buộc. Người tổng hợp có thể đặt câu đó ngay cạnh ước tính trong báo cáo mà không cần liên hệ lại với bạn.
Chọn đơn vị, làm tròn và trình bày khoảng
Chọn đơn vị gần với cách báo cáo đang tính. Nếu báo cáo đánh giá tác động tính chi phí cho một doanh nghiệp trong một năm, bạn cũng trình bày theo đơn vị đó để so được. Sau đó mới thêm cách nhìn khác như tỷ lệ trên doanh thu hay chi phí trên mỗi sản phẩm.
Làm tròn hợp lý. Con số chính xác đến hàng đồng tạo cảm giác giả tạo khi nó dựa trên ước lượng. Làm tròn đến hàng trăm nghìn hoặc hàng triệu, tuỳ quy mô, và ghi "khoảng".
Đưa khoảng thay vì một điểm. Khi giả định có biên độ, viết "từ 11 đến 14 triệu đồng" kèm lý do của biên độ. Khoảng trung thực khó bị bác hơn một điểm chính xác.
Tỷ lệ cần mẫu số rõ ràng. Phần trăm trên doanh thu, trên lợi nhuận hay trên chi phí vận hành cho những bức tranh rất khác nhau. Luôn ghi mẫu số và năm của mẫu số.
Đặt cạnh ước tính của báo cáo. Nếu báo cáo đã có con số, trích lại con số đó rồi trình bày con số của bạn, kèm giải thích vì sao khác. Chênh lệch có lý do là thông tin quý, không phải sự đối đầu.
Ví dụ giả định: một đoạn góp ý hoàn chỉnh có số liệu
Ví dụ giả định, góp ý của một cơ sở in ấn nhỏ về một yêu cầu lưu mẫu sản phẩm: "Tại phần đánh giá tác động thủ tục hành chính, báo cáo ước tính việc lưu mẫu mất khoảng 5 phút mỗi đơn hàng. Cơ sở chúng em có 6 lao động, năm trước nhận khoảng 2.400 đơn hàng nhỏ. Bấm giờ thử trong một tuần cho thấy việc lưu mẫu, ghi thông tin và sắp xếp theo yêu cầu tại khoản 3 mất trung bình 9 phút mỗi đơn, tức khoảng 360 giờ công mỗi năm, tương đương gần một phần tư thời gian của một lao động".
"Ngoài thời gian, việc lưu mẫu trong 24 tháng cần thêm diện tích kho mà cơ sở hiện chưa có. Đề nghị cơ quan soạn thảo cân nhắc: chỉ lưu mẫu với đơn hàng trên một số lượng nhất định, hoặc cho phép lưu bằng ảnh chụp kèm thông tin đơn hàng thay cho mẫu vật với đơn hàng nhỏ. Hai phương án này vẫn bảo đảm truy xuất khi cần mà giảm đáng kể thời gian và diện tích lưu trữ".
Đoạn này chưa đến hai trăm chữ nhưng có đủ: phần báo cáo được phản hồi, quy mô cơ sở, cách đo, kết quả, quy đổi dễ hình dung, chi phí phụ và hai đề xuất thay thế. Chú ý rằng ví dụ dùng "chúng em" để giữ giọng lễ phép của một cơ sở nhỏ gửi cơ quan nhà nước; bạn chọn cách xưng hô phù hợp với mình.
Đóng gói góp ý có số liệu
Một góp ý có số liệu nên dễ đọc ở cả hai mức: người đọc vội nắm được ý trong một phút, người đọc kỹ tìm được đủ căn cứ.
- Mở đầu bằng một đoạn tóm tắt ba đến năm câu: bạn là ai, góp ý vào điều khoản nào, tác động chính tính bằng con số nào, đề xuất gì.
- Thân góp ý trình bày từng điểm theo thứ tự ưu tiên, mỗi điểm một đoạn như ví dụ ở trên.
- Đưa bảng tính chi tiết vào phần phụ lục ở cuối, chỉ giữ những cột cần thiết: hoạt động, cách tính, kết quả.
- Rà lại số liệu nhạy cảm: doanh thu, giá nhập, tên khách hàng. Làm tròn hoặc bỏ đi nếu không cần cho lập luận.
- Đọc lại toàn bộ bằng mắt người ngoài ngành, sửa những từ chuyên môn nội bộ mà cán bộ soạn thảo có thể không hiểu.
Nếu góp ý qua hiệp hội, hãy thống nhất trước định dạng với hiệp hội để số liệu của nhiều cơ sở dễ gộp. Một bảng cùng cột, cùng đơn vị từ hai mươi cơ sở có giá trị lớn hơn hai mươi bảng mỗi nơi một kiểu.
Giữ trung thực khi con số có lợi cho mình
Người góp ý có lợi ích trong kết quả, và cơ quan soạn thảo biết điều đó. Chính vì vậy, sự trung thực là thứ làm cho số liệu của bạn có trọng lượng. Nói rõ chỗ nào là đo thực tế, chỗ nào là ước lượng; nếu trường hợp của bạn không điển hình, như quy mô lớn hơn hay nhỏ hơn mức trung bình của ngành, hãy nói ra.
Đừng chọn lọc chỉ những con số có lợi. Nếu quy định mới giúp bạn tiết kiệm ở một khâu nào đó, ghi cả khoản tiết kiệm đó vào. Một góp ý cân bằng, thừa nhận cả lợi ích lẫn chi phí, cho người đọc thấy bạn đang giúp hoàn thiện chính sách chứ không chỉ bảo vệ quyền lợi riêng.
Cuối cùng, giữ lại bảng tính và ghi chép gốc. Nếu cơ quan soạn thảo hoặc hiệp hội liên hệ hỏi thêm, bạn trả lời được ngay. Dữ liệu đó cũng hữu ích sau này, khi văn bản đã áp dụng và có dịp tổng kết hay kiến nghị sửa đổi.
Câu hỏi thường gặp
Số liệu của một cơ sở nhỏ có được coi trọng không?
Có, nếu nó rõ ràng và trung thực. Cơ quan soạn thảo thường thiếu dữ liệu chi tiết từ cơ sở nhỏ, nên một trường hợp được mô tả cụ thể có thể giúp họ kiểm lại giả định. Nhiều cơ sở cùng cung cấp số liệu theo một cách thì giá trị càng lớn.
Không bấm giờ được thì có nên ước lượng không?
Có thể ước lượng, miễn là ghi rõ đó là ước lượng và dựa vào đâu, chẳng hạn thời gian làm một việc tương tự hiện nay. Nếu có thể, làm thử vài lần trước khi hết thời hạn lấy ý kiến để thay ước lượng bằng số đo.
Có nên đưa doanh thu thật vào góp ý không?
Chỉ khi thật cần cho lập luận, chẳng hạn để tính tỷ lệ chi phí trên doanh thu. Bạn có thể làm tròn hoặc trình bày theo khoảng. Nếu lo ngại về bí mật kinh doanh, gửi qua hiệp hội để số liệu được gộp và không gắn với tên cơ sở.
Con số của mình khác hẳn báo cáo đánh giá tác động thì viết thế nào?
Trích con số của báo cáo, trình bày con số của bạn, rồi giải thích nguyên nhân khác biệt như quy mô, cách tổ chức công việc hay số đối tác. Giọng mô tả, không cáo buộc. Chênh lệch có lý do giúp người soạn điều chỉnh giả định.
Góp ý có số liệu có cần dài không?
Không. Phần chính nên ngắn, mỗi điểm một đoạn với con số và đề xuất. Chi tiết tính toán đưa vào phụ lục. Người đọc vội vẫn nắm được ý, người đọc kỹ vẫn có đủ căn cứ.
Sau khi gửi, nếu phát hiện số liệu sai thì làm gì?
Gửi bổ sung đính chính sớm qua cùng kênh, nêu rõ phần nào sai và con số đúng. Đính chính kịp thời giữ uy tín cho bạn và cho nhóm gửi góp ý, tốt hơn nhiều so với để con số sai được dẫn lại.