Trong dự thảo văn bản pháp luật, "phải" và "có trách nhiệm" đặt ra nghĩa vụ, "không được" và "nghiêm cấm" đặt ra điều cấm, còn "được" và "có quyền" trao một quyền mà bạn có thể dùng hoặc không. "Có thể" thường mềm hơn và tuỳ ngữ cảnh. Bên cạnh đó, những cụm như "trừ trường hợp", "đối với", "và", "hoặc", "theo quy định của pháp luật về…" quyết định ai chịu quy định, trong điều kiện nào và chi tiết nằm ở đâu.
Bài này giúp bạn đọc đúng những chữ nhỏ đó trong một dự thảo, để không hiểu nhầm nghĩa vụ của mình và biết chỗ nào câu chữ còn mơ hồ, đáng đề nghị làm rõ khi góp ý. Các ví dụ là ví dụ giả định, viết để minh hoạ cách đọc.
Ba nhóm từ: bắt buộc, cấm, cho phép
Đây là phần cốt lõi. Khi đọc một điều khoản, câu hỏi đầu tiên là nó thuộc nhóm nào:
| Nhóm | Từ thường gặp | Nghĩa với bạn | Ví dụ giả định |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc | phải, có trách nhiệm, có nghĩa vụ, thực hiện | Không làm là vi phạm | Cơ sở phải lưu hồ sơ trong thời hạn… |
| Cấm | không được, nghiêm cấm, cấm | Làm là vi phạm | Không được sử dụng nguyên liệu không rõ nguồn gốc |
| Cho phép | được, có quyền | Bạn chọn làm hoặc không | Cơ sở được nộp hồ sơ trực tuyến |
| Mềm, tuỳ ngữ cảnh | có thể, khuyến khích, ưu tiên | Thường không tạo nghĩa vụ trực tiếp cho bạn | Khuyến khích cơ sở áp dụng… |
| Giao cho cơ quan nhà nước | cơ quan… có trách nhiệm, quy định, hướng dẫn | Quyền yêu cầu của bạn với cơ quan | Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm trả kết quả trong thời hạn… |
Một chữ đổi nhóm giữa hai bản dự thảo là thay đổi lớn. Từ "được" sang "phải" biến một lựa chọn thành nghĩa vụ; từ "phải" sang "được" thì ngược lại. Khi so hai bản, hãy tìm riêng những chữ này. Cũng để ý chủ ngữ của câu: "phải" đặt nghĩa vụ cho ai, cơ sở kinh doanh hay cơ quan nhà nước. Nghĩa vụ của cơ quan nhà nước đối diện với quyền của bạn.
"Có thể", "khuyến khích" và những chữ mềm
"Có thể" là chữ gây tranh cãi nhiều nhất. Trong câu "cơ sở có thể đăng ký trực tuyến", nó gần nghĩa với "được", tức là một lựa chọn. Nhưng trong câu "cơ quan có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ", nó trao cho cơ quan một quyền tuỳ nghi, và với bạn điều đó có nghĩa là có thể bị yêu cầu bổ sung mà không biết trước trong trường hợp nào.
Khi gặp quyền tuỳ nghi của cơ quan nhà nước, câu hỏi hữu ích là: điều kiện để cơ quan dùng quyền đó có được ghi rõ không? Nếu không, đó là chỗ mỗi nơi có thể áp dụng một kiểu. Góp ý đề nghị ghi rõ trường hợp nào được yêu cầu bổ sung, yêu cầu tối đa bao nhiêu lần, là loại góp ý vừa trung lập vừa có ích cho cả hai phía.
"Khuyến khích", "ưu tiên", "tạo điều kiện" thường thể hiện định hướng chính sách. Chúng ít khi tạo nghĩa vụ trực tiếp cho người dân, doanh nghiệp, nhưng đôi khi là cơ sở để văn bản hướng dẫn đặt ra ưu đãi. Nếu bạn thuộc đối tượng được khuyến khích, theo dõi văn bản hướng dẫn để biết ưu đãi cụ thể là gì, thay vì giả định nó đã có ngay khi luật thông qua.
Điều kiện và ngoại lệ: đọc "trừ trường hợp" trước
Một điều khoản thường gồm quy định chung và các điều kiện, ngoại lệ. Câu "cơ sở phải đăng ký trước khi hoạt động, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này" có nghĩa bạn chưa thể kết luận mình phải đăng ký cho tới khi mở khoản 3. Nếu khoản 3 miễn đăng ký cho cơ sở dưới một quy mô nhất định, cả điều khoản có thể không áp dụng cho bạn.
Thói quen tốt là đọc ngoại lệ trước khi bận tâm về quy định chung. Các cụm báo hiệu ngoại lệ, điều kiện gồm: "trừ trường hợp", "trừ khi", "nếu", "trong trường hợp", "đối với", "khi", "chỉ áp dụng". Mỗi cụm thu hẹp hoặc mở rộng phạm vi của câu.
Ngoại lệ cũng là chỗ dự thảo hay thay đổi giữa các bản. Một ngoại lệ được thêm vào có thể giải phóng cả một nhóm đối tượng; một ngoại lệ bị bỏ có thể kéo họ vào. Khi so hai bản, hãy so riêng danh sách ngoại lệ. Và khi góp ý, đề xuất thêm hoặc làm rõ một ngoại lệ, kèm lý do thực tế, thường khả thi hơn đề nghị bỏ cả quy định chung.
"Và", "hoặc" và cách liệt kê
"Và" đòi đủ, "hoặc" chỉ cần một. Câu "cơ sở có diện tích trên mức A và có từ mười lao động trở lên" chỉ áp dụng khi thoả cả hai. Đổi thành "hoặc" thì thoả một điều kiện đã thuộc diện. Một chữ đổi mà phạm vi có thể tăng gấp nhiều lần.
Liệt kê đóng. Câu "hồ sơ gồm: a), b), c)" thường được hiểu là chỉ những giấy tờ đó. Cơ quan tiếp nhận không nên đòi thêm giấy tờ ngoài danh sách. Danh sách đóng có lợi cho người làm thủ tục.
Liệt kê mở. Câu kết thúc bằng "và các giấy tờ khác có liên quan" hay "các trường hợp khác theo quy định" là danh sách mở. Khi gặp, bạn có thể góp ý đề nghị liệt kê cụ thể hoặc chỉ rõ ai được bổ sung, bằng văn bản nào.
"Bao gồm" và "như". "Bao gồm" thường dẫn một danh sách đầy đủ; "như" thường dẫn ví dụ, nghĩa là còn những trường hợp khác. Đọc kỹ để biết danh sách đóng hay mở.
Dấu câu trong liệt kê. Vị trí dấu phẩy có thể quyết định điều kiện áp dụng cho mục cuối hay cho cả danh sách. Khi phân vân, đó là chỗ đáng đề nghị viết lại cho rõ.
Viện dẫn: "theo quy định tại…" và "theo quy định của pháp luật về…"
Câu viện dẫn nối điều khoản bạn đang đọc với một chỗ khác. Viện dẫn trong cùng văn bản, như "theo quy định tại khoản 2 Điều này" hay "tại Điều 15 của Luật này", buộc bạn mở chỗ đó ra; nội dung thật sự của nghĩa vụ có khi nằm ở đó chứ không ở câu bạn đang đọc.
Viện dẫn ra ngoài có hai dạng. Dạng cụ thể nêu tên văn bản khác. Dạng chung như "theo quy định của pháp luật về đất đai", "theo quy định của pháp luật có liên quan" thì không nói văn bản nào; bạn phải tự xác định văn bản đang điều chỉnh lĩnh vực đó. Dạng chung giúp dự thảo không lỗi thời khi văn bản khác thay đổi, nhưng khiến người đọc mất công tra.
Dạng thứ ba là giao quy định: "Chính phủ quy định chi tiết", "Bộ trưởng… hướng dẫn". Câu này nghĩa là chi tiết chưa có trong dự thảo bạn đang cầm. Khi một điều khoản quan trọng với bạn chỉ có một câu giao quy định chi tiết, việc của bạn là theo dõi dự thảo văn bản hướng dẫn, và nếu thấy phạm vi giao quá rộng, có thể góp ý đề nghị đưa những nội dung cốt lõi lên ngay trong văn bản đang dự thảo.
Câu bị động và những chữ định tính
Câu bị động che chủ thể. "Hồ sơ được kiểm tra trong thời hạn năm ngày làm việc" không nói ai kiểm tra; "thông tin phải được công khai" không nói ai công khai, ở đâu. Khi đọc, bạn tự hỏi: chủ thể là ai, và nếu việc không được làm đúng hạn thì ai chịu trách nhiệm. Nếu dự thảo không trả lời được, đó là chỗ nên đề nghị viết lại theo dạng chủ động, nêu rõ cơ quan hoặc người có nghĩa vụ.
Chữ định tính là nhóm thứ hai cần để ý: "kịp thời", "phù hợp", "hợp lý", "đáng kể", "đầy đủ", "nghiêm trọng". Chúng cần thiết ở một số chỗ vì luật không thể lường trước mọi tình huống, nhưng khi gắn với nghĩa vụ hay chế tài thì tạo ra khoảng diễn giải rộng. Câu "cơ sở phải thông báo kịp thời khi có thay đổi" khiến bạn không biết bao lâu là kịp thời.
Với cả hai nhóm, góp ý hữu ích không phải là phản đối mà là đề xuất câu chữ cụ thể hơn: thay "kịp thời" bằng một thời hạn, thay câu bị động bằng câu nêu chủ thể, hoặc đề nghị văn bản hướng dẫn quy định tiêu chí. Ví dụ giả định: đề xuất sửa "thông báo kịp thời" thành "thông báo trong thời hạn mười ngày kể từ ngày thay đổi", kèm lý do là để cơ sở và cơ quan quản lý cùng hiểu một nghĩa.
Thời hạn: "ngày" hay "ngày làm việc", "kể từ" hay "trước"
Thời hạn là nơi chữ nhỏ gây hậu quả lớn. Những cách diễn đạt sau cần đọc kỹ:
| Cách diễn đạt | Cần hỏi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trong thời hạn … ngày | Ngày theo lịch hay ngày làm việc | Ngày theo lịch tính cả cuối tuần, ngày lễ |
| … ngày làm việc | Có trừ ngày nghỉ, ngày lễ không | Thường dùng cho thời hạn cơ quan nhà nước giải quyết |
| Kể từ ngày … | Mốc là ngày nào: nhận hồ sơ, nhận đủ hồ sơ hợp lệ, ký, xảy ra sự việc | "Nhận đủ hồ sơ hợp lệ" có thể muộn hơn ngày nộp nhiều |
| Trước … ngày | Mốc tính là ngày dự kiến hay ngày thực tế | Nghĩa vụ báo trước khó thực hiện khi việc phát sinh đột xuất |
| Chậm nhất là ngày … | Đến hết ngày đó hay trước ngày đó | Đọc cùng quy định chung về cách tính thời hạn |
| Định kỳ hằng tháng, hằng quý | Hạn nộp báo cáo của kỳ là ngày nào | Thường được quy định ở văn bản hướng dẫn |
Theo nguyên tắc chung của pháp luật dân sự về cách tính thời hạn, khi thời hạn tính bằng ngày thì thường bắt đầu từ ngày tiếp theo ngày xảy ra sự kiện; văn bản chuyên ngành có thể quy định riêng cho từng thủ tục. Nếu dự thảo không rõ mốc tính hoặc không rõ ngày theo lịch hay ngày làm việc, đó là góp ý câu chữ rất đáng gửi: người áp dụng và cơ quan quản lý đều được lợi khi câu chữ rõ.
Câu hỏi thường gặp
Chữ "nên" trong dự thảo có bắt buộc không?
Văn bản quy phạm hiếm khi dùng chữ "nên", vì nó không tạo ra nghĩa vụ rõ ràng. Nếu gặp, thường là trong phần khuyến nghị hoặc trong tài liệu kèm theo như hướng dẫn, chứ không phải quy phạm bắt buộc. Bạn có thể góp ý đề nghị chuyển sang "phải" hoặc "được" cho rõ nghĩa.
"Cơ quan có thẩm quyền" là cơ quan nào?
Cụm này không nêu tên cơ quan, nên bạn phải xác định qua các văn bản khác về phân cấp, phân quyền trong lĩnh vực đó. Sau sắp xếp bộ máy năm 2025, thẩm quyền của nhiều việc đã chuyển giữa các cấp. Khi dự thảo dùng cụm này cho một thủ tục quan trọng, đề nghị ghi rõ cơ quan là một góp ý chính đáng.
Nếu câu chữ trong dự thảo có hai cách hiểu thì làm gì?
Ghi lại cả hai cách hiểu, nêu ví dụ giả định cho thấy hai cách dẫn tới kết quả khác nhau, rồi đề xuất câu chữ thay thế chọn một cách hiểu. Góp ý dạng này giúp cơ quan soạn thấy ngay vấn đề và thường được tiếp thu vì không đụng tới chính sách.
Từ ngữ được định nghĩa ở điều giải thích từ ngữ có thắng nghĩa thông thường không?
Trong phạm vi văn bản đó, nghĩa được định nghĩa là nghĩa áp dụng, kể cả khi khác nghĩa thường ngày. Vì vậy khi đọc một từ quen thuộc, bạn kiểm xem nó có được định nghĩa riêng không trước khi hiểu theo thói quen.
Có cần đọc dự thảo bằng tiếng Anh hay bản dịch không?
Không. Văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam được soạn và ban hành bằng tiếng Việt; bản dịch nếu có chỉ để tham khảo. Khi có khác biệt về câu chữ, căn cứ là bản tiếng Việt. Bản dịch có thể giúp đối tác nước ngoài nắm ý chính.
Góp ý về câu chữ có bị coi là vụn vặt không?
Không. Câu chữ không rõ dẫn đến mỗi nơi áp dụng một kiểu, và đó là một trong những vướng mắc hay được nêu trong báo cáo tổng kết thi hành. Góp ý câu chữ có ví dụ cụ thể và đề xuất thay thế là loại góp ý dễ được tiếp thu nhất.